Tras unos años de trabajo un taller acumula decenas de miles de reparaciones: mantenerlas todas en las listas ralentiza la búsqueda y genera confusión. Con el archivo de reparaciones de Fixh IT las fichas antiguas salen de las listas y búsquedas diarias, pero siguen disponibles y se pueden restaurar. Además, cada reparación tiene un registro de cambios que anota quién hizo qué y cuándo.
Por qué es importante para un centro de servicio
Cuando un cliente vuelve meses después diciendo "me dijisteis que estaba en garantía", o cuando un importe cambia sin explicación, hay que saber exactamente qué pasó con la reparación. El registro responde en segundos. El archivo, en cambio, mantiene ligero el trabajo diario sin perder el historial, que sigue siendo útil para garantías, estadísticas y reclamaciones.
En la práctica
Archivo. Se activa en Ajustes de la empresa con "Activar archivo". Puedes archivar una reparación a mano, también varias seleccionadas a la vez; además, cada noche el software archiva solo las reparaciones entregadas abiertas hace más de un año. Las reparaciones archivadas no aparecen en ninguna página ni búsqueda del software, solo en Taller > Archivo, agrupadas por año y buscables por número, cliente, teléfono, avería, IMEI, número de serie o dispositivo. Una reparación restaurada vuelve a verse en todas partes y ya no se archiva automáticamente. Para el cliente no cambia nada: sigue viéndola en su área. Estadísticas e ingresos la siguen contando. Las reparaciones aún en curso en el Hub no se pueden archivar.
Registro de cambios. En la ficha de la reparación, la pestaña Registro muestra en orden cada evento: creación, cambios de estado, intervenciones y repuestos añadidos o modificados, datos del cliente y del dispositivo cambiados (con valor anterior y nuevo), notificaciones enviadas por SMS, email, WhatsApp o Telegram, dispositivos de cortesía, encargos vinculados y traslados entre tiendas. Cada línea indica autor y fecha. El PIN y las contraseñas del dispositivo aparecen ocultos.
Paso a paso
- Activa el archivo en Administración > Empresa > Ajustes de la empresa.
- Para archivar a mano, abre una reparación entregada y elige Archivar, o selecciona varias en la lista.
- Para encontrarla, abre Taller > Archivo, elige el año o usa la búsqueda.
- Para devolverla a las activas, usa Restaurar.
- Para ver el historial de una reparación, abre la ficha y ve a Registro.
Casos de uso reales
Un taller con 40.000 reparaciones activa el archivo: las listas muestran solo el trabajo reciente y la búsqueda es más rápida, mientras las fichas antiguas siguen a un clic.
Un cliente discute el precio final: en el registro el propietario ve que la intervención se añadió después de la aprobación del cliente por WhatsApp, con fecha y autor.
Un dispositivo vuelve en garantía a los 14 meses: la reparación está en el archivo, se encuentra por IMEI y se restaura en un momento.
Consejos y buenas prácticas
Usa cuentas personales para cada técnico, así el registro indica a la persona correcta. Antes de discutir con un cliente revisa siempre el registro. Si trabajas mucho con la garantía de la reparación, busca en el archivo por IMEI o número de serie.
Errores comunes que evitar
No confundas archivar con eliminar: archivar oculta la reparación pero no la borra. No busques una reparación archivada en las listas normales: solo se encuentra en el Archivo.
Preguntas frecuentes
¿El cliente sigue viendo las reparaciones archivadas? Sí, siguen visibles en su área de cliente.
¿Cambian las estadísticas tras archivar? No, las reparaciones archivadas siguen contando en estadísticas e ingresos.
¿Puedo modificar el registro? No, el registro es un historial de solo lectura.
¿Cuándo se archiva automáticamente? Cada noche, para las reparaciones entregadas abiertas hace más de un año.
