Nach einigen Jahren hat eine Werkstatt Zehntausende Reparaturen: Alle in den Listen zu behalten, verlangsamt die Suche und sorgt für Unübersichtlichkeit. Mit dem Reparaturarchiv von Fixh IT verschwinden alte Datensätze aus den täglichen Listen und Suchen, bleiben aber abrufbar und wiederherstellbar. Außerdem hat jede Reparatur ein Änderungsprotokoll, das festhält, wer was wann getan hat.
Warum das für ein Servicezentrum wichtig ist
Kommt ein Kunde nach Monaten zurück und sagt „Sie haben gesagt, das ist Garantie“, oder ändert sich ein Betrag ohne Erklärung, müssen Sie genau wissen, was mit der Reparatur passiert ist. Das Protokoll antwortet in Sekunden. Das Archiv hält die tägliche Arbeit schlank, ohne die Historie zu verlieren, die für Garantien, Statistiken und Reklamationen wichtig bleibt.
In der Praxis
Archiv. Es wird in den Unternehmenseinstellungen mit „Archiv aktivieren“ eingeschaltet. Sie können eine Reparatur manuell archivieren, auch mehrere ausgewählte zusammen; zusätzlich archiviert die Software jeden Abend automatisch übergebene Reparaturen, die vor mehr als einem Jahr eröffnet wurden. Archivierte Reparaturen erscheinen auf keiner Seite und in keiner Suche der Software, nur unter Werkstatt > Archiv, nach Jahr gruppiert und durchsuchbar nach Nummer, Kunde, Telefon, Defekt, IMEI, Seriennummer oder Gerät. Eine wiederhergestellte Reparatur ist wieder überall sichtbar und wird nicht mehr automatisch archiviert. Für den Kunden ändert sich nichts: Er sieht sie weiterhin in seinem Bereich. Statistiken und Einnahmen zählen sie weiterhin. Reparaturen, die noch über den Hub laufen, können nicht archiviert werden.
Änderungsprotokoll. Im Reparaturdatensatz zeigt der Reiter Protokoll jedes Ereignis der Reihe nach: Anlage, Statuswechsel, hinzugefügte oder geänderte Arbeitsschritte und Teile, geänderte Kunden- und Gerätedaten (mit altem und neuem Wert), per SMS, E-Mail, WhatsApp oder Telegram gesendete Benachrichtigungen, Leihgeräte, verknüpfte Bestellungen und Verschiebungen zwischen Filialen. Jede Zeile nennt Autor und Datum. PIN und Passwörter des Geräts werden maskiert.
Kurzanleitung
- Aktivieren Sie das Archiv unter Verwaltung > Unternehmen > Unternehmenseinstellungen.
- Zum manuellen Archivieren öffnen Sie eine übergebene Reparatur und wählen Archivieren oder markieren mehrere in der Liste.
- Zum Wiederfinden öffnen Sie Werkstatt > Archiv, wählen das Jahr oder nutzen die Suche.
- Um sie wieder zu den aktiven zu holen, nutzen Sie Wiederherstellen.
- Für die Historie einer Reparatur öffnen Sie den Datensatz und gehen auf Protokoll.
Reale Anwendungsfälle
Eine Werkstatt mit 40.000 Reparaturen aktiviert das Archiv: Die Listen zeigen nur die aktuelle Arbeit, die Suche ist schneller, und alte Datensätze sind nur einen Klick entfernt.
Ein Kunde bestreitet den Endpreis: Im Protokoll sieht der Inhaber, dass der Arbeitsschritt nach der Zustimmung des Kunden per WhatsApp hinzugefügt wurde, mit Datum und Autor.
Ein Gerät kommt nach 14 Monaten als Garantiefall zurück: Die Reparatur liegt im Archiv, wird per IMEI gefunden und sofort wiederhergestellt.
Tipps und bewährte Praktiken
Nutzen Sie persönliche Konten für jeden Techniker, damit das Protokoll die richtige Person anzeigt. Prüfen Sie immer das Protokoll, bevor Sie einem Kunden widersprechen. Arbeiten Sie viel mit der Reparaturgarantie, suchen Sie im Archiv per IMEI oder Seriennummer.
Häufige Fehler, die vermieden werden sollten
Verwechseln Sie Archivieren nicht mit Löschen: Archivieren blendet die Reparatur aus, löscht sie aber nicht. Suchen Sie eine archivierte Reparatur nicht in den normalen Listen: Sie ist nur im Archiv zu finden.
Häufig gestellte Fragen
Sieht der Kunde archivierte Reparaturen weiterhin? Ja, sie bleiben in seinem Kundenbereich sichtbar.
Ändern sich die Statistiken nach dem Archivieren? Nein, archivierte Reparaturen zählen weiterhin in Statistiken und Einnahmen.
Kann ich das Protokoll bearbeiten? Nein, das Protokoll ist eine schreibgeschützte Historie.
Wann wird automatisch archiviert? Jeden Abend, für übergebene Reparaturen, die vor mehr als einem Jahr eröffnet wurden.
