أرشيف الإصلاحات وسجل التعديلات: تاريخ كامل دون إثقال النظام

بعد بضع سنوات من العمل يصبح لدى المختبر عشرات الآلاف من الإصلاحات: إبقاؤها كلها في القوائم يبطئ البحث ويسبب الارتباك. مع أرشيف الإصلاحات في Fixh IT تخرج البطاقات القديمة من القوائم وعمليات البحث اليومية، لكنها تبقى متاحة ويمكن استعادتها. إضافة إلى ذلك، لكل إصلاح سجل تعديلات يسجّل من فعل ماذا ومتى.

لماذا هذا مهم لمركز الصيانة

عندما يعود عميل بعد أشهر قائلًا "قلتم لي إنه ضمن الضمان"، أو عندما يتغير مبلغ دون تفسير، يجب أن تعرف بالضبط ما حدث للإصلاح. يجيب السجل خلال ثوانٍ. أما الأرشيف فيُبقي العمل اليومي خفيفًا دون فقدان التاريخ، الذي يظل مفيدًا للضمانات والإحصاءات والنزاعات.

من الناحية العملية

الأرشيف. يُفعَّل من إعدادات الشركة عبر "تفعيل الأرشيف". يمكنك أرشفة إصلاح يدويًا، أو عدة إصلاحات محددة معًا؛ إضافة إلى ذلك يؤرشف النظام كل مساء تلقائيًا الإصلاحات المُسلَّمة التي فُتحت قبل أكثر من سنة. لا تظهر الإصلاحات المؤرشفة في أي صفحة أو بحث في النظام، بل في المختبر > الأرشيف فقط، مجمّعة حسب السنة وقابلة للبحث بالرقم أو العميل أو الهاتف أو العطل أو IMEI أو الرقم التسلسلي أو الجهاز. والإصلاح المُستعاد يظهر مجددًا في كل مكان ولا يُؤرشف تلقائيًا بعد ذلك. لا يتغير شيء بالنسبة إلى العميل: يستمر في رؤيته في بوابته. وتستمر الإحصاءات والإيرادات في احتسابه. ولا يمكن أرشفة الإصلاحات التي ما زالت جارية عبر Hub.

سجل التعديلات. في بطاقة الإصلاح يعرض تبويب السجل كل حدث بالترتيب: الإنشاء، وتغييرات الحالة، والأعمال وقطع الغيار المضافة أو المعدلة، وبيانات العميل والجهاز المتغيرة (مع القيمة القديمة والجديدة)، والإشعارات المرسلة عبر الرسائل القصيرة أو البريد الإلكتروني أو واتساب أو تيليغرام، وأجهزة المجاملة، والطلبات المرتبطة، والنقل بين المتاجر. يبيّن كل سطر الكاتب والتاريخ. ويتم إخفاء رمز PIN وكلمات مرور الجهاز.

دليل سريع

1. فعّل الأرشيف من الإدارة > الشركة > إعدادات الشركة.
2. للأرشفة اليدوية افتح إصلاحًا مُسلَّمًا واختر أرشفة، أو حدد عدة إصلاحات من القائمة.
3. للعثور عليه مجددًا افتح المختبر > الأرشيف واختر السنة أو استخدم البحث.
4. لإعادته إلى الإصلاحات النشطة استخدم استعادة.
5. لرؤية تاريخ إصلاح افتح البطاقة وانتقل إلى السجل.

حالات استخدام حقيقية

مختبر لديه 40,000 إصلاح يفعّل الأرشيف: تعرض القوائم العمل الحديث فقط ويصبح البحث أسرع، بينما تبقى البطاقات القديمة على بُعد نقرة.

يعترض عميل على السعر النهائي: من السجل يرى المالك أن العمل أُضيف بعد موافقة العميل عبر واتساب، مع التاريخ والكاتب.

يعود جهاز ضمن الضمان بعد 14 شهرًا: الإصلاح في الأرشيف، يُعثر عليه برقم IMEI ويُستعاد في لحظة.

نصائح وأفضل الممارسات

استخدم حسابات شخصية لكل فني ليُظهر السجل الشخص الصحيح. راجع السجل دائمًا قبل الاعتراض على عميل. وإذا كنت تعمل كثيرًا مع ضمان الإصلاح، فابحث في الأرشيف برقم IMEI أو الرقم التسلسلي.

أخطاء شائعة يجب تجنبها

لا تخلط بين الأرشفة والحذف: الأرشفة تخفي الإصلاح لكنها لا تحذفه. لا تبحث عن إصلاح مؤرشف في القوائم العادية: فهو موجود في الأرشيف فقط.

الأسئلة الشائعة

هل ما زال العميل يرى الإصلاحات المؤرشفة؟ نعم، تبقى ظاهرة في بوابة العملاء الخاصة به.

هل تتغير الإحصاءات بعد الأرشفة؟ لا، تستمر الإصلاحات المؤرشفة في الاحتساب ضمن الإحصاءات والإيرادات.

هل يمكنني تعديل السجل؟ لا، السجل تاريخ للقراءة فقط.

متى تتم الأرشفة التلقائية؟ كل مساء، للإصلاحات المُسلَّمة التي فُتحت قبل أكثر من سنة.