Fiecare reparație predată clientului într-un centru de service poate avea o perioadă de garanție, în luni, înregistrată direct în fișa reparației: din acel moment Fixh IT calculează automat data de expirare a acoperirii pornind de la data predării, fără a fi nevoie de un tabel separat sau de a ține minte când expiră garanția fiecărei intervenții.
De ce este important pentru un centru de service
Într-un laborator de reparații smartphone-uri și PC-uri, garanția asupra lucrării efectuate este unul dintre cele mai delicate subiecte în relația cu clientul: o piesă care se defectează din nou la câteva săptămâni distanță generează ușor o solicitare de intervenție gratuită, iar prima întrebare la care tehnicianul trebuie să poată răspunde este „această reparație mai este acoperită?”. Fără un sistem care să urmărească lunile de garanție reparație cu reparație, răspunsul depinde de memoria operatorului sau de căutarea manuală a unui bon pe hârtie. Faptul că data de expirare este calculată automat pornind de la data predării elimină orice ambiguitate, evită disputele cu clienții și permite centrului de service să aplice condițiile proprii de garanție în mod coerent la toate reparațiile, indiferent cine le-a gestionat la tejghea.
În practică
La predarea reparației, personalul stabilește lunile de garanție de asociat lucrării, alegând dintre duratele configurate pentru companie. Din acel moment sistemul calculează automat data de expirare adăugând lunile stabilite la data reală de predare a dispozitivului, iar această expirare este afișată atât în lista de reparații, cât și în vizualizarea detaliată a fiecărei reparații, astfel încât tehnicianul nu trebuie să facă niciun calcul manual atunci când un client se prezintă cu o reclamație.
Clientul, la rândul său, poate consulta garanția reparațiilor sale accesând contul personal de pe site-ul centrului de service, după înregistrarea cu un email și o parolă: odată autentificat, găsește o listă a reparațiilor sale cu expirarea garanției calculată automat, alături de alte documente asociate profilului său, precum facturi și oferte. Accesul la această zonă personală este așadar individual și protejat prin credențiale, nu un simplu link public pe care oricine îl primește l-ar putea deschide: aceasta protejează atât confidențialitatea clientului, cât și fiabilitatea informațiilor afișate, deoarece doar titularul contului poate vedea istoricul complet al propriilor reparații și garanții.
Ghid rapid
- Finalizează reparația și predă dispozitivul clientului.
- Stabilește lunile de garanție de asociat acelei reparații specifice, dintre opțiunile disponibile în configurare.
- Sistemul calculează automat data de expirare a garanției pornind de la data predării.
- Dacă clientul nu are încă un cont în zona personală, invită-l să se înregistreze pentru a putea consulta garanția online pe cont propriu.
- Clientul se autentifică cu email și parolă și găsește lista reparațiilor sale cu expirarea garanției corespunzătoare.
- La o solicitare ulterioară de intervenție, verifică rapid din detaliile reparației dacă acoperirea este încă activă înainte de a continua.
Cazuri de utilizare reale
Un client revine la centrul de service la trei săptămâni după ridicarea unei înlocuiri de ecran, reclamând un defect: tehnicianul deschide fișa reparației, verifică faptul că garanția este încă activă datorită expirării calculate automat și procedează cu intervenția gratuită fără a trebui să discute despre valabilitatea acoperirii.
Un client care a dat spre reparare mai multe dispozitive de-a lungul timpului vrea să știe care mai sunt în garanție înainte de a decide dacă aduce un alt dispozitiv la service pentru o problemă similară: se autentifică în zona personală și consultă lista completă a reparațiilor cu expirările corespunzătoare, fără a fi nevoie să sune sau să treacă pe la magazin pentru a întreba.
Un centru de service cu mai multe sedii primește o solicitare de garanție pentru o reparație efectuată la un alt punct de vânzare al aceleiași companii: datorită lunilor de garanție înregistrate în fișa reparației, angajatul de la celălalt sediu poate verifica totuși acoperirea rămasă fără a trebui să contacteze sediul original.
Sfaturi și bune practici
Stabilește din timp, la nivel de companie, duratele standard de garanție pentru diferitele tipuri de intervenții, pentru a le aplica în mod coerent în toate sediile și pentru a reduce marja de decizie a fiecărui tehnician în parte. La predare, amintește-i întotdeauna clientului câte luni de acoperire are reparația tocmai ridicată și invită-l să se înregistreze în zona personală dacă nu a făcut-o deja, astfel încât să știe mereu unde să verifice expirarea fără a mai trebui să te sune din nou. Comunică clar ce acoperă garanția (de regulă piesa înlocuită și manopera aferentă acelei intervenții) pentru a evita neînțelegerile atunci când clientul revine cu o problemă diferită de cea inițială.
Greșeli frecvente de evitat
O greșeală frecventă este predarea reparației fără a stabili lunile de garanție, lăsând câmpul gol: în acest caz sistemul nu are o bază pentru a calcula o expirare, iar în caz de contestație centrul de service rămâne fără o referință obiectivă. O altă greșeală este să presupui că clientul știe deja cum să-și consulte garanția online: dacă nimeni nu i-a explicat vreodată cum să acceseze zona personală, cu greu o va folosi, continuând să sune sau să treacă pe la magazin pentru fiecare verificare. În final, evită să comunici verbal o dată de expirare a garanției diferită de cea efectiv înregistrată în sistem: data afișată în zona personală a clientului trebuie să corespundă întotdeauna cu cea pe care se bazează personalul intern.
Află mai multe
- Certificate de garanție digitale
- Arhiva reparațiilor și jurnalul modificărilor: istoric complet fără a încărca programul
- Extinderea garanției
Întrebări frecvente
Clientul trebuie să își creeze un cont pentru a vedea garanția? Da, garanția reparațiilor poate fi consultată de client prin contul său personal, la care se accesează cu email și parolă, nu printr-un link public fără autentificare.
Ce se întâmplă când expiră lunile de garanție? Reparația rămâne vizibilă în istoric, dar data de expirare calculată automat va indica faptul că acoperirea nu mai este activă.
Pot stabili durate de garanție diferite pentru reparații diferite? Da, lunile de garanție se stabilesc pentru fiecare reparație în parte la momentul predării, dintre opțiunile prevăzute în configurarea companiei.
Dacă clientul nu se înregistrează în zona personală, pierde garanția? Nu, garanția rămâne oricum înregistrată și verificabilă de personal în fișa reparației; înregistrarea îi permite clientului doar să o consulte online pe cont propriu.
Se recalculează expirarea garanției dacă modific data predării? Da, expirarea depinde de data reală a predării plus lunile stabilite, așa că orice corectare a datei predării actualizează în consecință expirarea calculată.
Un client cu mai multe reparații la același centru vede toate garanțiile împreună? Da, în zona personală clientul găsește lista tuturor reparațiilor efectuate la companie, fiecare cu expirarea de garanție corespunzătoare.
