Cada reparação entregue a um cliente num centro de assistência pode ter um período de garantia, em meses, registado diretamente na ficha da reparação: a partir desse momento, o Fixh IT calcula automaticamente a data de validade da cobertura a partir da data de entrega, sem necessidade de manter uma folha de cálculo separada nem de decorar quando expira a garantia de cada intervenção.
Porque é importante para um centro de assistência
Num laboratório de reparação de smartphones e PC, a garantia sobre o trabalho realizado é um dos temas mais delicados na relação com o cliente: uma peça que volta a avariar poucas semanas depois gera facilmente um pedido de intervenção gratuita, e a primeira pergunta que o técnico tem de conseguir responder é "esta reparação ainda está coberta?". Sem um sistema que registe os meses de garantia reparação a reparação, a resposta depende da memória do funcionário ou da procura manual de um recibo em papel. Ter a validade calculada automaticamente a partir da data de entrega elimina qualquer ambiguidade, evita disputas com os clientes e permite ao centro de assistência aplicar as suas condições de garantia de forma coerente em todas as reparações, independentemente de quem as geriu ao balcão.
Na prática
Na entrega da reparação, a equipa define os meses de garantia a associar à intervenção, escolhendo entre as durações previstas na configuração da empresa. A partir desse momento, o sistema calcula automaticamente a data de validade somando os meses definidos à data de entrega efetiva do dispositivo, e esta validade é apresentada tanto na lista de reparações como no detalhe de cada reparação individual, para que o técnico não tenha de fazer contas manualmente quando um cliente aparece com uma reclamação.
O cliente, por sua vez, pode consultar a garantia das suas reparações acedendo à sua própria área reservada no site do centro de assistência, depois de registar uma conta com email e palavra-passe: uma vez a sessão iniciada, encontra uma lista das suas reparações com a respetiva validade de garantia calculada automaticamente, ao lado de outros documentos associados ao seu perfil, como faturas e orçamentos. O acesso à área reservada é, portanto, pessoal e protegido por credenciais, e não um simples link público que qualquer pessoa que o receba possa abrir: isto protege tanto a privacidade do cliente como a fiabilidade da informação apresentada, uma vez que apenas o titular da conta pode ver o histórico completo das suas próprias reparações e garantias.
Guia rápido
- Conclui a reparação e procede à entrega do dispositivo ao cliente.
- Define os meses de garantia a associar a essa reparação específica, entre as opções disponíveis na configuração.
- O sistema calcula automaticamente a data de validade da garantia a partir da data de entrega.
- Se o cliente ainda não tiver conta na área reservada, convida-o a registar-se para poder consultar a garantia online de forma autónoma.
- O cliente inicia sessão com email e palavra-passe e encontra a lista das suas reparações com a respetiva validade de garantia.
- Perante um pedido de intervenção posterior, verifica rapidamente a partir do detalhe da reparação se a cobertura ainda está ativa antes de avançar.
Casos de uso reais
Um cliente volta ao centro de assistência três semanas depois de levantar uma substituição de ecrã, queixando-se de um defeito: o técnico abre a ficha da reparação, verifica que a garantia ainda está ativa graças à validade calculada automaticamente e procede à intervenção gratuita sem ter de discutir a validade da cobertura.
Um cliente que fez reparar vários dispositivos ao longo do tempo quer saber quais ainda estão em garantia antes de decidir se leva outro dispositivo à assistência por um problema semelhante: acede à sua área reservada e consulta a lista completa de reparações com as respetivas validades, sem necessidade de telefonar ou passar pela loja para perguntar.
Um centro de assistência com várias sedes recebe um pedido de garantia sobre uma reparação efetuada noutro ponto de venda da mesma empresa: graças aos meses de garantia registados na ficha da reparação, o funcionário da outra sede consegue mesmo assim verificar a cobertura restante sem precisar de contactar a sede original.
Dicas e boas práticas
Define antecipadamente, ao nível da empresa, as durações de garantia padrão para os diferentes tipos de intervenção, de modo a aplicá-las de forma coerente em todas as sedes e reduzir a margem de discricionariedade de cada técnico. No momento da entrega, lembra sempre ao cliente quantos meses de cobertura tem a reparação que acabou de levantar e convida-o a registar-se na área reservada caso ainda não o tenha feito, para que saiba sempre onde verificar a validade sem ter de te voltar a contactar. Comunica com clareza o que a garantia cobre (geralmente a peça substituída e a mão de obra relativa a essa intervenção) para evitar mal-entendidos quando o cliente volta com um problema diferente do original.
Erros comuns a evitar
Um erro comum é entregar a reparação sem definir os meses de garantia, deixando o campo vazio: nesse caso o sistema não tem base para calcular uma validade e, em caso de reclamação, o centro de assistência fica sem uma referência objetiva. Outro erro é presumir que o cliente já sabe como consultar a sua garantia online: se nunca lhe explicaram como aceder à sua área reservada, dificilmente a usará, continuando a telefonar ou a passar pela loja para cada verificação. Por fim, evita comunicar verbalmente uma validade de garantia diferente da efetivamente registada no sistema: a data apresentada na área reservada do cliente deve coincidir sempre com aquela em que a equipa se baseia internamente.
Saiba mais
- Certificados de garantia digitais
- Arquivo de reparações e registo de alterações: histórico completo sem sobrecarregar o software
- Extensão de garantia
Perguntas frequentes
O cliente precisa de criar uma conta para ver a garantia? Sim, a garantia das reparações é consultável pelo cliente através da sua área reservada, à qual se acede com email e palavra-passe, e não através de um link público sem login.
O que acontece quando os meses de garantia expiram? A reparação continua visível no histórico, mas a validade calculada automaticamente indicará que a cobertura já não está ativa.
Posso definir durações de garantia diferentes para reparações diferentes? Sim, os meses de garantia definem-se reparação a reparação no momento da entrega, entre as opções previstas na configuração da empresa.
Se o cliente não se registar na área reservada, perde a garantia? Não, a garantia continua registada e verificável pela equipa na ficha da reparação de qualquer forma; o registo apenas permite ao cliente consultá-la online de forma autónoma.
A validade da garantia é recalculada se eu alterar a data de entrega? Sim, a validade depende da data de entrega efetiva mais os meses definidos, pelo que qualquer correção à data de entrega atualiza em conformidade a validade calculada.
Um cliente com várias reparações no mesmo centro vê todas as garantias juntas? Sim, na sua área reservada o cliente encontra a lista de todas as reparações efetuadas na empresa, cada uma com a respetiva validade de garantia.
