Każda naprawa wydana klientowi w centrum serwisowym może mieć okres gwarancji w miesiącach zarejestrowany bezpośrednio w karcie naprawy: od tego momentu Fixh IT automatycznie oblicza datę wygaśnięcia ochrony na podstawie daty wydania, bez konieczności prowadzenia osobnego arkusza kalkulacyjnego czy zapamiętywania, kiedy wygasa gwarancja każdej naprawy.
Dlaczego jest to ważne dla centrum serwisowego
W laboratorium naprawy smartfonów i komputerów PC gwarancja na wykonaną pracę to jeden z najbardziej delikatnych tematów w relacji z klientem: część, która ponownie ulega awarii kilka tygodni później, łatwo prowadzi do prośby o bezpłatną naprawę, a pierwsze pytanie, na które technik musi umieć odpowiedzieć, brzmi „czy ta naprawa jest jeszcze objęta gwarancją?”. Bez systemu śledzącego miesiące gwarancji dla każdej naprawy odpowiedź zależy od pamięci pracownika lub ręcznego wyszukiwania papierowego paragonu. Automatycznie obliczany termin wygaśnięcia na podstawie daty wydania eliminuje wszelkie niejasności, zapobiega sporom z klientami i pozwala centrum serwisowemu konsekwentnie stosować własne warunki gwarancji do wszystkich napraw, niezależnie od tego, kto obsługiwał je przy ladzie.
W praktyce
Przy wydawaniu naprawy personel ustawia miesiące gwarancji powiązane z danym zleceniem, wybierając spośród okresów skonfigurowanych dla firmy. Od tego momentu system automatycznie oblicza datę wygaśnięcia, dodając ustawione miesiące do faktycznej daty wydania urządzenia, a ten termin jest wyświetlany zarówno na liście napraw, jak i w widoku szczegółów pojedynczej naprawy, dzięki czemu technik nie musi liczyć ręcznie, gdy klient zgłasza reklamację.
Klient z kolei może sprawdzić gwarancję swoich napraw, logując się na swoje osobiste konto na stronie centrum serwisowego, po wcześniejszej rejestracji za pomocą adresu e-mail i hasła: po zalogowaniu znajduje listę swoich napraw wraz z automatycznie obliczonym terminem wygaśnięcia gwarancji, obok innych dokumentów powiązanych z jego profilem, takich jak faktury i wyceny. Dostęp do tego osobistego obszaru jest więc indywidualny i chroniony danymi logowania, a nie prostym publicznym linkiem, który mógłby otworzyć każdy, kto go otrzyma: chroni to zarówno prywatność klienta, jak i wiarygodność wyświetlanych informacji, ponieważ tylko właściciel konta może zobaczyć pełną historię własnych napraw i gwarancji.
Szybki przewodnik
- Zakończ naprawę i przejdź do wydania urządzenia klientowi.
- Ustaw miesiące gwarancji powiązane z tą konkretną naprawą, spośród opcji dostępnych w konfiguracji.
- System automatycznie oblicza datę wygaśnięcia gwarancji na podstawie daty wydania.
- Jeśli klient nie ma jeszcze konta w osobistym obszarze, zaproś go do rejestracji, aby mógł samodzielnie sprawdzać gwarancję online.
- Klient loguje się za pomocą adresu e-mail i hasła i znajduje listę swoich napraw wraz z odpowiadającym terminem wygaśnięcia gwarancji.
- W przypadku kolejnego zgłoszenia serwisowego szybko sprawdź w szczegółach naprawy, czy ochrona jest nadal aktywna, zanim przystąpisz do działania.
Rzeczywiste przypadki użycia
Klient wraca do centrum serwisowego trzy tygodnie po odbiorze wymiany ekranu, zgłaszając usterkę: technik otwiera kartę naprawy, sprawdza, że gwarancja jest nadal aktywna dzięki automatycznie obliczonemu terminowi wygaśnięcia, i przystępuje do bezpłatnej naprawy bez konieczności dyskusji na temat ważności ochrony.
Klient, który przez pewien czas naprawiał kilka urządzeń, chce wiedzieć, które z nich są nadal objęte gwarancją, zanim zdecyduje, czy przynieść kolejne urządzenie z podobnym problemem: loguje się do swojego osobistego obszaru i sprawdza pełną listę napraw wraz z odpowiednimi terminami wygaśnięcia, bez konieczności dzwonienia czy odwiedzania sklepu, by o to zapytać.
Centrum serwisowe z wieloma lokalizacjami otrzymuje zgłoszenie gwarancyjne dotyczące naprawy wykonanej w innym punkcie sprzedaży tej samej firmy: dzięki miesiącom gwarancji zarejestrowanym w karcie naprawy, pracownik innej lokalizacji może mimo to zweryfikować pozostałą ochronę, bez konieczności kontaktowania się z pierwotną lokalizacją.
Wskazówki i dobre praktyki
Ustal z wyprzedzeniem, na poziomie firmy, standardowe okresy gwarancji dla różnych typów napraw, aby stosować je spójnie we wszystkich lokalizacjach i ograniczyć swobodę decyzyjną poszczególnych techników. Przy wydaniu zawsze przypominaj klientowi, ile miesięcy ochrony ma właśnie odebrana naprawa, i zaproś go do rejestracji w osobistym obszarze, jeśli jeszcze tego nie zrobił, aby zawsze wiedział, gdzie sprawdzić termin wygaśnięcia bez konieczności ponownego dzwonienia do Ciebie. Jasno komunikuj, co obejmuje gwarancja (zazwyczaj wymienioną część oraz robociznę związaną z daną naprawą), aby uniknąć nieporozumień, gdy klient wraca z innym problemem niż pierwotny.
Częste błędy, których należy unikać
Częstym błędem jest wydanie naprawy bez ustawienia miesięcy gwarancji, pozostawiając pole puste: w takim przypadku system nie ma podstawy do obliczenia terminu wygaśnięcia, a w razie sporu centrum serwisowe pozostaje bez obiektywnego punktu odniesienia. Innym błędem jest zakładanie, że klient już wie, jak sprawdzić swoją gwarancję online: jeśli nigdy nie wyjaśniono mu, jak uzyskać dostęp do osobistego obszaru, rzadko z niego skorzysta i będzie nadal dzwonił lub odwiedzał sklep przy każdej weryfikacji. Wreszcie unikaj ustnego podawania innego terminu wygaśnięcia gwarancji niż ten faktycznie zarejestrowany w systemie: data wyświetlana w osobistym obszarze klienta musi zawsze pokrywać się z tą, na której opiera się personel wewnętrznie.
Dowiedz się więcej
- Cyfrowe certyfikaty gwarancyjne
- Archiwum napraw i dziennik zmian: pełna historia bez obciążania programu
- Przedłużenie gwarancji
Najczęściej zadawane pytania
Czy klient musi założyć konto, aby zobaczyć gwarancję? Tak, gwarancja napraw jest dostępna dla klienta za pośrednictwem jego osobistego konta, do którego dostęp uzyskuje się za pomocą adresu e-mail i hasła, a nie przez publiczny link bez logowania.
Co się dzieje po wygaśnięciu miesięcy gwarancji? Naprawa pozostaje widoczna w historii, ale automatycznie obliczony termin wygaśnięcia wskaże, że ochrona nie jest już aktywna.
Czy mogę ustawić różne okresy gwarancji dla różnych napraw? Tak, miesiące gwarancji ustawia się dla każdej naprawy osobno w momencie wydania, spośród opcji przewidzianych w konfiguracji firmy.
Czy jeśli klient nie zarejestruje się w osobistym obszarze, traci gwarancję? Nie, gwarancja pozostaje zarejestrowana i możliwa do zweryfikowania przez personel w karcie naprawy niezależnie od tego; rejestracja pozwala jedynie klientowi samodzielnie sprawdzać ją online.
Czy termin wygaśnięcia gwarancji jest przeliczany, jeśli zmienię datę wydania? Tak, termin wygaśnięcia zależy od faktycznej daty wydania powiększonej o ustawione miesiące, więc każda korekta daty wydania odpowiednio aktualizuje obliczony termin.
Czy klient z kilkoma naprawami w tym samym centrum widzi wszystkie gwarancje razem? Tak, w swoim osobistym obszarze klient znajduje listę wszystkich napraw wykonanych w firmie, każdą z odpowiadającym jej terminem wygaśnięcia gwarancji.
