Cu Fixh IT clientul semnează documentele magazinului de mână pe tabletă, smartphone sau ecran tactil, cu degetul sau cu un stylus capacitiv, la fel ca pe hârtie. Este ceea ce mulți numesc semnătură biometrică sau semnătură pe tabletă: trasarea semnăturii este preluată, salvată împreună cu numele semnatarului, data și ora, și inserată automat în PDF-ul fișei de reparație, al ofertei sau al notei de confidențialitate. Fără printări, fără formulare de scanat, fără arhive de hârtie.
De ce este important pentru un centru de service
Orice reparație începe cu un document de semnat: fișa de primire cu defectul declarat, accesoriile și condițiile, apoi oferta de aprobat și consimțământul la prelucrarea datelor. Pe hârtie aceste foi se pierd, se deteriorează și trebuie căutate manual când un client contestă ceva. Cu semnătura pe tabletă integrată în programul de reparații, fiecare semnătură rămâne legată de reparația sau de clientul ei și se găsește în câteva secunde de la orice post.
În practică
Fixh IT colectează semnătura în trei momente. Fișa de reparație: la ghișeu clientul semnează pe dispozitivul magazinului la primire sau primește pe email linkul către chitanță și o semnează online de pe telefonul lui. Oferta: din pagina Oferte trimiți linkul de semnare prin cod QR, email (cu PDF-ul atașat) sau WhatsApp; clientul citește pozițiile și sumele și semnează. Oferta trece la „acceptată”, iar magazinul primește o notificare pe ecran. Confidențialitate și marketing: din profilul clientului generezi linkul către notă, clientul bifează consimțămintele și semnează.
Pentru fiecare semnătură sistemul salvează imaginea trasării, numele semnatarului și momentul exact. Pentru ofertele semnate online înregistrează și adresa IP și browserul folosit, iar PDF-ul afișează mențiunea „Semnat online”. Un document deja semnat nu mai poate fi semnat a doua oară, iar o ofertă expirată nu mai poate fi semnată. Astfel dovada colectată rămâne intactă.
Valoare juridică. Semnătura colectată de Fixh IT este o semnătură electronică cu trasare de mână, însoțită de nume, dată, oră și, pentru oferte, IP și browser. Nu este o semnătură electronică avansată cu date biometrice certificate. Pentru fișe de primire, oferte și consimțăminte ale unui service este de obicei suficientă. Pentru contractele care prin lege cer semnătură avansată sau calificată, folosește un serviciu certificat.
Ghid rapid
- Pregătește o tabletă sau un smartphone la ghișeu: nu trebuie instalat nimic, ajunge browserul.
- La primire completează reparația și cere clientului să semneze în caseta de semnătură.
- Dacă clientul nu este prezent, trimite chitanța pe email: conține linkul pentru semnare online.
- Pentru o ofertă deschide Documente > Oferte și folosește trimiterea spre semnare: cod QR, link, email sau WhatsApp.
- Pentru confidențialitate deschide profilul clientului, generează linkul de consimțământ și lasă clientul să-l deschidă pe tabletă sau pe telefonul lui.
- Verifică documentul semnat în PDF sau în fișă: semnătura, numele și data sunt deja incluse.
Cazuri de utilizare reale
Un client lasă un laptop pentru înlocuirea plăcii de bază: tehnicianul completează fișa de reparație, întoarce tableta și clientul semnează cu degetul. Copia semnată este imediat în PDF, iar clientul o primește pe email.
O ofertă de 180 € pentru o microlipire are nevoie de timp de gândire: magazinul trimite linkul pe WhatsApp, clientul semnează seara de pe canapea, iar a doua zi dimineață tehnicianul găsește notificarea „ofertă semnată” și începe lucrul.
Un client nou la ghișeu trebuie să-și dea consimțământul pentru confidențialitate și marketing: îl citește pe tabletă, alege ce consimțăminte dă și semnează. Alegerile rămân înregistrate în profilul de consimțăminte.
Sfaturi și bune practici
Folosește o tabletă de cel puțin 8 inci cu stylus capacitiv: semnătura iese mai naturală și mai lizibilă. Înainte de semnare, revezi cu clientul defectul, accesoriile și suma, pentru că documentul semnat nu se mai modifică. Personalizează condițiile de reparație în șabloanele de documente, ca clientul să semneze mereu textul actualizat. Pentru ofertele mai mari preferă semnarea la distanță: clientul decide liniștit, iar tu ai IP-ul și ora semnăturii.
Greșeli frecvente de evitat
Nu cere semnarea unei oferte înainte de a introduce toate pozițiile: modificarea sumelor după semnare creează confuzie despre ce a aprobat clientul, mai bine o ofertă nouă. Nu trimite linkul la un număr sau email neverificat. Nu prezenta semnătura pe tabletă ca semnătură digitală calificată: este o semnătură electronică olografă, potrivită pentru documentele magazinului.
Întrebări frecvente
Ce este semnătura biometrică pe tabletă? Este semnătura făcută de mână pe un ecran, cu degetul sau cu un stylus, în locul hârtiei. Fixh IT preia trasarea și o inserează în PDF împreună cu numele, data și ora.
Am nevoie de o tabletă sau un pad de semnătură special? Nu, merge orice tabletă, smartphone sau PC cu ecran tactil și browser actualizat; cu mouse-ul se poate semna și de pe calculator.
Poate clientul să semneze de acasă? Da, chitanța și oferta se semnează dintr-un link (și prin cod QR) fără aplicații sau înregistrare.
Are valoare juridică? Este o semnătură electronică: împreună cu numele, data, ora și, pentru ofertele online, IP-ul și browserul, documentează acceptarea clientului. Nu este o semnătură avansată biometrică certificată; contractele care o cer au nevoie de un serviciu de semnătură certificat.
Unde găsesc documentele semnate? În reparație, în pagina Oferte și în profilul clientului, mereu cu PDF descărcabil.
