Com a Fixh IT o cliente assina os documentos da loja à mão livre num tablet, smartphone ou ecrã tátil, com o dedo ou uma caneta capacitiva, tal como faria em papel. É aquilo a que muitos chamam assinatura biométrica ou assinatura em tablet: o traço da assinatura é captado, guardado com o nome de quem assina, a data e a hora, e inserido automaticamente no PDF da ficha de reparação, do orçamento ou da informação de privacidade. Sem impressões, sem formulários para digitalizar, sem arquivos em papel.
Porque é importante para um centro de assistência
Cada reparação começa com um documento para assinar: a ficha de receção com a avaria declarada, acessórios e condições, depois o orçamento a aprovar e o consentimento para o tratamento de dados. Em papel estas folhas perdem-se, estragam-se e têm de ser procuradas à mão quando um cliente contesta algo. Com a assinatura em tablet integrada no software de reparações, cada assinatura fica ligada à sua reparação ou ao seu cliente e encontra-se em segundos a partir de qualquer posto.
Na prática
A Fixh IT recolhe a assinatura em três momentos. Ficha de reparação: ao balcão o cliente assina no dispositivo da loja durante a receção, ou recebe por email o link para o talão e assina-o online no seu telemóvel. Orçamento: na página Orçamentos envia o link de assinatura por código QR, email (com o PDF em anexo) ou WhatsApp; o cliente lê linhas e valores e assina. O orçamento passa a "aceite" e a loja recebe um aviso no ecrã. Privacidade e marketing: no perfil do cliente gera o link para a informação, o cliente assinala os consentimentos e assina.
Para cada assinatura o sistema guarda a imagem do traço, o nome de quem assina e o momento exato. Nos orçamentos assinados online regista também o endereço IP e o navegador usado, e o PDF mostra a nota "Assinado online". Um documento já assinado não pode ser assinado de novo e um orçamento expirado já não pode ser assinado. Assim a prova recolhida mantém-se íntegra.
Valor legal. A assinatura recolhida pela Fixh IT é uma assinatura eletrónica com traço manuscrito, acompanhada de nome, data, hora e, nos orçamentos, IP e navegador. Não é uma assinatura eletrónica avançada com dados biométricos certificados. Para fichas de receção, orçamentos e consentimentos de uma loja de reparações costuma ser suficiente. Para contratos que por lei exigem assinatura avançada ou qualificada, use um serviço certificado.
Guia rápido
- Prepare um tablet ou smartphone ao balcão: não é preciso instalar nada, basta o navegador.
- Na receção preencha a reparação e peça ao cliente que assine no quadro da assinatura.
- Se o cliente não estiver presente, envie o talão por email: contém o link para o assinar online.
- Para um orçamento abra Documentos > Orçamentos e use o envio para assinatura: código QR, link, email ou WhatsApp.
- Para a privacidade abra o perfil do cliente, gere o link de consentimento e deixe o cliente abri-lo no tablet ou no seu telemóvel.
- Verifique o documento assinado no PDF ou na ficha: assinatura, nome e data já estão incluídos.
Casos de uso reais
Um cliente deixa um portátil para trocar a motherboard: o técnico preenche a ficha de reparação, vira o tablet e o cliente assina com o dedo. A cópia assinada fica logo no PDF e o cliente recebe-a por email.
Um orçamento de 180 € para uma microssoldadura precisa de tempo para decidir: a loja envia o link por WhatsApp, o cliente assina à noite no sofá e na manhã seguinte o técnico encontra o aviso "orçamento assinado" e começa o trabalho.
Um cliente novo ao balcão tem de dar o consentimento de privacidade e marketing: lê-o no tablet, escolhe que consentimentos dá e assina. As escolhas ficam registadas no seu perfil de consentimentos.
Conselhos e boas práticas
Use um tablet de pelo menos 8 polegadas com caneta capacitiva: a assinatura fica mais natural e legível. Antes de pedir a assinatura, reveja com o cliente avaria, acessórios e valor, porque o documento assinado já não se altera. Personalize as condições de reparação nos modelos de documentos, para que o cliente assine sempre o texto atualizado. Para orçamentos maiores prefira a assinatura à distância: o cliente decide com calma e fica com o IP e a hora da assinatura.
Erros comuns a evitar
Não peça a assinatura de um orçamento antes de introduzir todas as linhas: alterar valores depois da assinatura cria confusão sobre o que o cliente aprovou, é melhor um orçamento novo. Não envie o link para um número ou email não verificado. Não apresente a assinatura em tablet como assinatura digital qualificada: é uma assinatura eletrónica manuscrita, adequada a documentos de loja.
Perguntas frequentes
O que é a assinatura biométrica em tablet? É a assinatura feita à mão num ecrã, com o dedo ou uma caneta, em vez de em papel. A Fixh IT capta o traço e insere-o no PDF com nome, data e hora.
Preciso de um tablet ou mesa digitalizadora especial? Não, serve qualquer tablet, smartphone ou PC com ecrã tátil e navegador atualizado; com o rato também se assina no computador.
O cliente pode assinar em casa? Sim, o talão e o orçamento assinam-se a partir de um link (também por código QR) sem apps nem registo.
Tem validade legal? É uma assinatura eletrónica: com nome, data, hora e, nos orçamentos online, IP e navegador, documenta a aceitação do cliente. Não é uma assinatura avançada biométrica certificada; os contratos que a exigem precisam de um serviço de assinatura certificado.
Onde encontro os documentos assinados? Na reparação, na página Orçamentos e no perfil do cliente, sempre com o PDF para descarregar.
