Z Fixh IT klient podpisuje dokumenty sklepu odręcznie na tablecie, smartfonie lub ekranie dotykowym, palcem albo rysikiem pojemnościowym, tak jak na papierze. Wielu nazywa to podpisem biometrycznym lub podpisem na tablecie: ślad podpisu jest rejestrowany, zapisywany razem z imieniem i nazwiskiem podpisującego, datą i godziną, a następnie automatycznie wstawiany do PDF karty naprawy, wyceny lub klauzuli prywatności. Bez drukowania, bez skanowania formularzy, bez papierowych archiwów.
Dlaczego to ważne dla centrum serwisowego
Każda naprawa zaczyna się od dokumentu do podpisu: karty przyjęcia z opisem usterki, akcesoriami i warunkami, potem wyceny do zatwierdzenia i zgody na przetwarzanie danych. Na papierze te kartki giną, niszczą się i trzeba ich szukać ręcznie, gdy klient coś kwestionuje. Dzięki podpisowi na tablecie wbudowanemu w program do napraw każdy podpis pozostaje powiązany z naprawą lub klientem i można go znaleźć w kilka sekund z dowolnego stanowiska.
W praktyce
Fixh IT zbiera podpis w trzech momentach. Karta naprawy: przy ladzie klient podpisuje na urządzeniu sklepu podczas przyjęcia albo dostaje e-mailem link do potwierdzenia i podpisuje je online na swoim telefonie. Wycena: ze strony Wyceny wysyłasz link do podpisu kodem QR, e-mailem (z załączonym PDF) lub przez WhatsApp; klient czyta pozycje i kwoty i podpisuje. Wycena zmienia status na „zaakceptowana”, a sklep dostaje powiadomienie na ekranie. Prywatność i marketing: z profilu klienta generujesz link do klauzuli, klient zaznacza zgody i podpisuje.
Dla każdego podpisu system zapisuje obraz śladu, imię i nazwisko podpisującego oraz dokładny moment. Przy wycenach podpisanych online zapisuje też adres IP i użytą przeglądarkę, a PDF zawiera adnotację „Podpisano online”. Dokumentu już podpisanego nie można podpisać ponownie, a wygasłej wyceny nie można już podpisać. Dzięki temu zebrany dowód pozostaje nienaruszony.
Wartość prawna. Podpis zbierany przez Fixh IT to podpis elektroniczny z odręcznym śladem, uzupełniony o imię i nazwisko, datę, godzinę oraz przy wycenach IP i przeglądarkę. Nie jest to zaawansowany podpis elektroniczny z certyfikowanymi danymi biometrycznymi. Dla kart przyjęcia, wycen i zgód w serwisie zwykle wystarcza. Do umów, które z mocy prawa wymagają podpisu zaawansowanego lub kwalifikowanego, użyj certyfikowanej usługi.
Szybki przewodnik
- Przygotuj tablet lub smartfon przy ladzie: nic nie trzeba instalować, wystarczy przeglądarka.
- Przy przyjęciu uzupełnij naprawę i poproś klienta o podpis w polu podpisu.
- Jeśli klienta nie ma, wyślij potwierdzenie e-mailem: zawiera link do podpisu online.
- Dla wyceny otwórz Dokumenty > Wyceny i użyj wysyłki do podpisu: kod QR, link, e-mail lub WhatsApp.
- Dla prywatności otwórz profil klienta, wygeneruj link do zgody i pozwól klientowi otworzyć go na tablecie lub swoim telefonie.
- Sprawdź podpisany dokument w PDF lub w karcie: podpis, imię i data są już wstawione.
Rzeczywiste przypadki użycia
Klient zostawia laptopa do wymiany płyty głównej: technik wypełnia kartę naprawy, obraca tablet, a klient podpisuje palcem. Podpisana kopia od razu jest w PDF, a klient dostaje ją e-mailem.
Wycena 180 € za mikrolutowanie wymaga namysłu: sklep wysyła link przez WhatsApp, klient podpisuje wieczorem na kanapie, a rano technik widzi powiadomienie „wycena podpisana” i zaczyna pracę.
Nowy klient przy ladzie musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych i marketing: czyta ją na tablecie, wybiera zgody i podpisuje. Wybory zostają zapisane w jego profilu zgód.
Wskazówki i dobre praktyki
Używaj tabletu co najmniej 8-calowego z rysikiem pojemnościowym: podpis jest bardziej naturalny i czytelny. Przed podpisem omów z klientem usterkę, akcesoria i kwotę, bo podpisanego dokumentu nie można zmienić. Dostosuj warunki naprawy w szablonach dokumentów, aby klient zawsze podpisywał aktualny tekst. Przy dłuższych wycenach wybierz podpis zdalny: klient decyduje spokojnie, a Ty masz IP i godzinę podpisu.
Częste błędy, których należy unikać
Nie proś o podpis wyceny, zanim wpiszesz wszystkie pozycje: zmiana kwot po podpisie rodzi wątpliwości, co klient zatwierdził, lepiej utworzyć nową wycenę. Nie wysyłaj linku na niezweryfikowany numer lub e-mail. Nie przedstawiaj podpisu na tablecie jako kwalifikowanego podpisu cyfrowego: to odręczny podpis elektroniczny, odpowiedni dla dokumentów sklepu.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest podpis biometryczny na tablecie? To odręczny podpis złożony na ekranie palcem lub rysikiem zamiast na papierze. Fixh IT rejestruje ślad i wstawia go do PDF razem z imieniem, datą i godziną.
Czy potrzebuję specjalnego tabletu lub tabletu do podpisu? Nie, wystarczy dowolny tablet, smartfon lub komputer z ekranem dotykowym i aktualną przeglądarką; myszą można podpisać także na komputerze.
Czy klient może podpisać z domu? Tak, potwierdzenie i wycenę podpisuje się z linku (także przez kod QR) bez aplikacji i rejestracji.
Czy ma moc prawną? To podpis elektroniczny: razem z imieniem, datą, godziną oraz przy wycenach online IP i przeglądarką dokumentuje akceptację klienta. Nie jest certyfikowanym biometrycznym podpisem zaawansowanym; umowy, które go wymagają, potrzebują certyfikowanej usługi podpisu.
Gdzie znajdę podpisane dokumenty? W naprawie, na stronie Wyceny i w profilu klienta, zawsze z PDF do pobrania.
