Avec Fixh IT, le client signe les documents de la boutique à main levée sur tablette, smartphone ou écran tactile, avec le doigt ou un stylet capacitif, comme sur papier. C'est ce que beaucoup appellent la signature biométrique ou signature sur tablette : le tracé est capturé, enregistré avec le nom du signataire, la date et l'heure, puis inséré automatiquement dans le PDF de la fiche de réparation, du devis ou de la notice de confidentialité. Pas d'impression, pas de formulaires à scanner, pas d'archives papier.
Pourquoi c'est important pour un centre de service
Chaque réparation commence par un document à signer : la fiche de prise en charge avec la panne déclarée, les accessoires et les conditions, puis le devis à approuver et le consentement au traitement des données. Sur papier, ces feuilles se perdent, s'abîment et doivent être cherchées à la main quand un client conteste. Avec la signature sur tablette intégrée au logiciel de gestion des réparations, chaque signature reste liée à sa réparation ou à son client et se retrouve en quelques secondes depuis n'importe quel poste.
En pratique
Fixh IT recueille la signature à trois moments. Fiche de réparation : au comptoir, le client signe sur l'appareil de la boutique lors de la prise en charge, ou reçoit par e-mail le lien vers le reçu et le signe en ligne depuis son téléphone. Devis : depuis la page Devis, vous envoyez le lien de signature par QR code, e-mail (avec le PDF joint) ou WhatsApp ; le client lit les lignes et les montants puis signe. Le devis passe à « accepté » et la boutique reçoit une alerte à l'écran. Confidentialité et marketing : depuis le profil client, vous générez le lien vers la notice, le client coche les consentements et signe.
Pour chaque signature, le système enregistre l'image du tracé, le nom du signataire et le moment exact. Pour les devis signés en ligne, il enregistre aussi l'adresse IP et le navigateur utilisé, et le PDF affiche la mention « Signé en ligne ». Un document déjà signé ne peut pas être signé une deuxième fois et un devis expiré ne peut plus être signé. La preuve recueillie reste ainsi intacte.
Valeur juridique. La signature recueillie par Fixh IT est une signature électronique manuscrite, accompagnée du nom, de la date, de l'heure et, pour les devis, de l'IP et du navigateur. Ce n'est pas une signature électronique avancée avec données biométriques certifiées. Pour les fiches de prise en charge, devis et consentements d'une boutique de réparation, elle suffit généralement. Pour les contrats qui exigent légalement une signature avancée ou qualifiée, utilisez un service certifié.
Guide rapide
- Préparez une tablette ou un smartphone au comptoir : rien à installer, un navigateur suffit.
- Lors de la prise en charge, remplissez la réparation et faites signer le client dans le cadre de signature.
- Si le client n'est pas présent, envoyez le reçu par e-mail : il contient le lien pour le signer en ligne.
- Pour un devis, ouvrez Documents > Devis et utilisez l'envoi pour signature : QR code, lien, e-mail ou WhatsApp.
- Pour la confidentialité, ouvrez le profil client, générez le lien de consentement et laissez le client l'ouvrir sur la tablette ou sur son téléphone.
- Vérifiez le document signé dans le PDF ou dans la fiche : signature, nom et date sont déjà présents.
Cas d'usage réels
Un client dépose un ordinateur portable pour un remplacement de carte mère : le technicien remplit la fiche de réparation, tourne la tablette et le client signe avec le doigt. La copie signée est immédiatement dans le PDF et le client la reçoit par e-mail.
Un devis de 180 € pour une micro-soudure demande un temps de réflexion : la boutique envoie le lien sur WhatsApp, le client signe le soir depuis son canapé et le lendemain matin le technicien trouve l'alerte « devis signé » et commence le travail.
Un nouveau client au comptoir doit donner son consentement confidentialité et marketing : il le lit sur la tablette, choisit quels consentements donner et signe. Ses choix restent enregistrés dans son profil de consentements.
Conseils et bonnes pratiques
Utilisez une tablette d'au moins 8 pouces avec un stylet capacitif : la signature est plus naturelle et plus lisible. Avant de faire signer, relisez avec le client la panne, les accessoires et le montant, car le document signé ne se modifie plus. Personnalisez les conditions de réparation dans les modèles de documents, pour que le client signe toujours le texte à jour. Pour les devis importants, préférez la signature à distance : le client décide sereinement et vous avez l'IP et l'heure de la signature.
Erreurs courantes à éviter
Ne faites pas signer un devis avant d'avoir saisi toutes les lignes : modifier des montants après la signature crée une confusion sur ce que le client a approuvé, mieux vaut un nouveau devis. N'envoyez pas le lien à un numéro ou un e-mail non vérifié. Ne présentez pas la signature sur tablette comme une signature numérique qualifiée : c'est une signature électronique manuscrite, adaptée aux documents de boutique.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que la signature biométrique sur tablette ? C'est une signature faite à la main sur un écran, avec le doigt ou un stylet, à la place du papier. Fixh IT capture le tracé et l'insère dans le PDF avec le nom, la date et l'heure.
Faut-il une tablette ou une tablette de signature particulière ? Non, toute tablette, smartphone ou PC avec écran tactile et navigateur à jour convient ; avec la souris, on peut aussi signer depuis un ordinateur.
Le client peut-il signer depuis chez lui ? Oui, le reçu et le devis se signent depuis un lien (aussi via QR code) sans application ni inscription.
A-t-elle une valeur juridique ? C'est une signature électronique : avec le nom, la date, l'heure et, pour les devis en ligne, l'IP et le navigateur, elle documente l'accord du client. Ce n'est pas une signature avancée biométrique certifiée ; les contrats qui l'exigent nécessitent un service de signature certifié.
Où trouver les documents signés ? Dans la réparation, sur la page Devis et dans le profil client, toujours avec le PDF téléchargeable.
