Con Fixh IT el cliente firma los documentos de la tienda a mano alzada en tablet, smartphone o pantalla táctil, con el dedo o con un lápiz capacitivo, igual que en papel. Es lo que muchos llaman firma biométrica o firma en tablet: el trazo se captura, se guarda con el nombre del firmante, la fecha y la hora, y se inserta automáticamente en el PDF de la orden de reparación, del presupuesto o del aviso de privacidad. Sin impresiones, sin formularios que escanear, sin archivos de papel.
Por qué es importante para un centro de servicio
Cada reparación empieza con un documento para firmar: la orden de recepción con la avería declarada, accesorios y condiciones, luego el presupuesto que aprobar y el consentimiento al tratamiento de datos. En papel estas hojas se pierden, se estropean y hay que buscarlas a mano cuando un cliente reclama algo. Con la firma en tablet integrada en el software de reparaciones cada firma queda ligada a su reparación o a su cliente y se encuentra en segundos desde cualquier puesto.
En la práctica
Fixh IT recoge la firma en tres momentos. Orden de reparación: en el mostrador el cliente firma en el dispositivo de la tienda durante la recepción, o recibe por email el enlace al resguardo y lo firma online desde su teléfono. Presupuesto: desde la página Presupuestos envías el enlace de firma con código QR, email (con el PDF adjunto) o WhatsApp; el cliente lee conceptos e importes y firma. El presupuesto pasa a "aceptado" y la tienda recibe un aviso en pantalla. Privacidad y marketing: desde el perfil del cliente generas el enlace al aviso, el cliente marca los consentimientos y firma.
Para cada firma el sistema guarda la imagen del trazo, el nombre de quien firma y el momento exacto. En los presupuestos firmados online registra también la dirección IP y el navegador usado, y el PDF muestra la nota "Firmado online". Un documento ya firmado no puede firmarse de nuevo y un presupuesto caducado ya no se puede firmar. Así la prueba recogida se mantiene íntegra.
Valor legal. La firma que recoge Fixh IT es una firma electrónica con trazo manuscrito, acompañada de nombre, fecha, hora y, en los presupuestos, IP y navegador. No es una firma electrónica avanzada con datos biométricos certificados. Para órdenes de recepción, presupuestos y consentimientos de una tienda de reparaciones suele ser suficiente. Para contratos que por ley requieren firma avanzada o cualificada, usa un servicio certificado.
Paso a paso
- Prepara una tablet o un smartphone en el mostrador: no hay que instalar nada, basta el navegador.
- En la recepción completa la reparación y haz que el cliente firme en el recuadro de firma.
- Si el cliente no está, envía el resguardo por email: contiene el enlace para firmarlo online.
- Para un presupuesto abre Documentos > Presupuestos y usa el envío para firma: código QR, enlace, email o WhatsApp.
- Para la privacidad abre el perfil del cliente, genera el enlace al consentimiento y deja que el cliente lo abra en la tablet o en su teléfono.
- Comprueba el documento firmado en el PDF o en la ficha: firma, nombre y fecha ya están incluidos.
Casos de uso reales
Un cliente deja un portátil para cambiar la placa base: el técnico completa la orden de reparación, gira la tablet y el cliente firma con el dedo. La copia firmada está al instante en el PDF y el cliente la recibe por email.
Un presupuesto de 180 € para una microsoldadura necesita tiempo para decidir: la tienda envía el enlace por WhatsApp, el cliente firma por la noche desde el sofá y a la mañana siguiente el técnico encuentra el aviso "presupuesto firmado" y empieza el trabajo.
Un cliente nuevo en el mostrador debe dar su consentimiento de privacidad y marketing: lo lee en la tablet, elige qué consentimientos da y firma. Las elecciones quedan registradas en su perfil de consentimientos.
Consejos y buenas prácticas
Usa una tablet de al menos 8 pulgadas con lápiz capacitivo: la firma resulta más natural y legible. Antes de pedir la firma, repasa con el cliente avería, accesorios e importe, porque el documento firmado no se modifica. Personaliza las condiciones de reparación en las plantillas de documentos, así el cliente siempre firma el texto actualizado. Para presupuestos largos prefiere la firma a distancia: el cliente decide con calma y tú tienes IP y hora de la firma.
Errores comunes que evitar
No hagas firmar un presupuesto antes de introducir todos los conceptos: cambiar importes después de la firma crea confusión sobre lo que el cliente aprobó, mejor un presupuesto nuevo. No envíes el enlace a un número o email sin verificar. No presentes la firma en tablet como firma digital cualificada: es una firma electrónica manuscrita, adecuada para documentos de tienda.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la firma biométrica en tablet? Es la firma hecha a mano sobre una pantalla, con el dedo o un lápiz, en lugar de en papel. Fixh IT captura el trazo y lo inserta en el PDF junto con nombre, fecha y hora.
¿Necesito una tablet o una tableta de firma especial? No, sirve cualquier tablet, smartphone o PC con pantalla táctil y un navegador actualizado; con el ratón también se firma desde el ordenador.
¿El cliente puede firmar desde casa? Sí, el resguardo y el presupuesto se firman desde un enlace (también por código QR) sin apps ni registro.
¿Tiene validez legal? Es una firma electrónica: junto con nombre, fecha, hora y, en los presupuestos online, IP y navegador, documenta la aceptación del cliente. No es una firma avanzada biométrica certificada; los contratos que la exigen necesitan un servicio de firma certificado.
¿Dónde encuentro los documentos firmados? En la reparación, en la página Presupuestos y en el perfil del cliente, siempre con el PDF descargable.
