Mit Fixh IT unterschreiben Kunden die Dokumente des Geschäfts handschriftlich auf Tablet, Smartphone oder Touchscreen, mit dem Finger oder einem kapazitiven Stift, genau wie auf Papier. Viele nennen das biometrische oder Tablet-Unterschrift: Der Schriftzug wird erfasst, mit Name des Unterzeichners, Datum und Uhrzeit gespeichert und automatisch in das PDF des Reparaturauftrags, des Angebots oder der Datenschutzerklärung eingefügt. Kein Drucken, keine Formulare zum Scannen, keine Papierarchive.
Warum das für ein Servicezentrum wichtig ist
Jede Reparatur beginnt mit einem Dokument zum Unterschreiben: dem Annahmeschein mit gemeldetem Defekt, Zubehör und Bedingungen, danach dem zu genehmigenden Angebot und der Einwilligung zur Datenverarbeitung. Auf Papier gehen diese Blätter verloren, werden beschädigt und müssen bei einer Reklamation von Hand gesucht werden. Mit der Tablet-Unterschrift in der Reparaturverwaltung bleibt jede Unterschrift mit ihrer Reparatur oder ihrem Kunden verknüpft und ist von jedem Arbeitsplatz in Sekunden auffindbar.
In der Praxis
Fixh IT erfasst Unterschriften in drei Momenten. Reparaturauftrag: An der Theke unterschreibt der Kunde bei der Annahme auf dem Gerät des Geschäfts, oder er erhält per E-Mail den Link zum Beleg und unterschreibt ihn online auf seinem Handy. Angebot: Auf der Seite Angebote senden Sie den Unterschriftslink per QR-Code, E-Mail (mit PDF im Anhang) oder WhatsApp; der Kunde liest Positionen und Beträge und unterschreibt. Das Angebot wechselt auf „angenommen“ und das Geschäft erhält einen Hinweis auf dem Bildschirm. Datenschutz und Marketing: Im Kundenprofil erzeugen Sie den Link zur Datenschutzerklärung, der Kunde setzt die Häkchen und unterschreibt.
Für jede Unterschrift speichert das System das Bild des Schriftzugs, den Namen des Unterzeichners und den genauen Zeitpunkt. Bei online unterschriebenen Angeboten werden zusätzlich IP-Adresse und Browser gespeichert, und das PDF zeigt den Vermerk „Online unterschrieben“. Ein bereits unterschriebenes Dokument kann nicht erneut unterschrieben werden, und ein abgelaufenes Angebot kann nicht mehr unterschrieben werden. So bleibt der Nachweis unverändert.
Rechtlicher Wert. Die von Fixh IT erfasste Unterschrift ist eine elektronische Unterschrift mit handschriftlichem Schriftzug, ergänzt um Name, Datum, Uhrzeit und bei Angeboten IP und Browser. Sie ist keine fortgeschrittene elektronische Signatur mit zertifizierten biometrischen Daten. Für Annahmescheine, Angebote und Einwilligungen eines Reparaturgeschäfts genügt sie in der Regel. Für Verträge, die gesetzlich eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur verlangen, nutzen Sie einen zertifizierten Dienst.
Kurzanleitung
- Legen Sie ein Tablet oder Smartphone an der Theke bereit: Nichts zu installieren, ein Browser genügt.
- Bei der Annahme erfassen Sie die Reparatur und lassen den Kunden im Unterschriftsfeld unterschreiben.
- Ist der Kunde nicht vor Ort, senden Sie den Beleg per E-Mail: Er enthält den Link zum Online-Unterschreiben.
- Für ein Angebot öffnen Sie Dokumente > Angebote und nutzen den Versand zur Unterschrift: QR-Code, Link, E-Mail oder WhatsApp.
- Für den Datenschutz öffnen Sie das Kundenprofil, erzeugen den Einwilligungslink und lassen ihn den Kunden auf dem Tablet oder seinem Handy öffnen.
- Prüfen Sie das unterschriebene Dokument im PDF oder im Datensatz: Unterschrift, Name und Datum sind bereits eingefügt.
Reale Anwendungsfälle
Ein Kunde gibt einen Laptop für einen Mainboard-Tausch ab: Der Techniker füllt den Reparaturauftrag aus, dreht das Tablet um und der Kunde unterschreibt mit dem Finger. Die unterschriebene Kopie ist sofort im PDF und der Kunde erhält sie per E-Mail.
Ein Angebot über 180 € für eine Mikrolötung braucht Bedenkzeit: Das Geschäft sendet den Link per WhatsApp, der Kunde unterschreibt abends auf dem Sofa und am nächsten Morgen findet der Techniker den Hinweis „Angebot unterschrieben“ und beginnt mit der Arbeit.
Ein Neukunde an der Theke muss in Datenschutz und Marketing einwilligen: Er liest den Text auf dem Tablet, wählt die Einwilligungen und unterschreibt. Die Auswahl bleibt in seinem Einwilligungsprofil gespeichert.
Tipps und bewährte Praktiken
Verwenden Sie ein Tablet mit mindestens 8 Zoll und einen kapazitiven Stift: Die Unterschrift wird natürlicher und besser lesbar. Gehen Sie vor dem Unterschreiben Defekt, Zubehör und Betrag mit dem Kunden durch, denn ein unterschriebenes Dokument lässt sich nicht mehr ändern. Passen Sie die Reparaturbedingungen in den Dokumentvorlagen an, damit der Kunde immer den aktuellen Text unterschreibt. Bei größeren Angeboten ist die Fernsignatur besser: Der Kunde entscheidet in Ruhe und Sie haben IP und Uhrzeit der Unterschrift.
Häufige Fehler, die vermieden werden sollten
Lassen Sie ein Angebot nicht unterschreiben, bevor alle Positionen erfasst sind: Beträge nach der Unterschrift zu ändern sorgt für Unklarheit darüber, was der Kunde genehmigt hat – erstellen Sie lieber ein neues Angebot. Senden Sie den Link nicht an eine ungeprüfte Nummer oder E-Mail. Stellen Sie die Tablet-Unterschrift nicht als qualifizierte digitale Signatur dar: Sie ist eine handschriftliche elektronische Unterschrift für Geschäftsdokumente.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine biometrische Tablet-Unterschrift? Eine handschriftliche Unterschrift auf einem Bildschirm, mit Finger oder Stift statt auf Papier. Fixh IT erfasst den Schriftzug und fügt ihn mit Name, Datum und Uhrzeit in das PDF ein.
Brauche ich ein besonderes Tablet oder Unterschriftenpad? Nein, jedes Tablet, Smartphone oder jeder PC mit Touchscreen und aktuellem Browser funktioniert; mit der Maus kann man auch am Computer unterschreiben.
Kann der Kunde von zu Hause unterschreiben? Ja, Belege und Angebote werden über einen Link (auch per QR-Code) ohne App oder Registrierung unterschrieben.
Ist sie rechtsgültig? Es handelt sich um eine elektronische Unterschrift: Zusammen mit Name, Datum, Uhrzeit und bei Online-Angeboten IP und Browser dokumentiert sie die Zustimmung des Kunden. Sie ist keine zertifizierte biometrische fortgeschrittene Signatur; Verträge, die eine solche verlangen, brauchen einen zertifizierten Signaturdienst.
Wo finde ich unterschriebene Dokumente? In der Reparatur, auf der Seite Angebote und im Kundenprofil, immer mit herunterladbarem PDF.
