مع Fixh IT يوقّع العميل مستندات المتجر بخط اليد على جهاز لوحي أو هاتف ذكي أو شاشة لمس، بإصبعه أو بقلم سعوي، تمامًا كما يفعل على الورق. وهذا ما يسميه كثيرون التوقيع البيومتري أو التوقيع على الجهاز اللوحي: يُلتقط خط التوقيع ويُحفظ مع اسم الموقّع والتاريخ والوقت، ثم يُدرج تلقائيًا في ملف PDF لبطاقة الإصلاح أو عرض السعر أو إشعار الخصوصية. لا طباعة، ولا نماذج للمسح الضوئي، ولا أرشيف ورقي.
لماذا هذا مهم لمركز الصيانة
يبدأ كل إصلاح بمستند يجب توقيعه: نموذج الاستلام مع العطل المُبلَّغ عنه والملحقات والشروط، ثم عرض السعر للموافقة عليه، وموافقة معالجة البيانات. على الورق تضيع هذه الأوراق وتتلف ويجب البحث عنها يدويًا عندما يعترض العميل على شيء. ومع التوقيع على الجهاز اللوحي المدمج في برنامج إدارة الإصلاحات يبقى كل توقيع مرتبطًا بإصلاحه أو بعميله ويمكن العثور عليه خلال ثوانٍ من أي محطة عمل.
من الناحية العملية
يجمع Fixh IT التوقيع في ثلاث لحظات. بطاقة الإصلاح: عند المكتب يوقّع العميل على جهاز المتجر أثناء الاستلام، أو يتلقى عبر البريد الإلكتروني رابط الإيصال ويوقّعه عبر الإنترنت من هاتفه. عرض السعر: من صفحة عروض الأسعار ترسل رابط التوقيع عبر رمز QR أو البريد الإلكتروني (مع ملف PDF مرفق) أو واتساب؛ يقرأ العميل البنود والمبالغ ثم يوقّع. تتحول حالة العرض إلى "مقبول" ويتلقى المتجر تنبيهًا على الشاشة. الخصوصية والتسويق: من ملف العميل تُنشئ رابط إشعار الخصوصية، فيحدد العميل الموافقات ويوقّع.
لكل توقيع يحفظ النظام صورة الخط واسم الموقّع واللحظة الدقيقة. وفي عروض الأسعار الموقّعة عبر الإنترنت يسجل أيضًا عنوان IP والمتصفح المستخدم، ويعرض ملف PDF عبارة "تم التوقيع عبر الإنترنت". لا يمكن توقيع مستند موقّع مسبقًا مرة أخرى، ولا يمكن توقيع عرض سعر منتهي الصلاحية. وبذلك يبقى الدليل المجمَّع سليمًا.
القيمة القانونية. التوقيع الذي يجمعه Fixh IT هو توقيع إلكتروني بخط اليد، مصحوب بالاسم والتاريخ والوقت، وفي عروض الأسعار بعنوان IP والمتصفح. وهو ليس توقيعًا إلكترونيًا متقدمًا ببيانات بيومترية معتمدة. وعادةً ما يكفي لنماذج الاستلام وعروض الأسعار والموافقات في متجر الإصلاح. أما العقود التي يفرض القانون توقيعها بتوقيع متقدم أو مؤهل، فاستخدم لها خدمة معتمدة.
دليل سريع
- جهّز جهازًا لوحيًا أو هاتفًا ذكيًا عند المكتب: لا حاجة لتثبيت أي شيء، يكفي المتصفح.
- عند الاستلام املأ بيانات الإصلاح واطلب من العميل التوقيع في خانة التوقيع.
- إذا لم يكن العميل حاضرًا، أرسل الإيصال بالبريد الإلكتروني: فهو يحتوي على رابط لتوقيعه عبر الإنترنت.
- لعرض سعر افتح المستندات > عروض الأسعار واستخدم الإرسال للتوقيع: رمز QR أو رابط أو بريد إلكتروني أو واتساب.
- للخصوصية افتح ملف العميل، وأنشئ رابط الموافقة، ودع العميل يفتحه على الجهاز اللوحي أو على هاتفه.
- تحقق من المستند الموقّع في ملف PDF أو في البطاقة: التوقيع والاسم والتاريخ مدرجة بالفعل.
حالات استخدام حقيقية
يترك عميل حاسوبًا محمولًا لاستبدال اللوحة الأم: يملأ الفني بطاقة الإصلاح، ويدير الجهاز اللوحي، فيوقّع العميل بإصبعه. تكون النسخة الموقّعة فورًا في ملف PDF ويتلقاها العميل بالبريد الإلكتروني.
عرض سعر بقيمة 180 € للحام دقيق يحتاج إلى وقت للتفكير: يرسل المتجر الرابط عبر واتساب، فيوقّع العميل مساءً من منزله، وفي صباح اليوم التالي يجد الفني تنبيه "تم توقيع عرض السعر" ويبدأ العمل.
عميل جديد عند المكتب يجب أن يمنح موافقته على الخصوصية والتسويق: يقرأها على الجهاز اللوحي، ويختار الموافقات التي يمنحها، ثم يوقّع. تبقى اختياراته مسجلة في ملف الموافقات الخاص به.
نصائح وأفضل الممارسات
استخدم جهازًا لوحيًا بحجم 8 بوصات على الأقل مع قلم سعوي: يكون التوقيع أكثر طبيعية ووضوحًا. قبل طلب التوقيع راجع مع العميل العطل والملحقات والمبلغ، لأن المستند الموقّع لا يمكن تعديله. خصّص شروط الإصلاح في قوالب المستندات ليوقّع العميل دائمًا على النص المحدّث. ولعروض الأسعار الكبيرة فضّل التوقيع عن بُعد: يقرر العميل بهدوء ويكون لديك عنوان IP ووقت التوقيع.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
لا تطلب توقيع عرض سعر قبل إدخال جميع البنود: تغيير المبالغ بعد التوقيع يسبب التباسًا حول ما وافق عليه العميل، والأفضل إنشاء عرض جديد. لا ترسل الرابط إلى رقم أو بريد إلكتروني غير مؤكد. لا تقدّم التوقيع على الجهاز اللوحي على أنه توقيع رقمي مؤهل: إنه توقيع إلكتروني بخط اليد مناسب لمستندات المتجر.
الأسئلة الشائعة
ما هو التوقيع البيومتري على الجهاز اللوحي؟ هو توقيع بخط اليد على شاشة بالإصبع أو القلم بدلًا من الورق. يلتقط Fixh IT الخط ويدرجه في ملف PDF مع الاسم والتاريخ والوقت.
هل أحتاج إلى جهاز لوحي أو لوحة توقيع خاصة؟ لا، يكفي أي جهاز لوحي أو هاتف ذكي أو حاسوب بشاشة لمس ومتصفح محدّث؛ ويمكن التوقيع أيضًا بالفأرة من الحاسوب.
هل يمكن للعميل التوقيع من المنزل؟ نعم، يُوقَّع الإيصال وعرض السعر من رابط (أو عبر رمز QR) دون تطبيقات أو تسجيل.
هل له قيمة قانونية؟ إنه توقيع إلكتروني: مع الاسم والتاريخ والوقت، وفي عروض الأسعار عبر الإنترنت عنوان IP والمتصفح، يوثّق موافقة العميل. وهو ليس توقيعًا متقدمًا بيومتريًا معتمدًا؛ والعقود التي تتطلبه تحتاج إلى خدمة توقيع معتمدة.
أين أجد المستندات الموقّعة؟ في الإصلاح، وفي صفحة عروض الأسعار، وفي ملف العميل، دائمًا مع ملف PDF قابل للتنزيل.
