Atunci când o companie decide să schimbe software-ul de gestiune pentru atelierul de reparații, aduce cu sine și istoricul facturilor electronice deja emise cu vechiul program. Cu un software pentru service-uri de reparații precum Fixh IT nu este nevoie să o iei de la capăt sau să menții două sisteme deschise în paralel: poți importa facturile electronice XML generate de un alt furnizor direct în arhiva de documente Fixh IT, în câteva minute și fără introducerea manuală a datelor.
De ce este important pentru un service de reparații
Cine gestionează un magazin de reparații smartphone-uri și PC-uri ajunge adesea la Fixh IT de la un alt software de gestiune sau de la un instrument de facturare separat, cu luni sau ani de facturi electronice deja emise către persoane fizice și firme. Reconstruirea manuală a acestui istoric, sau mai rău, păstrarea lui într-un alt program, înseamnă pierderea vederii unificate asupra clientului: oferte, reparații, garanții și acum și facturile vechi nu ar mai fi accesibile în același loc. Importul multiplu de facturi electronice rezolvă exact această problemă, permițând migrarea documentelor fiscale fără a întrerupe continuitatea administrativă a companiei.
Cum funcționează în practică
În secțiunea Documente > Factură electronică din Fixh IT găsești o zonă dedicată importului de la un alt furnizor: este suficient să tragi (drag&drop) fișierele XML ale facturilor electronice direct în browser, sau să le selectezi manual de pe calculator. Poți importa până la 10 fișiere simultan, fiecare cu dimensiunea maximă de 2MB, astfel încât chiar și cei care trebuie să migreze sute de facturi o pot face în mai multe încărcări rapide, fără așteptare.
Sistemul citește structura XML în formatul oficial FatturaPA și recunoaște automat datele clientului (cod TVA, cod fiscal, cod destinatar sau e-mail certificat), suma, cotele de TVA și numărul original al facturii, astfel încât fiecare document importat păstrează aceleași referințe fiscale cu care a fost emis de vechiul software. Facturile importate rămân întotdeauna distincte, în numerotare, de cele emise direct de Fixh IT, astfel încât să nu se creeze niciodată duplicate sau salturi în numerotarea facturilor noi.
Odată importată, fiecare factură poate fi consultată în aceeași listă de documente ca facturile emise de Fixh IT, cu un PDF de curtoazie generat automat și, acolo unde este posibil, legată de fișa clientului deja existentă în companie: astfel, și istoricul fiscal se integrează în vizualizarea de 360° a clientului.
Ghid rapid
- Mergi la Documente > Factură electronică și deschide secțiunea „Importă de la alt furnizor".
- Trage în zona de încărcare fișierele XML ale facturilor de migrat, sau selectează-le de pe calculator.
- Încarcă până la 10 fișiere simultan (max. 2MB fiecare): pentru arhive mai mari, repetă operațiunea în mai multe încărcări.
- Lasă Fixh IT să citească automat clientul, sumele, cotele de TVA și numărul original al facturii din fiecare XML.
- Verifică previzualizarea facturilor importate și confirmă că clienții au fost recunoscuți corect.
- Confirmă importul: facturile apar în lista de documente împreună cu PDF-ul de curtoazie generat automat.
- Repetă operațiunea de fiecare dată când trebuie să finalizezi migrarea istoricului din vechiul software.
Cazuri de utilizare reale
Un service de reparații trece de la un software de facturare generic la Fixh IT la jumătatea anului fiscal: importă într-o singură după-amiază facturile electronice din primele șase luni, astfel încât întregul an rămâne accesibil dintr-o singură arhivă.
O companie cu mai multe sedii consolidează în Fixh IT și documentele fiscale pe care un sediu secundar le emitea încă cu un alt program, aducând toate facturile sub același panou administrativ.
În timpul unui control sau la solicitarea contabilului, proprietarul magazinului găsește în câteva secunde o factură emisă cu luni în urmă cu vechiul software, fără a trebui să redeschidă un program pe care poate l-a reziliat deja.
Sfaturi și bune practici
Importă facturile în ordine cronologică atunci când este posibil, astfel încât lista de documente să rămână ușor de consultat. După primul import de test, verifică întotdeauna dacă clientul a fost asociat corect cu fișa deja existentă în Fixh IT: dacă un client nu este recunoscut, poți totuși finaliza importul și îl poți lega manual ulterior. Păstrează o copie a fișierelor XML originale și după import, conform reglementărilor privind arhivarea digitală.
Greșeli frecvente de evitat
Prima greșeală este încercarea de a importa fișiere care nu sunt XML valide în format FatturaPA (de exemplu PDF-uri sau fișiere convertite): sistemul are nevoie de XML-ul original pentru a citi corect toate datele fiscale. O altă greșeală frecventă este depășirea limitei de 2MB per fișier prin încercarea de a încărca arhive ZIP care conțin mai multe facturi: fiecare fișier XML trebuie încărcat individual. În final, evită importarea aceleiași facturi de mai multe ori: sistemul o recunoaște după numărul original, dar rămâne o practică bună să ții evidența a ceea ce a fost deja migrat.
Află mai multe
- Factura electronică și trimiterea către SdI
- Import în masă al produselor
- Exportă toate datele companiei: reparații, documente, clienți și bonuri într-o arhivă ZIP
Întrebări frecvente
Pot importa facturi emise de orice software de facturare electronică? Da, cu condiția ca fișierul să fie un XML valid în formatul oficial FatturaPA cerut de SdI, indiferent de programul care l-a generat.
Câte facturi pot importa simultan? Până la 10 fișiere per încărcare, fiecare de maximum 2MB: pentru volume mai mari, este suficient să repeți operațiunea de mai multe ori.
Facturile importate sunt renumerotate? Nu, păstrează numărul și datele originale cu care au fost emise de vechiul software, și rămân distincte de numerotarea noilor facturi emise de Fixh IT.
Ce se întâmplă dacă clientul facturii nu există încă în Fixh IT? Importul este oricum finalizat, iar tu poți asocia sau crea fișa de client corespunzătoare ulterior.
Se generează un PDF și pentru facturile importate? Da, Fixh IT generează automat un PDF de curtoazie lizibil și pentru documentele importate de la alt furnizor.
Trebuie să instalez ceva pentru a folosi această funcție? Nu, importul se face din browser prin drag&drop al fișierelor XML, fără plugin-uri sau software suplimentar.
