Quando uma empresa decide trocar de software de gestão para a sua oficina de reparação, leva consigo também o histórico das faturas eletrónicas já emitidas com o programa anterior. Com um software para assistência técnica como o Fixh IT não é preciso começar do zero nem manter dois sistemas abertos em paralelo: pode importar as faturas eletrónicas XML geradas por outro fornecedor diretamente para o arquivo de documentos do Fixh IT, em poucos minutos e sem inserção manual de dados.
Por que isto é importante para um centro de assistência
Quem gere uma loja de reparação de smartphones e PCs chega muitas vezes ao Fixh IT vindo de outro software de gestão ou de uma ferramenta de faturação separada, com meses ou anos de faturas eletrónicas já emitidas a particulares e empresas. Reconstruir manualmente este histórico, ou pior, deixá-lo noutro programa, significa perder a visão unificada do cliente: orçamentos, reparações, garantias e agora também as faturas antigas deixariam de estar disponíveis no mesmo lugar. A importação múltipla de faturas eletrónicas resolve exatamente este problema, permitindo migrar os documentos fiscais sem interromper a continuidade administrativa da empresa.
Como funciona na prática
Na secção Documentos > Fatura eletrónica do Fixh IT encontra uma área dedicada à importação a partir de outro fornecedor: basta arrastar (drag&drop) os ficheiros XML das faturas eletrónicas diretamente para o navegador, ou selecioná-los manualmente a partir do computador. É possível importar até 10 ficheiros de cada vez, cada um com um tamanho máximo de 2MB, para que mesmo quem precise de migrar centenas de faturas o possa fazer em vários carregamentos rápidos, sem espera.
O sistema lê a estrutura XML no formato oficial FatturaPA e reconhece automaticamente os dados do cliente (número de contribuinte, código fiscal, código de destinatário ou e-mail certificado), o valor, as taxas de IVA e o número original da fatura, de modo que cada documento importado mantém as mesmas referências fiscais com que foi emitido pelo antigo software. As faturas importadas permanecem sempre distintas, na numeração, das emitidas diretamente pelo Fixh IT, para nunca gerar duplicados ou saltos na numeração das novas faturas.
Uma vez importada, cada fatura pode ser consultada na mesma lista de documentos das faturas emitidas pelo Fixh IT, com um PDF de cortesia gerado automaticamente e, quando possível, associada à ficha do cliente já existente na empresa: assim, também o histórico fiscal passa a fazer parte da vista de 360° do cliente.
Guia rápido
- Vá a Documentos > Fatura eletrónica e abra a secção "Importar de outro fornecedor".
- Arraste para a área de carregamento os ficheiros XML das faturas a migrar, ou selecione-os a partir do computador.
- Carregue até 10 ficheiros de cada vez (máx. 2MB cada): para arquivos maiores, repita a operação em vários carregamentos.
- Deixe o Fixh IT ler automaticamente o cliente, os valores, as taxas de IVA e o número original da fatura de cada XML.
- Verifique a pré-visualização das faturas importadas e confirme que os clientes foram reconhecidos corretamente.
- Confirme a importação: as faturas aparecem na lista de documentos junto com o PDF de cortesia gerado automaticamente.
- Repita a operação sempre que precisar de completar a migração do histórico do antigo software.
Casos de uso reais
Um centro de assistência muda de um software de faturação genérico para o Fixh IT a meio do ano fiscal: importa numa única tarde as faturas eletrónicas dos primeiros seis meses, de modo que todo o ano fique consultável a partir de um único arquivo.
Uma empresa com várias sedes consolida no Fixh IT também os documentos fiscais que uma sede satélite ainda emitia com outro programa, reunindo todas as faturas sob o mesmo painel administrativo.
Durante uma fiscalização ou um pedido do contabilista, o dono da loja encontra em segundos uma fatura emitida meses antes com o antigo software, sem ter de reabrir um programa que talvez já tenha cancelado.
Dicas e boas práticas
Importe as faturas por ordem cronológica sempre que possível, para que a lista de documentos se mantenha fácil de consultar. Depois da primeira importação de teste, verifique sempre se o cliente foi corretamente associado à ficha já existente no Fixh IT: se um cliente não for reconhecido, ainda assim pode concluir a importação e associá-lo manualmente mais tarde. Guarde uma cópia dos ficheiros XML originais mesmo depois da importação, conforme exigido pela regulamentação de conservação digital.
Erros comuns a evitar
O primeiro erro é tentar importar ficheiros que não são XML válidos no formato FatturaPA (por exemplo, PDFs ou ficheiros convertidos): o sistema precisa do XML original para ler corretamente todos os dados fiscais. Outro erro comum é ultrapassar o limite de 2MB por ficheiro ao tentar carregar arquivos ZIP com várias faturas dentro: cada ficheiro XML deve ser carregado individualmente. Por fim, evite importar a mesma fatura mais do que uma vez: o sistema reconhece-a pelo número original, mas continua a ser boa prática manter um registo do que já foi migrado.
Saiba mais
- Fatura eletrónica e envio ao SdI
- Importação em massa de produtos
- Exportar todos os dados da empresa: reparações, documentos, clientes e talões num arquivo ZIP
Perguntas frequentes
Posso importar faturas emitidas por qualquer software de faturação eletrónica? Sim, desde que o ficheiro seja um XML válido no formato oficial FatturaPA exigido pelo SdI, independentemente do programa que o gerou.
Quantas faturas posso importar de cada vez? Até 10 ficheiros por carregamento, cada um com no máximo 2MB: para volumes maiores, basta repetir a operação várias vezes.
As faturas importadas são renumeradas? Não, mantêm o número e os dados originais com que foram emitidas pelo antigo software, e permanecem distintas da numeração das novas faturas emitidas pelo Fixh IT.
O que acontece se o cliente da fatura ainda não existir no Fixh IT? A importação é concluída na mesma, e poderá associar ou criar a ficha de cliente correspondente mais tarde.
Também é gerado um PDF para as faturas importadas? Sim, o Fixh IT gera automaticamente um PDF de cortesia legível também para os documentos importados de outro fornecedor.
É preciso instalar algo para usar esta função? Não, a importação é feita através do navegador com drag&drop dos ficheiros XML, sem plugins ou software adicional.
