Gdy firma decyduje się na zmianę oprogramowania do zarządzania warsztatem serwisowym, zabiera ze sobą również historię faktur elektronicznych wystawionych już w starym programie. Dzięki oprogramowaniu dla serwisów napraw, takiemu jak Fixh IT, nie trzeba zaczynać od zera ani utrzymywać dwóch systemów jednocześnie: możesz zaimportować faktury elektroniczne XML wygenerowane przez innego dostawcę bezpośrednio do archiwum dokumentów Fixh IT, w kilka minut i bez ręcznego wprowadzania danych.
Dlaczego to ważne dla serwisu napraw
Osoba prowadząca serwis napraw smartfonów i komputerów często trafia do Fixh IT z innego programu do zarządzania lub osobnego narzędzia do fakturowania, mając za sobą miesiące lub lata faktur elektronicznych wystawionych klientom prywatnym i firmom. Ręczne odtwarzanie tej historii, albo co gorsza pozostawienie jej w innym programie, oznacza utratę jednolitego widoku klienta: wyceny, naprawy, gwarancje, a teraz także stare faktury nie byłyby już dostępne w jednym miejscu. Import wielu faktur elektronicznych naraz rozwiązuje dokładnie ten problem, umożliwiając migrację dokumentów podatkowych bez przerywania ciągłości administracyjnej firmy.
Jak to działa w praktyce
W sekcji Dokumenty > Faktura elektroniczna w Fixh IT znajdziesz dedykowany obszar do importu od innego dostawcy: wystarczy przeciągnąć (drag&drop) pliki XML faktur elektronicznych bezpośrednio do przeglądarki lub wybrać je ręcznie z komputera. Można zaimportować jednocześnie do 10 plików, każdy o maksymalnym rozmiarze 2MB, dzięki czemu nawet migracja setek faktur odbywa się w kilku szybkich przesłaniach bez oczekiwania.
System odczytuje strukturę XML w oficjalnym formacie FatturaPA i automatycznie rozpoznaje dane klienta (numer VAT, kod podatkowy, kod odbiorcy lub certyfikowaną skrzynkę e-mail), kwotę, stawki VAT oraz oryginalny numer faktury, dzięki czemu każdy zaimportowany dokument zachowuje te same odniesienia podatkowe, z jakimi został wystawiony przez stary program. Zaimportowane faktury pozostają zawsze odrębne w numeracji od tych wystawionych bezpośrednio przez Fixh IT, dzięki czemu nigdy nie powstają duplikaty ani luki w numeracji nowych faktur.
Po zaimportowaniu każda faktura jest dostępna w tej samej liście dokumentów co faktury wystawione przez Fixh IT, wraz z automatycznie wygenerowanym poglądowym PDF-em i, gdy to możliwe, powiązana z kartą klienta już obecną w firmie: w ten sposób również historia podatkowa trafia do widoku 360° klienta.
Szybki przewodnik
- Przejdź do Dokumenty > Faktura elektroniczna i otwórz sekcję „Importuj od innego dostawcy".
- Przeciągnij do obszaru przesyłania pliki XML faktur do migracji lub wybierz je z komputera.
- Prześlij do 10 plików naraz (maks. 2MB każdy): w przypadku większych archiwów powtórz operację w kilku turach.
- Pozwól, by Fixh IT automatycznie odczytał klienta, kwoty, stawki VAT i oryginalny numer faktury z każdego pliku XML.
- Sprawdź podgląd zaimportowanych faktur i zweryfikuj, czy klienci zostali poprawnie rozpoznani.
- Potwierdź import: faktury pojawią się na liście dokumentów wraz z automatycznie wygenerowanym poglądowym PDF-em.
- Powtarzaj tę operację za każdym razem, gdy trzeba dokończyć migrację historii ze starego programu.
Rzeczywiste przypadki użycia
Serwis napraw przechodzi z ogólnego programu do fakturowania na Fixh IT w połowie roku podatkowego: w jedno popołudnie importuje faktury elektroniczne z pierwszych sześciu miesięcy, dzięki czemu cały rok pozostaje dostępny z jednego archiwum.
Firma z wieloma placówkami konsoliduje w Fixh IT również dokumenty podatkowe, które oddział nadal wystawiał w innym programie, gromadząc wszystkie faktury pod jednym panelem administracyjnym.
Podczas kontroli lub na prośbę księgowego właściciel serwisu w kilka sekund odnajduje fakturę wystawioną miesiące wcześniej w starym programie, bez konieczności ponownego otwierania oprogramowania, które być może już wypowiedział.
Wskazówki i dobre praktyki
Importuj faktury w miarę możliwości w kolejności chronologicznej, aby lista dokumentów pozostała czytelna. Po pierwszym testowym imporcie zawsze sprawdź, czy klient został poprawnie powiązany z istniejącą kartą w Fixh IT: jeśli klient nie zostanie rozpoznany, nadal możesz dokończyć import i połączyć go ręcznie później. Zachowaj kopię oryginalnych plików XML również po imporcie, zgodnie z przepisami dotyczącymi cyfrowej archiwizacji.
Częste błędy, których należy unikać
Pierwszym błędem jest próba importowania plików, które nie są prawidłowymi plikami XML w formacie FatturaPA (np. PDF-y lub pliki skonwertowane): system potrzebuje oryginalnego XML, aby poprawnie odczytać wszystkie dane podatkowe. Innym częstym błędem jest przekroczenie limitu 2MB na plik poprzez próbę przesłania archiwów ZIP zawierających wiele faktur: każdy plik XML musi być przesłany osobno. Wreszcie, unikaj importowania tej samej faktury więcej niż raz: system rozpoznaje ją po oryginalnym numerze, ale mimo to warto śledzić, co zostało już zmigrowane.
Dowiedz się więcej
- Faktura elektroniczna i wysyłka do SdI
- Masowy import produktów
- Eksport wszystkich danych firmy: naprawy, dokumenty, klienci i paragony w archiwum ZIP
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę zaimportować faktury wystawione przez dowolne oprogramowanie do fakturowania elektronicznego? Tak, pod warunkiem że plik jest prawidłowym XML w oficjalnym formacie FatturaPA wymaganym przez SdI, niezależnie od programu, który go wygenerował.
Ile faktur mogę zaimportować naraz? Do 10 plików na przesłanie, każdy o maksymalnym rozmiarze 2MB: przy większych ilościach wystarczy powtórzyć operację kilka razy.
Czy zaimportowane faktury są przenumerowywane? Nie, zachowują oryginalny numer i dane, z jakimi zostały wystawione przez stary program, i pozostają odrębne od numeracji nowych faktur wystawianych przez Fixh IT.
Co się dzieje, jeśli klient z faktury jeszcze nie istnieje w Fixh IT? Import i tak zostaje zakończony, a odpowiednią kartę klienta możesz powiązać lub utworzyć później.
Czy dla zaimportowanych faktur również generowany jest PDF? Tak, Fixh IT automatycznie generuje czytelny poglądowy PDF również dla dokumentów zaimportowanych od innego dostawcy.
Czy trzeba coś instalować, aby korzystać z tej funkcji? Nie, import odbywa się przez przeglądarkę metodą przeciągnij i upuść pliki XML, bez wtyczek czy dodatkowego oprogramowania.
