Lorsqu'une entreprise décide de changer de logiciel de gestion pour son atelier de réparation, elle emporte avec elle l'historique des factures électroniques déjà émises avec l'ancien programme. Avec un logiciel pour centre de réparation comme Fixh IT, inutile de repartir de zéro ou de garder deux systèmes ouverts en parallèle : vous pouvez importer les factures électroniques XML générées par un autre prestataire directement dans l'archive documentaire de Fixh IT, en quelques minutes et sans ressaisie manuelle.
Pourquoi c'est important pour un centre de réparation
Qui gère un magasin de réparation de smartphones et PC arrive souvent chez Fixh IT depuis un autre logiciel de gestion ou un outil de facturation séparé, avec des mois voire des années de factures électroniques déjà émises à des particuliers et des entreprises. Reconstituer manuellement cet historique, ou pire, le laisser sur un autre programme, revient à perdre la vue unifiée du client : devis, réparations, garanties et désormais aussi les anciennes factures ne seraient plus consultables au même endroit. L'import multiple de factures électroniques résout exactement ce problème, en permettant de migrer les documents fiscaux sans interrompre la continuité administrative de l'entreprise.
Comment ça marche en pratique
Dans la section Documents > Facture électronique de Fixh IT, vous trouverez un espace dédié à l'import depuis un autre prestataire : il suffit de glisser-déposer (drag&drop) les fichiers XML des factures électroniques directement dans le navigateur, ou de les sélectionner manuellement depuis votre ordinateur. Vous pouvez importer jusqu'à 10 fichiers à la fois, chacun d'une taille maximale de 2Mo, afin que même ceux qui doivent migrer des centaines de factures puissent le faire en plusieurs imports rapides sans attente.
Le système lit la structure XML au format officiel FatturaPA et reconnaît automatiquement les données du client (numéro de TVA, code fiscal, code destinataire ou messagerie certifiée), le montant, les taux de TVA et le numéro de facture d'origine, de sorte que chaque document importé conserve les mêmes références fiscales avec lesquelles il a été émis par l'ancien logiciel. Les factures importées restent toujours distinctes, dans la numérotation, de celles émises directement par Fixh IT, afin de ne jamais générer de doublons ni de sauts dans la numérotation des nouvelles factures.
Une fois importée, chaque facture est consultable dans la même liste de documents que les factures émises par Fixh IT, avec un PDF de courtoisie généré automatiquement et, lorsque c'est possible, lié à la fiche client déjà présente dans l'entreprise : ainsi, même l'historique fiscal s'intègre dans la vue à 360° du client.
Guide rapide
- Allez dans Documents > Facture électronique et ouvrez la section « Importer depuis un autre prestataire ».
- Glissez dans la zone de dépôt les fichiers XML des factures à migrer, ou sélectionnez-les depuis votre ordinateur.
- Importez jusqu'à 10 fichiers à la fois (2Mo max chacun) : pour des archives plus volumineuses, répétez l'opération en plusieurs imports.
- Laissez Fixh IT lire automatiquement le client, les montants, les taux de TVA et le numéro de facture d'origine de chaque XML.
- Vérifiez l'aperçu des factures importées et assurez-vous que les clients ont été correctement reconnus.
- Confirmez l'import : les factures apparaissent dans la liste des documents avec le PDF de courtoisie généré automatiquement.
- Répétez l'opération chaque fois que vous devez compléter la migration de l'historique depuis l'ancien logiciel.
Cas d'usage réels
Un centre de réparation passe d'un logiciel de facturation générique à Fixh IT en cours d'année fiscale : il importe en un après-midi les factures électroniques des six premiers mois, de sorte que toute l'année reste consultable depuis une seule archive.
Une entreprise avec plusieurs sites consolide sur Fixh IT également les documents fiscaux qu'un site satellite émettait encore avec un autre programme, réunissant toutes les factures sous le même tableau de bord administratif.
Lors d'un contrôle ou d'une demande du comptable, le gérant du magasin retrouve en quelques secondes une facture émise des mois plus tôt avec l'ancien logiciel, sans devoir rouvrir un programme peut-être déjà résilié.
Conseils et bonnes pratiques
Importez les factures dans l'ordre chronologique lorsque c'est possible, afin que la liste des documents reste facile à consulter. Après le premier import test, vérifiez toujours que le client a été correctement associé à la fiche existante dans Fixh IT : si un client n'est pas reconnu, vous pouvez tout de même terminer l'import et le lier manuellement plus tard. Conservez une copie des fichiers XML originaux même après l'import, comme l'exige la réglementation sur la conservation numérique.
Erreurs courantes à éviter
La première erreur consiste à essayer d'importer des fichiers qui ne sont pas des XML valides au format FatturaPA (par exemple des PDF ou des fichiers convertis) : le système a besoin du XML original pour lire correctement toutes les données fiscales. Une autre erreur fréquente est de dépasser la limite de 2Mo par fichier en essayant de charger des archives ZIP contenant plusieurs factures : chaque XML doit être chargé individuellement. Enfin, évitez d'importer plusieurs fois la même facture : le système la reconnaît grâce à son numéro d'origine, mais il reste conseillé de suivre ce qui a déjà été migré.
Pour aller plus loin
- Facture électronique et envoi au SdI
- Import en masse des produits
- Exporter toutes les données de l'entreprise : réparations, documents, clients et tickets dans une archive ZIP
Questions fréquentes
Puis-je importer des factures émises par n'importe quel logiciel de facturation électronique ? Oui, à condition que le fichier soit un XML valide au format officiel FatturaPA requis par le SdI, quel que soit le programme qui l'a généré.
Combien de factures puis-je importer à la fois ? Jusqu'à 10 fichiers par import, chacun de 2Mo maximum : pour des volumes plus importants, il suffit de répéter l'opération plusieurs fois.
Les factures importées sont-elles renumérotées ? Non, elles conservent le numéro et les données d'origine avec lesquels elles ont été émises par l'ancien logiciel, et restent distinctes de la numérotation des nouvelles factures émises par Fixh IT.
Que se passe-t-il si le client de la facture n'existe pas encore dans Fixh IT ? L'import est tout de même finalisé, et vous pourrez associer ou créer la fiche client correspondante plus tard.
Un PDF est-il aussi généré pour les factures importées ? Oui, Fixh IT génère automatiquement un PDF de courtoisie lisible, même pour les documents importés depuis un autre prestataire.
Faut-il installer quelque chose pour utiliser cette fonction ? Non, l'import se fait depuis le navigateur par glisser-déposer des fichiers XML, sans plugin ni logiciel supplémentaire.
