Cuando una empresa decide cambiar de programa de gestión para su taller de reparaciones, también se lleva consigo el historial de facturas electrónicas ya emitidas con el programa anterior. Con un software para asistencia técnica como Fixh IT no hace falta empezar de cero ni mantener dos sistemas abiertos en paralelo: puedes importar las facturas electrónicas XML generadas por otro proveedor directamente en el archivo de documentos de Fixh IT, en pocos minutos y sin introducir datos manualmente.
Por qué es importante para un centro de asistencia técnica
Quien gestiona una tienda de reparación de smartphones y ordenadores suele llegar a Fixh IT desde otro programa de gestión o desde un software de facturación aparte, con meses o años de facturas electrónicas ya emitidas a particulares y empresas. Reconstruir manualmente este historial, o peor aún, dejarlo en otro programa, significa perder la visión unificada del cliente: presupuestos, reparaciones, garantías y ahora también las facturas antiguas dejarían de estar disponibles en el mismo lugar. La importación múltiple de facturas electrónicas resuelve exactamente este problema, permitiendo migrar los documentos fiscales sin interrumpir la continuidad administrativa de la empresa.
Cómo funciona en la práctica
En la sección Documentos > Factura electrónica de Fixh IT encontrarás un área dedicada a la importación desde otro proveedor: basta con arrastrar (drag&drop) los archivos XML de las facturas electrónicas directamente en el navegador, o seleccionarlos manualmente desde tu ordenador. Puedes importar hasta 10 archivos a la vez, cada uno de un tamaño máximo de 2MB, de modo que incluso quien deba migrar cientos de facturas pueda hacerlo en varias cargas rápidas sin esperas.
El sistema lee la estructura XML en el formato oficial FatturaPA y reconoce automáticamente los datos del cliente (NIF/CIF, código de destinatario o correo certificado), el importe, los tipos de IVA y el número de factura original, de modo que cada documento importado conserva las mismas referencias fiscales con las que fue emitido por el antiguo programa. Las facturas importadas quedan siempre diferenciadas, en la numeración, de las emitidas directamente por Fixh IT, para no generar nunca duplicados ni saltos en la numeración de las facturas nuevas.
Una vez importada, cada factura puede consultarse en la misma lista de documentos que las facturas emitidas por Fixh IT, con un PDF de cortesía generado automáticamente y, cuando es posible, vinculada a la ficha del cliente ya presente en la empresa: así también el historial fiscal se integra en la vista de 360º del cliente.
Guía rápida
- Ve a Documentos > Factura electrónica y abre la sección "Importar desde otro proveedor".
- Arrastra al área de carga los archivos XML de las facturas a migrar, o selecciónalos desde tu ordenador.
- Carga hasta 10 archivos por vez (máx. 2MB cada uno): para archivos más grandes, repite la operación en varias cargas.
- Deja que Fixh IT lea automáticamente cliente, importes, tipos de IVA y número de factura original de cada XML.
- Comprueba la vista previa de las facturas importadas y verifica que los clientes se hayan reconocido correctamente.
- Confirma la importación: las facturas aparecen en la lista de documentos junto al PDF de cortesía generado automáticamente.
- Repite la operación cada vez que necesites completar la migración del historial desde el antiguo programa.
Casos de uso reales
Un centro de asistencia técnica cambia de un software de facturación genérico a Fixh IT a mitad del ejercicio fiscal: importa en una sola tarde las facturas electrónicas de los primeros seis meses, de modo que todo el año quede consultable desde un único archivo.
Una empresa con varias sedes consolida en Fixh IT también los documentos fiscales que una sede satélite seguía emitiendo con otro programa, reuniendo todas las facturas bajo el mismo panel administrativo.
Durante una inspección o una solicitud de la gestoría, el propietario de la tienda encuentra en segundos una factura emitida meses antes con el antiguo programa, sin tener que volver a abrir un software que quizá ya haya dado de baja.
Consejos y buenas prácticas
Importa las facturas en orden cronológico cuando sea posible, para que la lista de documentos siga siendo fácil de consultar. Después de la primera importación de prueba, comprueba siempre que el cliente se haya asociado correctamente a la ficha ya existente en Fixh IT: si un cliente no es reconocido, igualmente puedes completar la importación y vincularlo manualmente más adelante. Conserva una copia de los archivos XML originales incluso después de la importación, tal y como exige la normativa de conservación digital.
Errores comunes que evitar
El primer error es intentar importar archivos que no son XML válidos en formato FatturaPA (por ejemplo, PDF o archivos convertidos): el sistema necesita el XML original para leer correctamente todos los datos fiscales. Otro error frecuente es superar el límite de 2MB por archivo intentando cargar archivos ZIP con varias facturas dentro: cada XML debe cargarse individualmente. Por último, evita importar la misma factura más de una vez: el sistema la reconoce por su número original, pero sigue siendo buena práctica llevar un control de lo que ya se ha migrado.
Más información
- Factura electrónica y envío al SdI
- Importación masiva de productos
- Exportar todos los datos de la empresa: reparaciones, documentos, clientes y tickets en un archivo ZIP
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar facturas emitidas por cualquier software de facturación electrónica? Sí, siempre que el archivo sea un XML válido en el formato oficial FatturaPA requerido por el SdI, independientemente del programa que lo haya generado.
¿Cuántas facturas puedo importar a la vez? Hasta 10 archivos por carga, cada uno de máximo 2MB: para volúmenes mayores, basta con repetir la operación varias veces.
¿Se renumeran las facturas importadas? No, conservan el número y los datos originales con los que fueron emitidas por el antiguo programa, y quedan diferenciadas de la numeración de las nuevas facturas emitidas por Fixh IT.
¿Qué ocurre si el cliente de la factura todavía no existe en Fixh IT? La importación se completa igualmente, y podrás asociar o crear la ficha de cliente correspondiente más adelante.
¿Se genera un PDF también para las facturas importadas? Sí, Fixh IT genera automáticamente un PDF de cortesía legible también para los documentos importados desde otro proveedor.
¿Hace falta instalar algo para usar esta función? No, la importación se realiza desde el navegador con arrastrar y soltar los archivos XML, sin plugins ni software adicional.
