Wenn ein Unternehmen beschließt, die Verwaltungssoftware für seine Reparaturwerkstatt zu wechseln, nimmt es auch die Historie der bereits mit dem alten Programm ausgestellten elektronischen Rechnungen mit. Mit einer Reparaturwerkstatt-Software wie Fixh IT müssen Sie nicht bei null anfangen oder zwei Systeme parallel offen halten: Sie können die von einem anderen Anbieter erzeugten XML-Rechnungen direkt in das Dokumentenarchiv von Fixh IT importieren, in wenigen Minuten und ohne manuelle Dateneingabe.
Warum das für eine Reparaturwerkstatt wichtig ist
Wer ein Reparaturgeschäft für Smartphones und PCs führt, kommt oft von einer anderen Verwaltungssoftware oder einem separaten Rechnungsprogramm zu Fixh IT, mit Monaten oder Jahren an bereits ausgestellten elektronischen Rechnungen an Privatkunden und Unternehmen. Diese Historie manuell wiederherzustellen, oder schlimmer noch, sie in einem anderen Programm zu belassen, bedeutet, die einheitliche Sicht auf den Kunden zu verlieren: Kostenvoranschläge, Reparaturen, Garantien und nun auch die alten Rechnungen wären nicht mehr am selben Ort einsehbar. Der Massenimport elektronischer Rechnungen löst genau dieses Problem, indem er die Migration der Steuerdokumente ermöglicht, ohne die administrative Kontinuität des Unternehmens zu unterbrechen.
So funktioniert es in der Praxis
Im Bereich Dokumente > Elektronische Rechnung von Fixh IT finden Sie einen eigenen Bereich für den Import von einem anderen Anbieter: Ziehen Sie die XML-Dateien der elektronischen Rechnungen einfach per Drag&Drop direkt in den Browser oder wählen Sie sie manuell von Ihrem Computer aus. Sie können bis zu 10 Dateien gleichzeitig importieren, jede mit einer maximalen Größe von 2MB, sodass auch wer Hunderte von Rechnungen migrieren muss, dies in mehreren schnellen Uploads ohne Wartezeit tun kann.
Das System liest die XML-Struktur im offiziellen FatturaPA-Format und erkennt automatisch die Kundendaten (USt-IdNr., Steuernummer, Empfängercode oder zertifizierte E-Mail), den Betrag, die Mehrwertsteuersätze und die ursprüngliche Rechnungsnummer, sodass jedes importierte Dokument dieselben steuerlichen Referenzen behält, mit denen es von der alten Software ausgestellt wurde. Importierte Rechnungen bleiben in der Nummerierung immer von den direkt von Fixh IT ausgestellten getrennt, sodass niemals Duplikate oder Lücken in der Nummerierung der neuen Rechnungen entstehen.
Einmal importiert, ist jede Rechnung in derselben Dokumentenliste wie die von Fixh IT ausgestellten Rechnungen einsehbar, mit einem automatisch erstellten Kulanz-PDF und, wo möglich, verknüpft mit dem bereits im Unternehmen vorhandenen Kundendatensatz: So fließt auch die steuerliche Historie in die 360°-Ansicht des Kunden ein.
Kurzanleitung
- Gehen Sie zu Dokumente > Elektronische Rechnung und öffnen Sie den Bereich „Von anderem Anbieter importieren".
- Ziehen Sie die zu migrierenden XML-Dateien in den Upload-Bereich oder wählen Sie sie von Ihrem Computer aus.
- Laden Sie bis zu 10 Dateien gleichzeitig hoch (max. 2MB je Datei): Für größere Archive wiederholen Sie den Vorgang in mehreren Uploads.
- Lassen Sie Fixh IT automatisch Kunde, Beträge, Mehrwertsteuersätze und ursprüngliche Rechnungsnummer aus jeder XML-Datei auslesen.
- Prüfen Sie die Vorschau der importierten Rechnungen und stellen Sie sicher, dass die Kunden korrekt erkannt wurden.
- Bestätigen Sie den Import: Die Rechnungen erscheinen in der Dokumentenliste zusammen mit dem automatisch erstellten Kulanz-PDF.
- Wiederholen Sie den Vorgang, sobald Sie die Migration der Historie aus der alten Software vervollständigen müssen.
Praxisbeispiele
Eine Reparaturwerkstatt wechselt mitten im Steuerjahr von einer generischen Rechnungssoftware zu Fixh IT: Sie importiert an einem einzigen Nachmittag die elektronischen Rechnungen der ersten sechs Monate, sodass das gesamte Jahr aus einem einzigen Archiv einsehbar bleibt.
Ein Unternehmen mit mehreren Standorten konsolidiert auf Fixh IT auch die Steuerdokumente, die eine Zweigstelle noch mit einem anderen Programm ausgestellt hat, und bringt so alle Rechnungen unter dasselbe Verwaltungs-Dashboard.
Bei einer Prüfung oder auf Anfrage des Steuerberaters findet der Inhaber des Geschäfts in Sekundenschnelle eine Rechnung, die Monate zuvor mit der alten Software ausgestellt wurde, ohne ein Programm erneut öffnen zu müssen, das er vielleicht schon gekündigt hat.
Tipps und bewährte Verfahren
Importieren Sie Rechnungen nach Möglichkeit in chronologischer Reihenfolge, damit die Dokumentenliste übersichtlich bleibt. Prüfen Sie nach dem ersten Testimport immer, ob der Kunde korrekt dem bestehenden Datensatz in Fixh IT zugeordnet wurde: Wird ein Kunde nicht erkannt, können Sie den Import trotzdem abschließen und ihn später manuell verknüpfen. Bewahren Sie eine Kopie der ursprünglichen XML-Dateien auch nach dem Import auf, wie es die Vorschriften zur digitalen Aufbewahrung verlangen.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Der erste Fehler ist der Versuch, Dateien zu importieren, die keine gültigen XML im FatturaPA-Format sind (zum Beispiel PDFs oder konvertierte Dateien): Das System benötigt das Original-XML, um alle Steuerdaten korrekt zu lesen. Ein weiterer häufiger Fehler ist das Überschreiten des 2MB-Limits pro Datei beim Versuch, ZIP-Archive mit mehreren Rechnungen hochzuladen: Jede XML-Datei muss einzeln hochgeladen werden. Vermeiden Sie schließlich, dieselbe Rechnung mehrmals zu importieren: Das System erkennt sie an ihrer ursprünglichen Nummer, dennoch ist es ratsam, den Überblick darüber zu behalten, was bereits migriert wurde.
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich Rechnungen importieren, die von jeder beliebigen Software für elektronische Rechnungen ausgestellt wurden? Ja, sofern die Datei ein gültiges XML im offiziellen, vom SdI geforderten FatturaPA-Format ist, unabhängig davon, welches Programm es erzeugt hat.
Wie viele Rechnungen kann ich gleichzeitig importieren? Bis zu 10 Dateien pro Upload, je maximal 2MB: Bei größeren Mengen wiederholen Sie den Vorgang einfach mehrfach.
Werden importierte Rechnungen neu nummeriert? Nein, sie behalten die Nummer und die Originaldaten, mit denen sie von der alten Software ausgestellt wurden, und bleiben getrennt von der Nummerierung der neuen, von Fixh IT ausgestellten Rechnungen.
Was passiert, wenn der Kunde der Rechnung noch nicht in Fixh IT existiert? Der Import wird trotzdem abgeschlossen, und Sie können den entsprechenden Kundendatensatz später zuordnen oder anlegen.
Wird auch für importierte Rechnungen ein PDF erstellt? Ja, Fixh IT erstellt automatisch ein lesbares Kulanz-PDF auch für Dokumente, die von einem anderen Anbieter importiert wurden.
Muss ich etwas installieren, um diese Funktion zu nutzen? Nein, der Import erfolgt über den Browser per Drag&Drop der XML-Dateien, ohne Plugins oder zusätzliche Software.
