عندما تقرر شركة تغيير برنامج الإدارة الخاص بورشة الإصلاح، فإنها تأخذ معها أيضًا سجل الفواتير الإلكترونية التي سبق إصدارها بالبرنامج القديم. مع برنامج لمراكز الصيانة مثل Fixh IT، لا داعي للبدء من الصفر أو إبقاء نظامين مفتوحين في الوقت نفسه: يمكنك استيراد فواتير XML الإلكترونية الصادرة من مزود آخر مباشرة إلى أرشيف مستندات Fixh IT، في دقائق معدودة ودون إدخال يدوي للبيانات.
لماذا يهم هذا مركز الصيانة
من يدير محل إصلاح هواتف ذكية وأجهزة كمبيوتر غالبًا ما يصل إلى Fixh IT من برنامج إدارة آخر أو أداة فوترة منفصلة، ومعه أشهر أو سنوات من الفواتير الإلكترونية الصادرة بالفعل للعملاء الأفراد والشركات. إعادة بناء هذا السجل يدويًا، أو الأسوأ من ذلك تركه في برنامج مختلف، يعني فقدان الرؤية الموحدة للعميل: عروض الأسعار، الإصلاحات، الضمانات، والآن أيضًا الفواتير القديمة لن تعد متاحة في مكان واحد. استيراد الفواتير الإلكترونية بشكل متعدد يحل هذه المشكلة بالضبط، مما يتيح ترحيل المستندات الضريبية دون مقاطعة الاستمرارية الإدارية للشركة.
كيف يعمل عمليًا
من قسم المستندات > الفاتورة الإلكترونية في Fixh IT ستجد منطقة مخصصة للاستيراد من مزود آخر: يكفي سحب وإفلات ملفات XML الخاصة بالفواتير الإلكترونية مباشرة في المتصفح، أو اختيارها يدويًا من جهاز الكمبيوتر. يمكنك استيراد حتى 10 ملفات في المرة الواحدة، بحد أقصى 2 ميجابايت لكل ملف، بحيث يمكن حتى لمن يحتاج إلى ترحيل مئات الفواتير القيام بذلك عبر عدة عمليات رفع سريعة دون انتظار.
يقرأ النظام بنية XML بالتنسيق الرسمي FatturaPA ويتعرف تلقائيًا على بيانات العميل (الرقم الضريبي، الكود الضريبي، كود المستلم أو البريد الإلكتروني الموثق)، والمبلغ، ونسب ضريبة القيمة المضافة، ورقم الفاتورة الأصلي، بحيث يحتفظ كل مستند مستورد بنفس المراجع الضريبية التي صدر بها من البرنامج القديم. تبقى الفواتير المستوردة دائمًا متمايزة، من حيث الترقيم، عن تلك الصادرة مباشرة من Fixh IT، حتى لا يتم أبدًا إنشاء تكرارات أو فجوات في ترقيم الفواتير الجديدة.
بمجرد الاستيراد، يمكن الاطلاع على كل فاتورة في نفس قائمة المستندات الخاصة بالفواتير الصادرة من Fixh IT، مع ملف PDF توضيحي يُنشأ تلقائيًا، ومرتبط حيثما أمكن ببطاقة العميل الموجودة بالفعل في الشركة: بهذه الطريقة يندمج السجل الضريبي أيضًا في الرؤية الشاملة 360° للعميل.
دليل سريع
- اذهب إلى المستندات > الفاتورة الإلكترونية وافتح قسم "الاستيراد من مزود آخر".
- اسحب ملفات XML للفواتير المراد ترحيلها إلى منطقة الرفع، أو اخترها من جهاز الكمبيوتر.
- ارفع حتى 10 ملفات في المرة الواحدة (بحد أقصى 2 ميجابايت لكل ملف): للأرشيفات الأكبر، كرر العملية على عدة دفعات.
- دع Fixh IT يقرأ تلقائيًا العميل والمبالغ ونسب ضريبة القيمة المضافة ورقم الفاتورة الأصلي من كل ملف XML.
- تحقق من معاينة الفواتير المستوردة وتأكد من التعرف الصحيح على العملاء.
- أكّد عملية الاستيراد: ستظهر الفواتير في قائمة المستندات مع ملف PDF التوضيحي الذي يُنشأ تلقائيًا.
- كرر العملية في كل مرة تحتاج فيها إلى إكمال ترحيل السجل من البرنامج القديم.
حالات استخدام واقعية
ينتقل مركز صيانة من برنامج فوترة عام إلى Fixh IT في منتصف السنة الضريبية: يستورد في فترة بعد ظهر واحدة الفواتير الإلكترونية للأشهر الستة الأولى، بحيث تبقى السنة بأكملها قابلة للاطلاع من أرشيف واحد.
تقوم شركة ذات عدة فروع بتوحيد المستندات الضريبية في Fixh IT، بما فيها تلك التي كان فرع تابع لا يزال يصدرها ببرنامج آخر، مما يجمع كل الفواتير تحت لوحة إدارية واحدة.
أثناء عملية تدقيق أو طلب من المحاسب، يجد صاحب المحل في ثوانٍ فاتورة صدرت قبل أشهر بالبرنامج القديم، دون الحاجة لإعادة فتح برنامج ربما يكون قد ألغى الاشتراك فيه بالفعل.
نصائح وأفضل الممارسات
استورد الفواتير بترتيب زمني كلما أمكن ذلك، حتى تبقى قائمة المستندات سهلة التصفح. بعد أول عملية استيراد تجريبية، تحقق دائمًا من أن العميل قد تم ربطه بشكل صحيح بالبطاقة الموجودة في Fixh IT: إذا لم يتم التعرف على عميل، يمكنك مع ذلك إتمام الاستيراد وربطه يدويًا لاحقًا. احتفظ بنسخة من ملفات XML الأصلية حتى بعد الاستيراد، وفقًا للوائح الحفظ الرقمي.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
الخطأ الأول هو محاولة استيراد ملفات ليست XML صالحة بتنسيق FatturaPA (مثل ملفات PDF أو ملفات محوّلة): يحتاج النظام إلى ملف XML الأصلي لقراءة جميع البيانات الضريبية بشكل صحيح. خطأ شائع آخر هو تجاوز حد 2 ميجابايت لكل ملف بمحاولة رفع أرشيفات ZIP تحتوي على عدة فواتير: يجب رفع كل ملف XML بشكل منفصل. أخيرًا، تجنب استيراد نفس الفاتورة أكثر من مرة: يتعرف عليها النظام برقمها الأصلي، لكن يظل من الجيد تتبع ما تم ترحيله بالفعل.
اقرأ أيضًا
- الفاتورة الإلكترونية وإرسالها إلى SdI
- الاستيراد الجماعي للمنتجات
- تصدير كل بيانات الشركة: الإصلاحات والمستندات والعملاء والإيصالات في أرشيف ZIP
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني استيراد فواتير صادرة من أي برنامج فوترة إلكترونية؟ نعم، بشرط أن يكون الملف XML صالحًا بالتنسيق الرسمي FatturaPA المطلوب من قبل SdI، بغض النظر عن البرنامج الذي أنشأه.
كم عدد الفواتير التي يمكنني استيرادها دفعة واحدة؟ حتى 10 ملفات لكل عملية رفع، بحد أقصى 2 ميجابايت لكل ملف: للكميات الأكبر، يكفي تكرار العملية عدة مرات.
هل يُعاد ترقيم الفواتير المستوردة؟ لا، تحتفظ بالرقم والبيانات الأصلية التي صدرت بها من البرنامج القديم، وتبقى متمايزة عن ترقيم الفواتير الجديدة الصادرة من Fixh IT.
ماذا يحدث إذا لم يكن عميل الفاتورة موجودًا بعد في Fixh IT؟ تكتمل عملية الاستيراد على أي حال، ويمكنك ربط أو إنشاء بطاقة العميل المقابلة لاحقًا.
هل يتم إنشاء ملف PDF أيضًا للفواتير المستوردة؟ نعم، ينشئ Fixh IT تلقائيًا ملف PDF توضيحيًا قابلًا للقراءة حتى للمستندات المستوردة من مزود آخر.
هل يجب تثبيت شيء لاستخدام هذه الميزة؟ لا، يتم الاستيراد من المتصفح عن طريق سحب وإفلات ملفات XML، دون إضافات أو برامج إضافية.
