Com o Fixh IT o cliente assina digitalmente o recibo de aceitação da reparação, traçando a assinatura à mão livre com o dedo ou o rato diretamente no ecrã ou num tablet na loja, ou à distância abrindo um link público recebido por email ou SMS, sem ter de instalar qualquer aplicação nem fazer login. A assinatura recolhida é guardada como imagem e anexada automaticamente tanto ao ticket da reparação como ao PDF do recibo, eliminando por completo a necessidade de imprimir formulários em papel para assinar à mão.
Porque é importante para um centro de assistência
Num centro de reparação de smartphones e PC que gere dezenas de reparações por dia, o formulário de aceitação em papel é frequentemente o elo fraco do fluxo: perde-se, suja-se, tem de ser arquivado fisicamente e recuperado manualmente em caso de disputa. A assinatura digital resolve este problema pela raiz: o documento assinado fica sempre associado ao ticket da reparação no software, consultável em segundos a partir de qualquer posto de trabalho, sem arquivos físicos a gerir. Para um laboratório de reparações, isto também significa poder fazer o cliente assinar mesmo quando não está fisicamente na loja, por exemplo para aprovar um orçamento à distância antes de começar a trabalhar num dispositivo deixado por um colega ou recebido por estafeta.
Na prática
O fluxo de assinatura digital baseia-se num link público único e seguro, associado a um token ligado à reparação específica: ao abrir este link, sem necessidade de credenciais nem registo, tanto o cliente como a equipa veem um resumo do documento (número de reparação, nome do cliente, avaria comunicada, acessórios, condição, valor do orçamento e eventual sinal já pago), seguido de uma área dedicada para traçar a assinatura. A assinatura desenha-se livremente com o dedo em tablet ou smartphone, ou com o rato num computador, numa caixa dedicada que pode ser apagada e redesenhada antes da confirmação final.
Uma vez confirmada, a assinatura é convertida em imagem, guardada no ticket junto com o nome da pessoa que assinou e a data e hora exatas da assinatura, e o sistema impede que o mesmo documento seja assinado uma segunda vez, protegendo a integridade da prova recolhida. A partir desse momento, o PDF do recibo de reparação gerado pelo sistema inclui automaticamente a imagem da assinatura, e pode ser consultado e descarregado tanto pela equipa a partir do software como pelo próprio cliente através do mesmo link público. O fluxo funciona tanto ao balcão, com o cliente a assinar diante do técnico num tablet ou ecrã tátil, como totalmente à distância, se a equipa enviar o link por email ou SMS e o cliente assinar a partir do seu próprio smartphone sempre que lhe for conveniente.
Guia rápido
- Abra a reparação para a qual precisa que o cliente assine, por exemplo na receção ou ao aprovar um orçamento.
- Gere ou recupere o link público de assinatura associado a esse ticket.
- Se o cliente estiver ao balcão, abra o link num tablet ou ecrã tátil e entregue-lho para que trace a assinatura com o dedo.
- Se o cliente não estiver na loja, envie o link por email ou SMS e deixe-o abrir a página a partir do seu próprio smartphone ou computador quando puder.
- O cliente desenha a assinatura na caixa dedicada, apaga-a e redesenha-a se necessário, e depois confirma.
- O sistema guarda automaticamente a assinatura, o nome do assinante e a data, anexando-os ao ticket e ao PDF do documento.
- Consulte o documento assinado a qualquer momento a partir do histórico da reparação ou do link público.
Casos de uso reais
Um cliente traz o seu smartphone ao balcão: o técnico preenche o formulário de aceitação com a avaria comunicada e os acessórios entregues, depois entrega o tablet ao cliente, que assina com o dedo diretamente no ecrã, sem nada a imprimir.
Uma empresa recebe um PC por estafeta de um cliente que vive longe da loja: após o diagnóstico, envia por email o link público com o orçamento detalhado; o cliente abre-o a partir do seu próprio computador, lê as condições e assina com o rato para aprovar a intervenção, sem nunca ter de se apresentar fisicamente antes da entrega final.
Um centro de assistência com vários técnicos quer evitar disputas sobre quem autorizou uma reparação dispendiosa: graças à assinatura digital com o nome do assinante e a data/hora exata, o proprietário pode sempre verificar quando e por quem foi aprovado um determinado orçamento, mesmo semanas depois.
Conselhos e boas práticas
Faça sempre o cliente ler com atenção o resumo do documento antes de pedir a assinatura, em particular a avaria comunicada, os acessórios entregues e o valor do orçamento: uma vez assinado, o documento já não pode ser editado. Use a assinatura à distância para orçamentos que exijam mais tempo de reflexão por parte do cliente, evitando forçá-lo a decidir ao balcão sob pressão. Verifique sempre se o nome do assinante corresponde ao cliente titular da reparação, sobretudo quando o dispositivo é entregue por terceiros.
Erros comuns a evitar
Não envie o link de assinatura sem verificar primeiro se o email ou o número de telefone do cliente estão corretos: um link que nunca chega ao destino bloqueia desnecessariamente o fluxo da reparação. Não se esqueça de que um documento já assinado não pode ser assinado uma segunda vez: se forem necessárias correções substanciais, é preciso gerar um novo documento associado à mesma reparação. Evite fazer o cliente assinar antes de verificar efetivamente a avaria e os acessórios no dispositivo: a assinatura certifica o que está escrito, pelo que quaisquer imprecisões se tornam difíceis de contestar depois.
Saiba mais
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Perguntas frequentes
O cliente precisa de instalar algo para assinar à distância? Não, basta abrir o link público recebido por email ou SMS a partir de qualquer navegador, em smartphone, tablet ou computador, sem instalar aplicações nem fazer login.
A assinatura digital substitui completamente o formulário em papel? Sim, a assinatura recolhida e anexada ao documento tem o mesmo valor do formulário assinado à mão, eliminando a necessidade de papel e de arquivos físicos.
Posso fazer o cliente assinar mais do que um documento na mesma reparação? Sim, pode recolher assinaturas diferentes para documentos diferentes associados ao mesmo ticket, por exemplo o formulário de aceitação e depois o documento de entrega final.
O que acontece se tentar assinar o mesmo documento duas vezes? O sistema bloqueia a operação: um documento já assinado não pode ser substituído por uma nova assinatura, para proteger a integridade da prova recolhida.
Com que assina o cliente em tablet ou smartphone? Traça uma assinatura à mão livre com o dedo diretamente no ecrã tátil, numa caixa dedicada que pode apagar e redesenhar antes de confirmar.
Onde encontro o documento assinado depois da assinatura? Permanece sempre consultável no histórico da reparação a partir do software, e o PDF gerado inclui automaticamente a imagem da assinatura, o nome do assinante e a data.
