Dzięki Fixh IT klient podpisuje cyfrowo potwierdzenie przyjęcia naprawy, rysując odręczny podpis palcem lub myszką bezpośrednio na ekranie lub tablecie w sklepie, albo zdalnie, otwierając publiczny link otrzymany mailem lub SMS-em, bez konieczności instalowania aplikacji ani logowania się. Zebrany podpis jest zapisywany jako obraz i automatycznie dołączany zarówno do zlecenia naprawy, jak i do pliku PDF potwierdzenia, całkowicie eliminując konieczność drukowania papierowych formularzy do podpisu ręcznego.
Dlaczego to ważne dla centrum serwisowego
W centrum naprawy smartfonów i komputerów obsługującym dziesiątki napraw dziennie papierowy formularz przyjęcia jest często słabym ogniwem przepływu: gubi się, brudzi, trzeba go fizycznie archiwizować i ręcznie odnajdywać w razie sporu. Podpis cyfrowy rozwiązuje ten problem u podstaw: podpisany dokument zawsze pozostaje powiązany ze zleceniem naprawy w programie, dostępny w kilka sekund z dowolnego stanowiska, bez fizycznych archiwów do zarządzania. Dla laboratorium napraw oznacza to również możliwość uzyskania podpisu klienta nawet wtedy, gdy nie jest on fizycznie w sklepie, na przykład aby zdalnie zatwierdzić wycenę przed rozpoczęciem pracy nad urządzeniem przekazanym przez kolegę lub otrzymanym kurierem.
W praktyce
Przepływ podpisu cyfrowego opiera się na unikalnym, bezpiecznym publicznym linku, powiązanym z tokenem przypisanym do konkretnej naprawy: otwierając ten link, bez konieczności podawania danych logowania ani rejestracji, zarówno klient, jak i personel widzą podsumowanie dokumentu (numer naprawy, imię i nazwisko klienta, zgłoszoną usterkę, akcesoria, stan, kwotę wyceny i ewentualną już wpłaconą zaliczkę), a następnie dedykowany obszar do narysowania podpisu. Podpis rysuje się swobodnie palcem na tablecie lub smartfonie, albo myszką na komputerze, w dedykowanym polu, które można wyczyścić i narysować ponownie przed ostatecznym potwierdzeniem.
Po potwierdzeniu podpis jest przekształcany w obraz, zapisywany w zleceniu wraz z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej oraz dokładną datą i godziną podpisu, a system uniemożliwia ponowne podpisanie tego samego dokumentu, chroniąc integralność zebranego dowodu. Od tego momentu plik PDF potwierdzenia naprawy generowany przez system automatycznie zawiera obraz podpisu i można go przeglądać oraz pobierać zarówno przez personel z poziomu programu, jak i przez samego klienta za pomocą tego samego publicznego linku. Przepływ działa zarówno przy ladzie, gdy klient podpisuje się w obecności technika na tablecie lub ekranie dotykowym, jak i całkowicie zdalnie, jeśli personel wyśle link mailem lub SMS-em, a klient podpisze się z własnego smartfona, gdy tylko będzie mu to wygodne.
Szybki przewodnik
- Otwórz naprawę, dla której potrzebujesz podpisu klienta, na przykład przy przyjęciu lub przy zatwierdzaniu wyceny.
- Wygeneruj lub pobierz publiczny link do podpisu powiązany z tym zleceniem.
- Jeśli klient jest przy ladzie, otwórz link na tablecie lub ekranie dotykowym i przekaż mu urządzenie, aby narysował podpis palcem.
- Jeśli klienta nie ma w sklepie, wyślij link mailem lub SMS-em i pozwól mu otworzyć stronę z własnego smartfona lub komputera, gdy będzie mógł.
- Klient rysuje podpis w dedykowanym polu, czyści go i rysuje ponownie w razie potrzeby, a następnie potwierdza.
- System automatycznie zapisuje podpis, imię i nazwisko podpisującego oraz datę, dołączając je do zlecenia i do pliku PDF dokumentu.
- Przeglądaj podpisany dokument w dowolnym momencie z historii naprawy lub z publicznego linku.
Rzeczywiste przypadki użycia
Klient przynosi swój smartfon do lady: technik wypełnia formularz przyjęcia ze zgłoszoną usterką i dostarczonymi akcesoriami, a następnie podaje tablet klientowi, który podpisuje się palcem bezpośrednio na ekranie, bez konieczności czegokolwiek drukować.
Firma otrzymuje komputer kurierem od klienta mieszkającego daleko od sklepu: po diagnostyce wysyła mailem publiczny link ze szczegółową wyceną; klient otwiera go na własnym komputerze, czyta warunki i podpisuje się myszką, aby zatwierdzić naprawę, nigdy nie musząc stawić się osobiście przed ostatecznym odbiorem.
Centrum serwisowe z kilkoma technikami chce uniknąć sporów o to, kto zatwierdził kosztowną naprawę: dzięki podpisowi cyfrowemu z imieniem i nazwiskiem podpisującego oraz dokładnym znacznikiem czasu właściciel zawsze może zweryfikować, kiedy i przez kogo dana wycena została zatwierdzona, nawet po kilku tygodniach.
Wskazówki i dobre praktyki
Zawsze pozwól klientowi uważnie przeczytać podsumowanie dokumentu przed poproszeniem o podpis, w szczególności zgłoszoną usterkę, dostarczone akcesoria i kwotę wyceny: po podpisaniu dokumentu nie można już go edytować. Korzystaj z podpisu zdalnego przy wycenach wymagających więcej czasu na zastanowienie ze strony klienta, unikając zmuszania go do decyzji przy ladzie pod presją. Zawsze sprawdzaj, czy imię i nazwisko podpisującego odpowiada klientowi, na którego zarejestrowana jest naprawa, zwłaszcza gdy urządzenie dostarcza osoba trzecia.
Częste błędy, których należy unikać
Nie wysyłaj linku do podpisu bez wcześniejszego sprawdzenia, czy email lub numer telefonu klienta są poprawne: link, który nigdy nie dotrze do adresata, niepotrzebnie blokuje przepływ naprawy. Nie zapominaj, że już podpisanego dokumentu nie można podpisać ponownie: jeśli potrzebne są istotne poprawki, należy wygenerować nowy dokument powiązany z tą samą naprawą. Unikaj proszenia klienta o podpis przed faktycznym zweryfikowaniem usterki i akcesoriów na urządzeniu: podpis potwierdza to, co napisano, więc wszelkie nieścisłości później trudno zakwestionować.
Dowiedz się więcej
- Podpis na tablecie: zlecenia naprawy, wyceny i zgody RODO bez papieru
- Wyceny dla klientów
- Zgody na prywatność i marketing
Najczęściej zadawane pytania
Czy klient musi coś zainstalować, aby podpisać zdalnie? Nie, wystarczy otworzyć publiczny link otrzymany mailem lub SMS-em w dowolnej przeglądarce, na smartfonie, tablecie lub komputerze, bez instalowania aplikacji ani logowania.
Czy podpis cyfrowy całkowicie zastępuje formularz papierowy? Tak, zebrany podpis dołączony do dokumentu ma taką samą wartość jak formularz podpisany ręcznie, eliminując potrzebę papieru i fizycznych archiwów.
Czy mogę uzyskać podpis klienta na więcej niż jednym dokumencie tej samej naprawy? Tak, możesz zbierać różne podpisy dla różnych dokumentów powiązanych z tym samym zleceniem, np. formularz przyjęcia, a później dokument ostatecznego wydania.
Co się stanie, jeśli spróbuję podpisać ten sam dokument dwa razy? System blokuje operację: już podpisanego dokumentu nie można nadpisać nowym podpisem, aby chronić integralność zebranego dowodu.
Czym klient podpisuje się na tablecie lub smartfonie? Rysuje odręczny podpis palcem bezpośrednio na ekranie dotykowym, w dedykowanym polu, które może wyczyścić i narysować ponownie przed potwierdzeniem.
Gdzie znajdę podpisany dokument po podpisaniu? Pozostaje zawsze dostępny w historii naprawy z poziomu programu, a wygenerowany plik PDF automatycznie zawiera obraz podpisu, imię i nazwisko podpisującego oraz datę.
