Mit Fixh IT unterschreibt der Kunde den Reparaturannahmebeleg digital, indem er die Unterschrift freihändig mit dem Finger oder der Maus direkt am Bildschirm oder auf einem Tablet im Geschäft zeichnet, oder aus der Ferne über einen per E-Mail oder SMS erhaltenen öffentlichen Link, ohne eine App installieren oder sich anmelden zu müssen. Die erfasste Unterschrift wird als Bild gespeichert und automatisch sowohl dem Reparaturticket als auch dem PDF des Belegs beigefügt, wodurch das Drucken von Papierformularen für handschriftliche Unterschriften vollständig entfällt.
Warum das für ein Servicezentrum wichtig ist
In einem Smartphone- und PC-Reparaturzentrum, das täglich Dutzende Reparaturen abwickelt, ist das Papier-Annahmeformular oft das schwache Glied im Ablauf: Es geht verloren, wird schmutzig, muss physisch abgelegt und im Streitfall manuell wiedergefunden werden. Die digitale Unterschrift löst dieses Problem an der Wurzel: Das unterschriebene Dokument bleibt immer mit dem Reparaturticket in der Software verknüpft, in Sekunden von jedem Arbeitsplatz aus einsehbar, ohne physisches Archiv zu verwalten. Für eine Reparaturwerkstatt bedeutet dies auch, den Kunden auch dann unterschreiben lassen zu können, wenn er nicht physisch im Geschäft ist, zum Beispiel um einen Kostenvoranschlag aus der Ferne zu genehmigen, bevor die Arbeit an einem von einem Kollegen abgegebenen oder per Kurier erhaltenen Gerät beginnt.
In der Praxis
Der digitale Unterschriftenprozess basiert auf einem eindeutigen, sicheren öffentlichen Link, der mit einem der einzelnen Reparatur zugeordneten Token verknüpft ist: Beim Öffnen dieses Links, ohne Anmeldedaten oder Registrierung, sehen sowohl der Kunde als auch das Personal eine Zusammenfassung des Dokuments (Reparaturnummer, Kundenname, gemeldeter Fehler, Zubehör, Zustand, Kostenvoranschlagsbetrag und eine eventuell bereits geleistete Anzahlung), gefolgt von einem eigenen Bereich zum Zeichnen der Unterschrift. Die Unterschrift wird auf Tablet oder Smartphone frei mit dem Finger oder auf einem Computer mit der Maus in einem eigenen Feld gezeichnet, das vor der endgültigen Bestätigung gelöscht und neu gezeichnet werden kann.
Nach der Bestätigung wird die Unterschrift in ein Bild umgewandelt, zusammen mit dem Namen der unterschreibenden Person und dem genauen Datum und der Uhrzeit der Unterschrift auf dem Ticket gespeichert, und das System verhindert, dass dasselbe Dokument ein zweites Mal unterschrieben wird, um die Integrität des erfassten Nachweises zu schützen. Ab diesem Zeitpunkt enthält das vom System erzeugte PDF des Reparaturbelegs automatisch das Unterschriftsbild und kann sowohl vom Personal in der Software als auch vom Kunden selbst über denselben öffentlichen Link eingesehen und heruntergeladen werden. Der Ablauf funktioniert sowohl am Tresen, wobei der Kunde vor dem Techniker auf einem Tablet oder Touchscreen unterschreibt, als auch vollständig remote, wenn das Personal den Link per E-Mail oder SMS sendet und der Kunde von seinem eigenen Smartphone aus unterschreibt, wann immer es ihm passt.
Kurzanleitung
- Öffnen Sie die Reparatur, für die der Kunde unterschreiben soll, z. B. bei der Annahme oder bei der Genehmigung eines Kostenvoranschlags.
- Erzeugen oder rufen Sie den mit diesem Ticket verknüpften öffentlichen Unterschriften-Link ab.
- Ist der Kunde am Tresen, öffnen Sie den Link auf einem Tablet oder Touchscreen und reichen Sie es ihm, damit er mit dem Finger unterschreiben kann.
- Ist der Kunde nicht im Geschäft, senden Sie den Link per E-Mail oder SMS und lassen Sie ihn die Seite öffnen, wann er kann, von seinem eigenen Smartphone oder Computer.
- Der Kunde zeichnet die Unterschrift im dafür vorgesehenen Feld, löscht und zeichnet sie bei Bedarf neu und bestätigt dann.
- Das System speichert automatisch die Unterschrift, den Namen des Unterzeichners und das Datum und fügt sie dem Ticket sowie dem PDF des Dokuments bei.
- Sehen Sie sich das unterschriebene Dokument jederzeit im Verlauf der Reparatur oder über den öffentlichen Link an.
Reale Anwendungsfälle
Ein Kunde bringt sein Smartphone zum Tresen: Der Techniker füllt das Annahmeformular mit dem gemeldeten Fehler und dem abgegebenen Zubehör aus und reicht dann das Tablet an den Kunden weiter, der mit dem Finger direkt auf dem Bildschirm unterschreibt, ohne dass etwas gedruckt werden muss.
Ein Unternehmen erhält per Kurier einen PC von einem Kunden, der weit vom Geschäft entfernt lebt: Nach der Diagnose sendet es den öffentlichen Link mit dem detaillierten Kostenvoranschlag per E-Mail; der Kunde öffnet ihn von seinem eigenen Computer, liest die Bedingungen und unterschreibt mit der Maus, um den Eingriff zu genehmigen, ohne jemals persönlich vor der endgültigen Rückgabe erscheinen zu müssen.
Ein Servicezentrum mit mehreren Technikern möchte Streitigkeiten darüber vermeiden, wer eine teure Reparatur genehmigt hat: Dank der digitalen Unterschrift mit Name des Unterzeichners und genauem Zeitstempel kann der Inhaber immer nachprüfen, wann und von wem ein bestimmter Kostenvoranschlag genehmigt wurde, selbst Wochen später.
Tipps und bewährte Praktiken
Lassen Sie den Kunden immer die Dokumentzusammenfassung aufmerksam lesen, bevor Sie um die Unterschrift bitten, insbesondere den gemeldeten Fehler, das abgegebene Zubehör und den Kostenvoranschlagsbetrag: Ist das Dokument einmal unterschrieben, kann es nicht mehr bearbeitet werden. Nutzen Sie die Fernunterschrift für Kostenvoranschläge, die dem Kunden mehr Bedenkzeit erfordern, statt ihn am Tresen unter Druck zu einer Entscheidung zu zwingen. Prüfen Sie immer, ob der Name des Unterzeichners mit dem Kunden übereinstimmt, auf den die Reparatur registriert ist, besonders wenn das Gerät von Dritten abgegeben wird.
Häufige Fehler, die vermieden werden sollten
Senden Sie den Unterschriften-Link nicht, ohne zuvor geprüft zu haben, dass E-Mail oder Telefonnummer des Kunden korrekt sind: Ein Link, der nie ankommt, blockiert unnötig den Ablauf der Reparatur. Vergessen Sie nicht, dass ein bereits unterschriebenes Dokument nicht ein zweites Mal unterschrieben werden kann: Sind wesentliche Korrekturen nötig, muss ein neues, mit derselben Reparatur verknüpftes Dokument erstellt werden. Vermeiden Sie es, den Kunden unterschreiben zu lassen, bevor Fehler und Zubehör am Gerät tatsächlich überprüft wurden: Die Unterschrift bestätigt das Geschriebene, sodass eventuelle Ungenauigkeiten später schwer anzufechten sind.
Mehr erfahren
- Unterschrift auf dem Tablet: Reparaturaufträge, Angebote und Datenschutz ohne Papier
- Kostenvoranschläge für Kunden
- Datenschutz- und Marketingeinwilligungen
Häufig gestellte Fragen
Muss der Kunde etwas installieren, um aus der Ferne zu unterschreiben? Nein, er muss nur den per E-Mail oder SMS erhaltenen öffentlichen Link in einem beliebigen Browser öffnen, auf Smartphone, Tablet oder Computer, ohne App-Installation oder Anmeldung.
Ersetzt die digitale Unterschrift das Papierformular vollständig? Ja, die erfasste und dem Dokument beigefügte Unterschrift hat denselben Wert wie ein handschriftlich unterschriebenes Formular und macht Papier sowie physische Archive überflüssig.
Kann ich den Kunden mehrere Dokumente derselben Reparatur unterschreiben lassen? Ja, Sie können unterschiedliche Unterschriften für unterschiedliche, demselben Ticket zugeordnete Dokumente erfassen, z. B. das Annahmeformular und später das Übergabedokument.
Was passiert, wenn ich versuche, dasselbe Dokument zweimal unterschreiben zu lassen? Das System blockiert den Vorgang: Ein bereits unterschriebenes Dokument kann nicht mit einer neuen Unterschrift überschrieben werden, um die Integrität des erfassten Nachweises zu schützen.
Womit unterschreibt der Kunde auf Tablet oder Smartphone? Er zeichnet eine freihändige Unterschrift mit dem Finger direkt auf dem Touchscreen, in einem eigenen Feld, das er vor der Bestätigung löschen und neu zeichnen kann.
Wo finde ich das unterschriebene Dokument nach der Unterschrift? Es bleibt jederzeit im Verlauf der Reparatur in der Software einsehbar, und das erzeugte PDF enthält automatisch das Unterschriftsbild, den Namen des Unterzeichners und das Datum.
