În Fixh IT, fiecare reparație, mișcare de depozit și vânzare la POS este întotdeauna asociată unei locații specifice. Înainte de a începe să folosești programul trebuie deci să creezi cel puțin o locație/magazin din Companie > Gestionare locații: este primul pas de configurare, o condiție prealabilă pentru toate celelalte, care transformă Fixh IT într-un program complet funcțional pentru centrele de reparații de telefoane și PC-uri.
De ce contează pentru un centru de service
O locație nu este doar o etichetă: este unitatea organizatorică în jurul căreia se învârte toată activitatea zilnică a unui centru de service. Fiecare reparație preluată, fiecare piesă de schimb scăzută din depozit și fiecare bon emis la ghișeu aparține unei locații precise, cu propriile date fiscale, propria adresă și, dacă țara o cere, propriile date bancare pentru încasare. Pentru un singur magazin de reparații, asta înseamnă a avea din prima zi o structură de date coerentă pe care să construiești documente fiscale corecte; pentru o rețea cu mai multe magazine, înseamnă a putea separa clar reparațiile, depozitul și casa fiecărui punct de vânzare, păstrând totul sub același cont de companie.
În practică
Locația reprezintă punctul fizic al activității tale: are un nume, o denumire legală, o adresă completă (stradă, cod poștal, oraș, județ), un număr de telefon și, dacă firma ta gestionează facturarea electronică, propriul cod TVA, cod fiscal, email certificat (PEC) și cod SDI ale locației, distincte de cele generale ale companiei setate în Companie > Setări. Poți configura și datele bancare ale locației (nume bancă, IBAN, BIC/SWIFT și titular de cont), utile atunci când locația însăși emite documente care necesită date de plată.
Dacă firma ta are mai multe magazine sau laboratoare, poți crea mai multe locații (gestionare multi-locație): fiecare va avea propriile reparații, propriul depozit și propria casă de marcat, iar datele și statisticile rămân consultabile la nivel de companie din tabloul de bord Companie. Pentru un lanț de centre de service, această structură multi-locație este ceea ce face din Fixh IT un adevărat program pentru centre de service: fiecare magazin lucrează autonom pe fluxul său zilnic, dar proprietarul sau responsabilul poate oricând compara performanțele diferitelor locații ale aceleiași companii, fără a fi nevoie să acceseze programe separate.
Numărul de locații pe care le poți crea nu este nelimitat: depinde de planul de abonament activ al companiei tale. Când atingi limita planului, sistemul blochează crearea de locații noi până când dezactivezi una existentă sau faci un upgrade. Fiecare locație poate fi și dezactivată (în loc de ștearsă) dacă își încetează temporar activitatea, păstrând intact tot istoricul de reparații și vânzări asociat.
Ghid rapid
- Mergi la Companie > Gestionare locații.
- Apasă pe "Adaugă locație" și introdu numele, denumirea legală și adresa completă (stradă, cod poștal, oraș, județ) a locației.
- Introdu numărul de telefon și, dacă sunt disponibile, datele fiscale specifice locației (cod TVA, cod fiscal, PEC, cod SDI).
- Dacă este necesar, completează și datele bancare ale locației (bancă, IBAN, BIC/SWIFT, titular).
- Setează programul de lucru al locației din Companie > Gestionare personal > Program de lucru.
- Salvează: locația va fi imediat disponibilă pentru modulele Reparații, Depozit și POS.
- Repetă procedura dacă vrei să adaugi și alte locații companiei tale, în limita prevăzută de planul tău.
Cazuri de utilizare reale
Un tehnician care își deschide primul laborator de reparații de telefoane creează o singură locație cu propriile date fiscale: din acel moment poate înregistra reparații, poate încărca piese de schimb în depozit și poate emite bonuri la POS, toate asociate automat acelei locații.
O companie care preia un al doilea magazin de reparații într-un alt oraș creează o a doua locație cu adresă și date fiscale proprii: depozitul și casa noului punct de vânzare rămân separate de primul, dar proprietarul poate compara performanțele ambelor locații din tabloul de bord al companiei.
O rețea care închide temporar o locație pentru lucrări de renovare o dezactivează în loc să o șteargă: istoricul de reparații și vânzări al acelei locații rămâne consultabil, iar locația poate fi reactivată de îndată ce lucrările se încheie.
Sfaturi și bune practici
Completează cu atenție datele fiscale ale locației încă de la început, mai ales dacă intenționezi să emiți facturi electronice: un cod TVA, cod fiscal sau PEC greșite pot genera probleme la facturare. Dacă gestionezi mai multe locații, folosește nume clare și ușor de recunoscut (ex. "Centru service București - Calea Victoriei") pentru a evita confuzia între tehnicienii care lucrează în mai multe puncte de vânzare. Verifică limita de locații inclusă în planul tău înainte de a planifica deschiderea unor puncte de vânzare noi, ca să poți programa din timp un eventual upgrade.
Greșeli frecvente de evitat
O greșeală frecventă este să începi să lucrezi în Reparații, Depozit sau POS fără a crea mai întâi locația: aceste module nu pot fi folosite decât dacă există cel puțin o locație activă asociată companiei. O altă greșeală este confundarea datelor fiscale ale locației cu cele generale ale companiei setate în Companie > Setări: dacă rețeaua ta are locații cu coduri TVA diferite, este important să completezi corect datele fiscale ale fiecărei locații, nu doar pe cele ale companiei. În fine, ștergerea unei locații în loc de dezactivare duce la pierderea permanentă a legăturilor sale: preferă întotdeauna dezactivarea dacă te gândești că ai putea-o reactiva în viitor.
Află mai multe
- Program de gestiune inteligent pentru service-uri și ateliere de reparații
- Adăugarea angajaților și a permisiunilor
- Import în masă al produselor
Întrebări frecvente
Pot folosi Fixh IT fără să creez o locație? Nu, crearea a cel puțin unei locații este primul pas obligatoriu: modulele Reparații, Depozit și POS sunt întotdeauna asociate unei locații specifice.
Pot modifica ulterior datele unei locații? Da, poți actualiza oricând adresa, datele fiscale, datele de contact și cele bancare din aceeași secțiune.
Câte locații pot crea? Numărul de locații disponibile depinde de planul de abonament activ al companiei tale: poți verifica din Companie > Module și plan.
Fiecare locație are propriul cod TVA? Poate avea, dacă rețeaua ta folosește coduri TVA distincte pe punct de vânzare; altfel poți lăsa datele fiscale ale locației aliniate cu cele generale ale companiei.
Ce se întâmplă dacă dezactivez o locație în loc să o șterg? Locația încetează să fie operațională și nu mai contează pentru limita planului, dar tot istoricul de reparații, depozit și vânzări rămâne consultabil, iar locația poate fi reactivată oricând.
Trebuie să creez o locație diferită pentru fiecare tehnician? Nu, o locație poate găzdui mai mulți tehnicieni și angajați: locația reprezintă punctul de vânzare fizic, nu utilizatorii individuali, care se gestionează separat din Companie > Gestionare personal.
