No Fixh IT, cada reparação, movimento de armazém e venda na caixa está sempre associada a uma loja específica. Antes de começar a usar o software de gestão deve, portanto, criar pelo menos uma loja/sede a partir de Empresa > Gestão de lojas: é o primeiro passo de configuração, pré-requisito para todos os outros, que transforma o Fixh IT num verdadeiro software operacional para centros de reparação de smartphones e PC.
Porque é importante para um centro de assistência
Uma loja não é uma simples etiqueta: é a unidade organizacional em torno da qual gira toda a operação diária de um centro de assistência. Cada reparação recebida, cada peça retirada do armazém e cada talão emitido ao balcão pertence a uma loja específica, com os seus próprios dados fiscais, a sua própria morada e, se o país o exigir, os seus próprios dados bancários para cobrança. Para uma única loja de reparações, isto significa ter desde o primeiro dia uma estrutura de dados coerente sobre a qual construir documentos fiscais corretos; para uma rede de várias lojas, significa poder separar claramente as reparações, o armazém e a caixa de cada ponto de venda, mantendo tudo sob a mesma conta empresarial.
Na prática
A loja representa o ponto físico da sua atividade: tem um nome, uma denominação social, uma morada completa (rua, código postal, cidade, distrito), um número de telefone e, se a sua empresa gerir faturação eletrónica, também número de IVA, número de contribuinte, email certificado (PEC) e código SDI próprios da loja, distintos dos dados gerais da empresa definidos em Empresa > Definições. Pode também configurar os dados bancários da loja (nome do banco, IBAN, BIC/SWIFT e titular da conta), úteis quando a própria loja emite documentos que exigem dados de pagamento.
Se a sua empresa tiver mais do que um ponto de venda ou laboratório, pode criar várias lojas (gestão multiloja): cada uma terá as suas próprias reparações, o seu próprio armazém e a sua própria caixa, mantendo dados e estatísticas consultáveis ao nível da empresa a partir do painel Empresa. Para uma cadeia de centros de assistência, esta estrutura multiloja é o que torna o Fixh IT um verdadeiro software para centros de serviço: cada loja trabalha de forma autónoma no seu fluxo diário, mas o proprietário ou responsável pode sempre comparar o desempenho entre as diferentes lojas da mesma empresa, sem ter de aceder a sistemas separados.
O número de lojas que pode criar não é ilimitado: depende do plano de subscrição ativo da sua empresa. Ao atingir o limite do plano, o sistema bloqueia a criação de novas lojas até desativar uma existente ou fazer um upgrade. Cada loja também pode ser desativada (em vez de eliminada) se deixar temporariamente de operar, mantendo intacto todo o histórico de reparações e vendas associado.
Guia rápido
- Vá a Empresa > Gestão de lojas.
- Clique em "Adicionar loja" e introduza o nome, a denominação social e a morada completa (rua, código postal, cidade, distrito) da loja.
- Introduza o número de telefone e, se disponíveis, os dados fiscais específicos da loja (número de IVA, número de contribuinte, PEC, código SDI).
- Se necessário, preencha também os dados bancários da loja (banco, IBAN, BIC/SWIFT, titular).
- Defina o horário de funcionamento da loja em Empresa > Gestão de pessoal > Horários de trabalho.
- Guarde: a loja ficará imediatamente disponível para os módulos Reparações, Armazém e Caixa.
- Repita o processo se quiser adicionar mais lojas à sua empresa, dentro do limite previsto pelo seu plano.
Casos de uso reais
Um técnico que abre a sua primeira oficina de reparação de smartphones cria uma única loja com os seus próprios dados fiscais: a partir desse momento pode registar reparações, carregar peças no armazém e emitir talões na caixa, tudo automaticamente associado a essa loja.
Uma empresa que assume uma segunda loja de reparações noutra cidade cria uma segunda loja com morada e dados fiscais próprios: o armazém e a caixa do novo ponto de venda permanecem separados do primeiro, mas o proprietário pode comparar o desempenho de ambas as lojas a partir do painel da empresa.
Uma rede que fecha temporariamente uma loja para obras de renovação desativa-a em vez de a eliminar: o histórico de reparações e vendas dessa loja permanece consultável, e a loja pode ser reativada assim que as obras terminarem.
Conselhos e boas práticas
Preencha os dados fiscais da loja com atenção desde o início, sobretudo se pretende emitir faturas eletrónicas: número de IVA, número de contribuinte ou email certificado errados podem causar problemas de faturação. Se gerir várias lojas, use nomes claros e reconhecíveis (ex. "Centro de Assistência Lisboa - Avenida da Liberdade") para evitar confusão entre técnicos que trabalham em vários pontos de venda. Verifique o limite de lojas incluído no seu plano antes de planear a abertura de novos pontos de venda, para agendar atempadamente um eventual upgrade.
Erros comuns a evitar
Um erro comum é começar a trabalhar em Reparações, Armazém ou Caixa sem ter criado primeiro a loja: estes módulos não podem ser usados enquanto não existir pelo menos uma loja ativa associada à empresa. Outro erro é confundir os dados fiscais da loja com os dados gerais da empresa definidos em Empresa > Definições: se a sua rede tiver lojas com números de IVA diferentes, é importante preencher corretamente os dados fiscais de cada loja, não apenas os da empresa. Por fim, eliminar uma loja em vez de a desativar implica a perda permanente de todas as suas ligações: prefira sempre a desativação se achar que poderá reativá-la no futuro.
Saiba mais
- Software de gestão inteligente para centros de assistência e oficinas de reparação
- Adicionar colaboradores e permissões
- Importação em massa de produtos
Perguntas frequentes
Posso usar o Fixh IT sem criar uma loja? Não, criar pelo menos uma loja é o primeiro passo obrigatório: os módulos Reparações, Armazém e Caixa estão sempre associados a uma loja específica.
Posso alterar os dados de uma loja mais tarde? Sim, pode atualizar morada, dados fiscais, contactos e dados bancários a qualquer momento na mesma secção.
Quantas lojas posso criar? O número de lojas disponíveis depende do plano de subscrição ativo da sua empresa: pode verificá-lo em Empresa > Módulos e plano.
Cada loja tem o seu próprio número de IVA? Pode ter, se a sua rede usar números de IVA distintos por ponto de venda; caso contrário, pode deixar os dados fiscais da loja alinhados com os gerais da empresa.
O que acontece se desativar uma loja em vez de a eliminar? A loja deixa de estar operacional e deixa de contar para o limite do plano, mas todo o histórico de reparações, armazém e vendas permanece consultável, e a loja pode ser reativada a qualquer momento.
Preciso de criar uma loja diferente para cada técnico? Não, uma loja pode acolher vários técnicos e colaboradores: a loja representa o ponto de venda físico, não os utilizadores individuais, que são geridos separadamente em Empresa > Gestão de pessoal.
