W Fixh IT każda naprawa, ruch magazynowy i sprzedaż na kasie jest zawsze powiązana z konkretną placówką. Zanim zaczniesz korzystać z programu, musisz więc utworzyć co najmniej jedną placówkę/sklep w sekcji Firma > Zarządzanie placówkami: to pierwszy krok konfiguracji, warunek konieczny dla wszystkich pozostałych, który zmienia Fixh IT w w pełni działające oprogramowanie dla centrów serwisowych smartfonów i komputerów.
Dlaczego to ważne dla centrum serwisowego
Placówka to nie tylko etykieta: to jednostka organizacyjna, wokół której obraca się cała codzienna działalność centrum serwisowego. Każda przyjęta naprawa, każda część zdjęta z magazynu i każdy paragon wystawiony przy ladzie należy do konkretnej placówki, z własnymi danymi podatkowymi, własnym adresem oraz, jeśli wymaga tego kraj, własnymi danymi bankowymi do rozliczeń. Dla pojedynczego serwisu naprawczego oznacza to posiadanie od pierwszego dnia spójnej struktury danych, na której buduje się poprawne dokumenty fiskalne; dla sieci kilku sklepów oznacza to możliwość wyraźnego rozdzielenia napraw, magazynu i kasy każdego punktu sprzedaży, przy jednoczesnym zachowaniu wszystkiego pod tym samym kontem firmowym.
W praktyce
Placówka reprezentuje fizyczne miejsce prowadzenia działalności: ma nazwę, nazwę firmy, pełny adres (ulica, kod pocztowy, miasto, województwo), numer telefonu, a jeśli firma obsługuje fakturowanie elektroniczne, także własny numer VAT, dane podatkowe, adres PEC (certyfikowany e-mail) i kod SDI placówki, odrębne od ogólnych danych firmy ustawionych w Firma > Ustawienia. Możesz też skonfigurować dane bankowe placówki (nazwa banku, IBAN, BIC/SWIFT i posiadacz konta), przydatne, gdy sama placówka wystawia dokumenty wymagające danych płatniczych.
Jeśli firma ma więcej niż jeden sklep lub warsztat, możesz utworzyć wiele placówek (zarządzanie wieloma sklepami): każda będzie mieć własne naprawy, własny magazyn i własną kasę, przy czym dane i statystyki pozostają dostępne na poziomie firmy z panelu Firma. Dla sieci centrów serwisowych ta struktura wielu placówek sprawia, że Fixh IT jest prawdziwym oprogramowaniem dla centrów usługowych: każdy sklep działa samodzielnie w swoim codziennym przepływie pracy, ale właściciel lub kierownik zawsze może porównać wyniki różnych placówek tej samej firmy, bez konieczności korzystania z osobnych systemów.
Liczba placówek, które możesz utworzyć, nie jest nieograniczona: zależy od aktywnego planu subskrypcji firmy. Po osiągnięciu limitu planu system blokuje tworzenie nowych placówek, dopóki nie dezaktywujesz istniejącej lub nie zrobisz upgrade'u. Każdą placówkę można też dezaktywować (zamiast usuwać), jeśli tymczasowo przestaje działać, zachowując nienaruszoną całą historię powiązanych z nią napraw i sprzedaży.
Szybki przewodnik
- Przejdź do Firma > Zarządzanie placówkami.
- Kliknij "Dodaj placówkę" i podaj nazwę, nazwę firmy oraz pełny adres (ulica, kod pocztowy, miasto, województwo) placówki.
- Podaj numer telefonu oraz, jeśli dostępne, dane podatkowe specyficzne dla placówki (numer VAT, dane podatkowe, PEC, kod SDI).
- W razie potrzeby uzupełnij też dane bankowe placówki (bank, IBAN, BIC/SWIFT, posiadacz konta).
- Ustaw godziny otwarcia placówki w Firma > Zarządzanie personelem > Godziny pracy.
- Zapisz: placówka będzie od razu dostępna dla modułów Naprawy, Magazyn i Kasa.
- Powtórz procedurę, jeśli chcesz dodać kolejne placówki do swojej firmy, w ramach limitu przewidzianego przez twój plan.
Rzeczywiste przypadki użycia
Technik otwierający swój pierwszy warsztat napraw smartfonów tworzy jedną placówkę z własnymi danymi podatkowymi: od tego momentu może rejestrować naprawy, wprowadzać części do magazynu i wystawiać paragony na kasie, wszystko automatycznie powiązane z tą placówką.
Firma przejmująca drugi sklep naprawczy w innym mieście tworzy drugą placówkę z własnym adresem i danymi podatkowymi: magazyn i kasa nowego punktu sprzedaży pozostają odrębne od pierwszego, ale właściciel może porównać wyniki obu placówek z panelu firmy.
Sieć tymczasowo zamykająca placówkę na czas remontu dezaktywuje ją zamiast usuwać: historia napraw i sprzedaży tej placówki pozostaje dostępna, a placówkę można reaktywować, gdy tylko prace się zakończą.
Wskazówki i dobre praktyki
Wypełnij dane podatkowe placówki starannie od samego początku, zwłaszcza jeśli planujesz wystawiać faktury elektroniczne: błędny numer VAT, dane podatkowe czy adres PEC mogą powodować problemy z fakturowaniem. Jeśli zarządzasz kilkoma placówkami, używaj jasnych, rozpoznawalnych nazw (np. "Serwis Warszawa - ul. Marszałkowska"), aby uniknąć nieporozumień wśród techników pracujących w kilku punktach sprzedaży. Sprawdź limit placówek zawarty w twoim planie przed zaplanowaniem otwarcia nowych punktów sprzedaży, aby w porę zaplanować ewentualny upgrade.
Częste błędy, których należy unikać
Częstym błędem jest rozpoczęcie pracy w modułach Naprawy, Magazyn lub Kasa bez wcześniejszego utworzenia placówki: te moduły nie są dostępne, dopóki co najmniej jedna aktywna placówka nie jest powiązana z firmą. Innym błędem jest mylenie danych podatkowych placówki z ogólnymi danymi firmy ustawionymi w Firma > Ustawienia: jeśli twoja sieć ma placówki z różnymi numerami VAT, ważne jest poprawne wypełnienie danych podatkowych każdej placówki, a nie tylko tych firmowych. Wreszcie usunięcie placówki zamiast jej dezaktywacji powoduje trwałą utratę wszystkich jej powiązań: zawsze preferuj dezaktywację, jeśli myślisz, że możesz ją w przyszłości reaktywować.
Dowiedz się więcej
- Inteligentny program do zarządzania serwisem i warsztatem napraw
- Dodawanie pracowników i uprawnień
- Masowy import produktów
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę korzystać z Fixh IT bez tworzenia placówki? Nie, utworzenie co najmniej jednej placówki jest obowiązkowym pierwszym krokiem: moduły Naprawy, Magazyn i Kasa są zawsze powiązane z konkretną placówką.
Czy mogę później zmienić dane placówki? Tak, w dowolnym momencie możesz zaktualizować adres, dane podatkowe, dane kontaktowe i bankowe w tej samej sekcji.
Ile placówek mogę utworzyć? Liczba dostępnych placówek zależy od aktywnego planu subskrypcji twojej firmy: możesz to sprawdzić w Firma > Moduły i plan.
Czy każda placówka ma własny numer VAT? Może go mieć, jeśli twoja sieć używa odrębnych numerów VAT dla każdego punktu; w przeciwnym razie możesz pozostawić dane podatkowe placówki zgodne z ogólnymi danymi firmy.
Co się stanie, jeśli dezaktywuję placówkę zamiast ją usunąć? Placówka przestaje działać i nie liczy się już do limitu planu, ale cała historia napraw, magazynu i sprzedaży pozostaje dostępna, a placówkę można reaktywować w dowolnym momencie.
Czy muszę tworzyć osobną placówkę dla każdego technika? Nie, placówka może obsługiwać wielu techników i pracowników: placówka reprezentuje fizyczny punkt sprzedaży, a nie pojedynczych użytkowników, którymi zarządza się osobno w Firma > Zarządzanie personelem.
