In Fixh IT ist jede Reparatur, jede Lagerbewegung und jeder Kassenverkauf immer mit einer bestimmten Filiale verknüpft. Bevor Sie die Software nutzen können, müssen Sie daher unter Unternehmen > Filialverwaltung mindestens eine Filiale/einen Standort anlegen: Dies ist der erste Konfigurationsschritt, Voraussetzung für alles Weitere, der Fixh IT zu einer voll funktionsfähigen Software für Smartphone- und PC-Reparaturzentren macht.
Warum das für ein Servicezentrum wichtig ist
Eine Filiale ist nicht nur eine Bezeichnung: Sie ist die organisatorische Einheit, um die sich der gesamte Tagesbetrieb eines Servicezentrums dreht. Jede angenommene Reparatur, jedes aus dem Lager entnommene Ersatzteil und jeder am Tresen ausgestellte Bon gehört zu einer bestimmten Filiale, mit eigenen Steuerdaten, eigener Adresse und, wo vom Land verlangt, eigenen Bankdaten für den Zahlungseingang. Für ein einzelnes Reparaturgeschäft bedeutet das, von Tag eins an eine konsistente Datenstruktur zu haben, auf der korrekte Steuerdokumente aufgebaut werden; für ein Netzwerk mehrerer Geschäfte bedeutet es, Reparaturen, Lager und Kasse jeder Filiale klar trennen zu können, während alles unter demselben Unternehmenskonto bleibt.
In der Praxis
Die Filiale steht für den physischen Standort Ihres Betriebs: Sie hat einen Namen, einen Firmennamen, eine vollständige Adresse (Straße, Postleitzahl, Stadt, Provinz), eine Telefonnummer und, falls Ihr Unternehmen elektronische Rechnungsstellung betreibt, eigene USt-IdNr., Steuernummer, zertifizierte E-Mail (PEC) und SDI-Code der Filiale, getrennt von den allgemeinen Unternehmensdaten unter Unternehmen > Einstellungen. Sie können außerdem die Bankdaten der Filiale konfigurieren (Bankname, IBAN, BIC/SWIFT und Kontoinhaber), nützlich, wenn die Filiale selbst Dokumente mit Zahlungsdaten ausstellt.
Wenn Ihr Unternehmen mehrere Geschäfte oder Werkstätten hat, können Sie mehrere Filialen anlegen (Multi-Standort-Verwaltung): Jede hat ihre eigenen Reparaturen, ihr eigenes Lager und ihre eigene Kasse, während Daten und Statistiken im Unternehmens-Dashboard auf Unternehmensebene abrufbar bleiben. Für eine Kette von Servicezentren ist diese Multi-Standort-Struktur das, was Fixh IT zu einer echten Software für Servicezentren macht: Jede Filiale arbeitet eigenständig an ihrem Tagesgeschäft, während der Inhaber oder Filialleiter jederzeit die Leistung der verschiedenen Filialen desselben Unternehmens vergleichen kann, ohne auf getrennte Systeme zugreifen zu müssen.
Die Anzahl der Filialen, die Sie anlegen können, ist nicht unbegrenzt: Sie hängt vom aktiven Abonnement Ihres Unternehmens ab. Sobald Sie das Limit des Plans erreichen, blockiert das System das Anlegen neuer Filialen, bis Sie eine bestehende deaktivieren oder upgraden. Jede Filiale kann außerdem deaktiviert (statt gelöscht) werden, wenn sie vorübergehend nicht mehr tätig ist, wobei der gesamte damit verknüpfte Verlauf von Reparaturen und Verkäufen erhalten bleibt.
Kurzanleitung
- Gehen Sie zu Unternehmen > Filialverwaltung.
- Klicken Sie auf "Filiale hinzufügen" und geben Sie Name, Firmenname und vollständige Adresse (Straße, Postleitzahl, Stadt, Provinz) der Filiale ein.
- Geben Sie die Telefonnummer und, falls verfügbar, die filialspezifischen Steuerdaten ein (USt-IdNr., Steuernummer, PEC, SDI-Code).
- Falls nötig, tragen Sie auch die Bankdaten der Filiale ein (Bank, IBAN, BIC/SWIFT, Kontoinhaber).
- Legen Sie die Öffnungszeiten der Filiale unter Unternehmen > Mitarbeiterverwaltung > Arbeitszeiten fest.
- Speichern Sie: Die Filiale steht sofort für die Module Reparaturen, Lager und Kasse zur Verfügung.
- Wiederholen Sie den Vorgang, wenn Sie weitere Filialen zu Ihrem Unternehmen hinzufügen möchten, innerhalb des Limits Ihres Plans.
Reale Anwendungsfälle
Ein Techniker, der seine erste Smartphone-Reparaturwerkstatt eröffnet, legt eine einzige Filiale mit seinen eigenen Steuerdaten an: Ab diesem Moment kann er Reparaturen erfassen, Ersatzteile ins Lager laden und Kassenbons ausstellen, alles automatisch mit dieser Filiale verknüpft.
Ein Unternehmen, das ein zweites Reparaturgeschäft in einer anderen Stadt übernimmt, legt eine zweite Filiale mit eigener Adresse und Steuerdaten an: Lager und Kasse des neuen Standorts bleiben vom ersten getrennt, aber der Inhaber kann die Leistung beider Filialen im Unternehmens-Dashboard vergleichen.
Ein Netzwerk, das eine Filiale wegen Renovierungsarbeiten vorübergehend schließt, deaktiviert sie statt sie zu löschen: Der Reparatur- und Verkaufsverlauf dieser Filiale bleibt einsehbar, und die Filiale kann reaktiviert werden, sobald die Arbeiten abgeschlossen sind.
Tipps und Best Practices
Füllen Sie die Steuerdaten der Filiale von Anfang an sorgfältig aus, besonders wenn Sie elektronische Rechnungen ausstellen möchten: Falsche USt-IdNr., Steuernummer oder zertifizierte E-Mail können Rechnungsprobleme verursachen. Bei mehreren Filialen verwenden Sie klare, erkennbare Namen (z. B. "Servicezentrum München - Marienplatz"), um Verwechslungen bei Technikern zu vermeiden, die an mehreren Standorten arbeiten. Prüfen Sie das in Ihrem Plan enthaltene Filial-Limit, bevor Sie die Eröffnung neuer Standorte planen, um ein eventuelles Upgrade rechtzeitig einzuplanen.
Häufige Fehler, die man vermeiden sollte
Ein häufiger Fehler ist, mit der Arbeit in Reparaturen, Lager oder Kasse zu beginnen, ohne vorher die Filiale angelegt zu haben: Diese Module sind erst nutzbar, wenn mindestens eine aktive Filiale mit dem Unternehmen verknüpft ist. Ein weiterer Fehler ist, die Steuerdaten der Filiale mit den allgemeinen Unternehmensdaten unter Unternehmen > Einstellungen zu verwechseln: Hat Ihr Netzwerk Filialen mit unterschiedlichen USt-IdNr., ist es wichtig, die Steuerdaten jeder Filiale korrekt einzutragen, nicht nur die unternehmensweiten. Schließlich führt das Löschen einer Filiale statt der Deaktivierung zum dauerhaften Verlust aller ihrer Verknüpfungen: Bevorzugen Sie immer die Deaktivierung, wenn Sie eine spätere Reaktivierung in Betracht ziehen.
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich Fixh IT nutzen, ohne eine Filiale anzulegen? Nein, mindestens eine Filiale anzulegen ist ein Pflichtschritt: Die Module Reparaturen, Lager und Kasse sind immer mit einer bestimmten Filiale verknüpft.
Kann ich die Daten einer Filiale später ändern? Ja, Sie können Adresse, Steuerdaten, Kontaktdaten und Bankdaten jederzeit im selben Bereich aktualisieren.
Wie viele Filialen kann ich anlegen? Die Anzahl verfügbarer Filialen hängt vom aktiven Abonnement Ihres Unternehmens ab: Sie können sie unter Unternehmen > Module und Plan prüfen.
Hat jede Filiale eine eigene USt-IdNr.? Sie kann eine haben, wenn Ihr Netzwerk unterschiedliche USt-IdNr. pro Standort verwendet; andernfalls können Sie die Steuerdaten der Filiale mit den allgemeinen Unternehmensdaten übereinstimmen lassen.
Was passiert, wenn ich eine Filiale deaktiviere statt sie zu löschen? Die Filiale ist nicht mehr operativ und zählt nicht mehr zum Plan-Limit, aber der gesamte Verlauf von Reparaturen, Lager und Verkäufen bleibt einsehbar, und die Filiale kann jederzeit reaktiviert werden.
Muss ich für jeden Techniker eine eigene Filiale anlegen? Nein, eine Filiale kann mehrere Techniker und Mitarbeiter beherbergen: Die Filiale steht für den physischen Standort, nicht für einzelne Benutzer, die separat unter Unternehmen > Mitarbeiterverwaltung verwaltet werden.
