في Fixh IT، يرتبط كل إصلاح وحركة مخزون وعملية بيع في نقطة البيع دائمًا بفرع محدد. لذلك قبل البدء باستخدام البرنامج يجب إنشاء فرع/متجر واحد على الأقل من الشركة > إدارة الفروع: إنها الخطوة الأولى في الإعداد، وشرط أساسي لكل ما يليها، تحوّل Fixh IT إلى برنامج فعّال بالكامل لمراكز إصلاح الهواتف والحواسيب.
لماذا هذا مهم لمركز صيانة
الفرع ليس مجرد تسمية: إنه الوحدة التنظيمية التي تدور حولها كل العمليات اليومية لمركز الصيانة. كل إصلاح يُستلم، وكل قطعة غيار تُخصم من المخزن، وكل إيصال يُصدَر عند المنضدة ينتمي إلى فرع محدد، له بياناته الضريبية الخاصة وعنوانه الخاص، وإذا اقتضت الدولة ذلك، بياناته المصرفية الخاصة للتحصيل. بالنسبة لمتجر إصلاحات واحد، هذا يعني امتلاك بنية بيانات متسقة منذ اليوم الأول لبناء مستندات ضريبية صحيحة عليها؛ أما بالنسبة لشبكة من عدة متاجر فهذا يعني القدرة على الفصل بوضوح بين إصلاحات ومخزون وصندوق كل نقطة بيع، مع الحفاظ على كل شيء تحت نفس حساب الشركة.
من الناحية العملية
يمثل الفرع الموقع الفعلي لنشاطك: له اسم، اسم قانوني للشركة، عنوان كامل (الشارع، الرمز البريدي، المدينة، المحافظة)، رقم هاتف، وإذا كانت شركتك تدير الفوترة الإلكترونية، أيضًا رقم ضريبي (VAT) وبيانات ضريبية وبريد موثق (PEC) ورمز SDI خاصة بالفرع، منفصلة عن بيانات الشركة العامة المحددة في الشركة > الإعدادات. يمكنك أيضًا ضبط البيانات المصرفية للفرع (اسم البنك، IBAN، BIC/SWIFT وصاحب الحساب)، مفيدة عندما يُصدر الفرع نفسه مستندات تتطلب بيانات دفع.
إذا كانت شركتك تمتلك أكثر من متجر أو مختبر، يمكنك إنشاء عدة فروع (إدارة متعددة الفروع): وسيكون لكل فرع إصلاحاته ومخزنه وصندوقه الخاص، بينما تبقى البيانات والإحصاءات متاحة على مستوى الشركة من لوحة تحكم الشركة. بالنسبة لسلسلة من مراكز الصيانة، هذا الهيكل متعدد الفروع هو ما يجعل Fixh IT برنامجًا حقيقيًا لمراكز الخدمة: يعمل كل متجر بشكل مستقل في تدفقه اليومي، لكن يمكن للمالك أو المدير دائمًا مقارنة أداء الفروع المختلفة لنفس الشركة، دون الحاجة للوصول إلى أنظمة منفصلة.
عدد الفروع التي يمكنك إنشاؤها ليس غير محدود: يعتمد على خطة اشتراك شركتك النشطة. عند بلوغ حد الخطة، يمنع النظام إنشاء فروع جديدة حتى تعطّل فرعًا موجودًا أو تقوم بالترقية. يمكن أيضًا تعطيل كل فرع (بدلاً من حذفه) إذا توقف مؤقتًا عن العمل، مع الحفاظ على كامل تاريخ الإصلاحات والمبيعات المرتبط به سليمًا.
دليل سريع
- اذهب إلى الشركة > إدارة الفروع.
- اضغط على "إضافة فرع" وأدخل الاسم والاسم القانوني للشركة والعنوان الكامل (الشارع، الرمز البريدي، المدينة، المحافظة) للفرع.
- أدخل رقم الهاتف، وإذا كانت متاحة، البيانات الضريبية الخاصة بالفرع (الرقم الضريبي، البيانات الضريبية، PEC، رمز SDI).
- إذا لزم الأمر، أكمل أيضًا البيانات المصرفية للفرع (البنك، IBAN، BIC/SWIFT، صاحب الحساب).
- حدّد ساعات عمل الفرع من الشركة > إدارة الموظفين > ساعات العمل.
- احفظ: سيصبح الفرع متاحًا فورًا لوحدات الإصلاحات والمخزن ونقطة البيع.
- كرّر العملية إذا أردت إضافة فروع أخرى لشركتك، ضمن الحد الذي تنص عليه خطتك.
حالات استخدام واقعية
ينشئ فني يفتتح مختبره الأول لإصلاح الهواتف فرعًا واحدًا ببياناته الضريبية الخاصة: من تلك اللحظة يمكنه تسجيل الإصلاحات وتحميل قطع الغيار في المخزن وإصدار إيصالات نقطة البيع، وكل ذلك مرتبط تلقائيًا بذلك الفرع.
تنشئ شركة تستحوذ على متجر إصلاحات ثانٍ في مدينة أخرى فرعًا ثانيًا بعنوان وبيانات ضريبية خاصة به: يبقى مخزن وصندوق نقطة البيع الجديدة منفصلين عن الأول، لكن يمكن للمالك مقارنة أداء الفرعين من لوحة تحكم الشركة.
تعطّل شبكة تغلق فرعًا مؤقتًا لأعمال التجديد ذلك الفرع بدلاً من حذفه: يبقى تاريخ الإصلاحات والمبيعات لذلك الفرع متاحًا للاطلاع، ويمكن إعادة تفعيل الفرع بمجرد انتهاء الأعمال.
نصائح وممارسات جيدة
أكمل البيانات الضريبية للفرع بعناية منذ البداية، خاصة إذا كنت تخطط لإصدار فواتير إلكترونية: الرقم الضريبي أو البيانات الضريبية أو PEC الخاطئة قد تسبب مشكلات في الفوترة. إذا كنت تدير عدة فروع، استخدم أسماء واضحة يسهل التعرف عليها (مثل "مركز صيانة الرياض - شارع الملك فهد") لتجنب الالتباس بين الفنيين العاملين في عدة نقاط بيع. تحقق من حد الفروع المتضمن في خطتك قبل التخطيط لفتح نقاط بيع جديدة، لتتمكن من التخطيط لترقية محتملة في الوقت المناسب.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
من الأخطاء الشائعة البدء بالعمل في الإصلاحات أو المخزن أو نقطة البيع دون إنشاء الفرع أولاً: لا يمكن استخدام هذه الوحدات حتى يوجد فرع نشط واحد على الأقل مرتبط بالشركة. خطأ آخر هو الخلط بين البيانات الضريبية للفرع والبيانات العامة للشركة المحددة في الشركة > الإعدادات: إذا كانت شبكتك تضم فروعًا بأرقام ضريبية مختلفة، من المهم ملء البيانات الضريبية لكل فرع بشكل صحيح، وليس فقط بيانات الشركة. أخيرًا، حذف فرع بدلاً من تعطيله يؤدي إلى فقدان دائم لكل ارتباطاته: فضّل دائمًا التعطيل إذا كنت تعتقد أنك قد تعيد تفعيله مستقبلاً.
اقرأ أيضًا
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني استخدام Fixh IT دون إنشاء فرع؟ لا، إنشاء فرع واحد على الأقل هو خطوة أولى إلزامية: وحدات الإصلاحات والمخزن ونقطة البيع مرتبطة دائمًا بفرع محدد.
هل يمكنني تعديل بيانات الفرع لاحقًا؟ نعم، يمكنك تحديث العنوان والبيانات الضريبية وبيانات الاتصال والبيانات المصرفية في أي وقت من نفس القسم.
كم عدد الفروع التي يمكنني إنشاؤها؟ يعتمد عدد الفروع المتاحة على خطة اشتراك شركتك النشطة: يمكنك التحقق منها من الشركة > الوحدات والخطة.
هل لكل فرع رقمه الضريبي الخاص؟ يمكن أن يكون له ذلك، إذا كانت شبكتك تستخدم أرقامًا ضريبية منفصلة لكل نقطة؛ وإلا يمكنك ترك البيانات الضريبية للفرع متوافقة مع بيانات الشركة العامة.
ماذا يحدث إذا عطّلت فرعًا بدلاً من حذفه؟ يتوقف الفرع عن العمل ولا يُحتسب ضمن حد الخطة بعد الآن، لكن يبقى كامل تاريخ الإصلاحات والمخزن والمبيعات متاحًا للاطلاع، ويمكن إعادة تفعيل الفرع في أي وقت.
هل يجب إنشاء فرع مختلف لكل فني؟ لا، يمكن للفرع الواحد استضافة عدة فنيين وموظفين: يمثل الفرع نقطة البيع الفعلية، وليس المستخدمين الأفراد، الذين تتم إدارتهم بشكل منفصل من الشركة > إدارة الموظفين.
