Setările companiei reunesc toate configurările globale Fixh IT care se aplică automat tuturor locațiilor din program, fără a fi nevoie să le repeți pentru fiecare locație în parte: este punctul de plecare pentru configurarea corectă a unui program destinat centrelor de reparații de telefoane și PC-uri cu una sau mai multe locații. Le găsești în Companie > Setări și sunt printre primele lucruri de verificat după crearea primei locații.
De ce contează pentru un centru de service
Un centru de service care repară telefoane și PC-uri depinde de documente fiscale corecte, prețuri coerente și reguli operaționale clare pentru tehnicienii reparatori: datele fiscale greșite blochează facturarea electronică, o garanție implicită nesetată obligă personalul să o introducă manual la fiecare reparație, iar o suprataxă de urgență neconfigurată înseamnă pierderea unei marje pe care multe laboratoare se bazează pentru o parte din venituri. Centralizarea acestor reguli într-o singură secțiune previne interpretarea diferită a acelorași politici ale companiei de către fiecare locație sau tehnician, menținând coerența chiar și atunci când rețeaua de magazine crește.
În practică
Din Companie > Setări definești mai întâi datele de identificare și fiscale ale companiei: denumire, nume de utilizator, email, cod fiscal, email certificat (PEC), cod TVA, adresă, oraș, județ, cod poștal, țară și telefon (validat automat față de prefixul internațional al țării selectate). De aici alegi și regimul de TVA asociat documentelor, moneda și simbolul monetar folosite în oferte, facturi și POS, limba implicită a interfeței și fusul orar al companiei, folosit pentru a calcula corect programul de lucru și marcajele temporale ale documentelor.
O parte specifică a setărilor privește fluxul de reparații: aici setezi lunile de garanție implicite aplicate automat noilor reparații, lungimea codului de identificare a reparației (de la 6 la 12 caractere) și dacă trebuie să fie alfanumeric sau doar numeric, plus formatul bonului/chitanței. Poți configura și suprataxa pentru reparațiile urgente (ca sumă fixă sau procent) și pragul de zile peste care o reparație nu mai este considerată urgentă, precum și procentul de fidelitate aplicat achizițiilor clienților, dacă această funcție este activă.
În final, există două comutatoare legate de pagina publică a companiei: a face vizibilă pagina publică propriu-zisă și a face publică lista de prețuri a reparațiilor, plus timpul de deconectare automată din cauza inactivității (până la 60 de minute), util pentru securitate atunci când mai multe posturi de lucru împart același mediu în magazin. Fiecare modificare salvată aici se reflectă imediat în toate locațiile asociate companiei, inclusiv cele adăugate ulterior, fără configurări separate pentru fiecare.
Ghid rapid
- Mergi la Companie > Setări.
- Introdu sau verifică denumirea, codul TVA, codul fiscal, emailul certificat și sediul social al companiei.
- Configurează moneda, regimul de TVA, limba implicită și fusul orar al programului.
- Configurează lunile de garanție implicite și lungimea/formatul codului de reparație.
- Setează suprataxa de urgență și pragul de zile peste care o reparație devine urgentă.
- Activează, dacă e inclus în planul tău, procentul de fidelitate pe achiziții.
- Activează pagina publică și lista de prețuri publică dacă vrei să le arăți clienților online.
- Salvează modificările: se vor aplica imediat tuturor locațiilor companiei.
Cazuri de utilizare reale
Un centru de reparații de telefoane care primește multe cereri de reparație expres setează o suprataxă de urgență de 25% cu un prag de 1 zi: oricine dorește dispozitivul reparat în 24 de ore plătește automat suprataxa configurată, fără ca tehnicianul să trebuiască să o calculeze manual de fiecare dată.
O rețea cu trei locații își schimbă sediul social și actualizează codul TVA și adresa din Companie > Setări: modificarea se aplică imediat tuturor documentelor fiscale generate de orice locație, fără a fi nevoie de intervenție magazin cu magazin.
Un laborator care vrea să se diferențieze prin garanție crește lunile de garanție implicite de la 3 la 6: din acel moment, orice reparație nouă creată în orice locație afișează automat 6 luni de garanție pe document, fără ca tehnicienii să trebuiască să-și amintească sau să o modifice manual.
Sfaturi și bune practici
Verifică datele fiscale (cod TVA, cod fiscal, email certificat) imediat după activarea contului și înainte de a emite primul document fiscal, pentru a evita corectarea unor facturi deja trimise. Setează un timp scurt de deconectare automată (10-15 minute) dacă programul este folosit pe posturi partajate în magazin, pentru a proteja datele clienților atunci când un operator se îndepărtează de tejghea. Revizuiește periodic garanția implicită, suprataxa de urgență și procentul de fidelitate pe măsură ce își evoluează politicile tale comerciale. Documentează intern aceste decizii, ca un nou responsabil de locație să poată înțelege rapid politicile comerciale ale companiei fără să fie nevoit să le deducă din setări.
Greșeli frecvente de evitat
O greșeală frecventă este lăsarea numărului de telefon al companiei fără prefixul internațional corect pentru țara selectată: sistemul îl validează automat și refuză salvarea dacă nu corespunde. O altă greșeală este schimbarea monedei după ce au fost deja emise mai multe documente, generând confuzie între documentele vechi într-o monedă și cele noi în alta. În fine, uitarea de a activa lista de prețuri publică după ce a fost configurată în Depozit face ca clienții online să nu vadă niciodată costurile orientative ale reparațiilor, irosind munca de completare a listei.
Află mai multe
- Arhiva reparațiilor și jurnalul modificărilor: istoric complet fără a încărca programul
- Exportă toate datele companiei: reparații, documente, clienți și bonuri într-o arhivă ZIP
- Factura electronică și trimiterea către SdI
Întrebări frecvente
Setările companiei se aplică tuturor locațiilor? Da, sunt configurări globale aplicate automat fiecărei locații a companiei, inclusiv celor create în viitor.
Pot schimba moneda ulterior? Da, o poți actualiza oricând din Companie > Setări, dar reține că documentele deja emise păstrează moneda cu care au fost create.
Ce se întâmplă dacă introduc date fiscale greșite? Datele fiscale greșite pot genera probleme pe documentele emise, precum facturi electronice neconforme: îți recomandăm să le verifici cu atenție înainte de a începe facturarea.
Garanția implicită se aplică și reparațiilor deja create? Nu, se aplică doar reparațiilor noi create după salvare; cele deja existente păstrează garanția setată la momentul creării.
Pot seta un timp de deconectare automată diferit pentru fiecare angajat? Nu, timpul de deconectare din cauza inactivității este o singură setare la nivel de companie, valabilă pentru toți utilizatorii care se conectează la program.
Unde setez lista de prețuri pe care vreau să o fac publică? Lista de intervenții se configurează din Companie > Reparații > Listă de prețuri; din Companie > Setări activezi doar comutatorul care o face vizibilă pe pagina publică.
