As definições da empresa reúnem todas as configurações globais do Fixh IT que se aplicam automaticamente a todas as lojas do software de gestão, sem ser necessário repeti-las loja a loja: é o ponto de partida para configurar corretamente um software para centros de assistência de smartphones e PC com uma ou várias lojas. Encontram-se em Empresa > Definições e são das primeiras coisas a verificar depois de criar a primeira loja.
Porque é importante para um centro de assistência
Um centro de assistência que repara smartphones e PC depende de documentos fiscais corretos, preços coerentes e regras operacionais claras para os técnicos de reparação: dados fiscais errados bloqueiam a faturação eletrónica, uma garantia predefinida não configurada obriga a equipa a introduzi-la manualmente em cada reparação, e uma sobretaxa de urgência não configurada faz perder uma margem de que muitas oficinas dependem para parte da faturação. Centralizar estas regras numa única secção evita que cada loja ou cada técnico interprete de forma diferente as mesmas políticas da empresa, mantendo a coerência mesmo quando a rede de lojas cresce.
Na prática
Em Empresa > Definições define primeiro os dados de registo e fiscais da empresa: denominação social, nome de utilizador, email, número de contribuinte, email certificado (PEC), número de IVA, morada, cidade, distrito, código postal, país e telefone (validado automaticamente face ao indicativo internacional do país selecionado). Aqui escolhe também o regime de IVA associado aos documentos, a moeda e o símbolo monetário usados em orçamentos, faturas e POS, o idioma predefinido da interface e o fuso horário da empresa, usado para calcular corretamente horários de funcionamento e registos temporais dos documentos.
Uma parte específica das definições diz respeito ao fluxo de reparação: aqui define os meses de garantia predefinidos aplicados automaticamente a novas reparações, o comprimento do código identificativo de reparação (de 6 a 12 caracteres) e se deve ser alfanumérico ou apenas numérico, além do formato do talão/recibo. Também pode configurar a sobretaxa para reparações urgentes (em valor absoluto ou percentagem) e o limite de dias a partir do qual uma reparação deixa de ser considerada urgente, bem como a percentagem de fidelização aplicada às compras dos clientes, se esta funcionalidade estiver ativa.
Por fim, existem dois interruptores relacionados com a página pública da empresa: tornar visível a própria página pública e tornar pública a lista de preços das reparações, além do tempo de desligamento automático por inatividade (até 60 minutos), útil para segurança quando vários postos partilham o mesmo ambiente na loja. Cada alteração guardada aqui reflete-se de imediato em todas as lojas associadas à empresa, incluindo as adicionadas posteriormente, sem configurações separadas para cada uma.
Guia rápido
- Vá a Empresa > Definições.
- Introduza ou verifique a denominação social, o número de IVA, o número de contribuinte, o email certificado e a morada fiscal da empresa.
- Configure moeda, regime de IVA, idioma predefinido e fuso horário do software.
- Configure os meses de garantia predefinidos e o comprimento/formato do código de reparação.
- Defina a sobretaxa de urgência e o limite de dias a partir do qual uma reparação se torna urgente.
- Ative, se incluído no seu plano, a percentagem de fidelização sobre as compras.
- Ative a página pública e a lista de preços pública se quiser mostrá-las a clientes online.
- Guarde as alterações: serão aplicadas de imediato a todas as lojas da empresa.
Casos de uso reais
Um centro de assistência de smartphones que recebe muitos pedidos de reparação expresso configura uma sobretaxa de urgência de 25% com um limite de 1 dia: quem quer o dispositivo reparado em 24 horas paga automaticamente a sobretaxa configurada, sem que o técnico tenha de a calcular à mão de cada vez.
Uma rede com três lojas muda de sede e atualiza o número de IVA e a morada em Empresa > Definições: a alteração aplica-se de imediato a todos os documentos fiscais gerados por qualquer loja, sem ser necessário intervir loja a loja.
Uma oficina que quer destacar-se na garantia aumenta os meses de garantia predefinidos de 3 para 6: a partir desse momento, cada nova reparação criada em qualquer loja mostra automaticamente 6 meses de garantia no documento, sem que os técnicos tenham de se lembrar ou alterá-lo manualmente.
Conselhos e boas práticas
Verifique os dados fiscais (número de IVA, número de contribuinte, email certificado) logo após a ativação da conta e antes de emitir o primeiro documento fiscal, para evitar ter de corrigir faturas já enviadas. Defina um tempo de desligamento automático curto (10-15 minutos) se o software for usado em postos partilhados na loja, para proteger os dados dos clientes quando um funcionário se afasta do balcão. Reveja periodicamente garantia predefinida, sobretaxa de urgência e percentagem de fidelização à medida que as suas políticas comerciais evoluem. Documente internamente estas decisões, para que um novo responsável de loja consiga perceber rapidamente as políticas comerciais da empresa sem ter de as deduzir apenas das definições.
Erros comuns a evitar
Um erro frequente é deixar o número de telefone da empresa sem o indicativo internacional correto para o país selecionado: o sistema valida-o automaticamente e recusa guardar se não corresponder. Outro erro é alterar a moeda depois de já terem sido emitidos vários documentos, gerando confusão entre documentos antigos numa moeda e novos noutra. Por fim, esquecer-se de ativar a lista de preços pública depois de a configurar no Armazém faz com que os clientes online nunca vejam os custos indicativos das reparações, desperdiçando o trabalho de preencher a lista.
Saiba mais
- Arquivo de reparações e registo de alterações: histórico completo sem sobrecarregar o software
- Exportar todos os dados da empresa: reparações, documentos, clientes e talões num arquivo ZIP
- Fatura eletrónica e envio ao SdI
Perguntas frequentes
As definições da empresa aplicam-se a todas as lojas? Sim, são configurações globais aplicadas automaticamente a cada loja da empresa, incluindo as criadas no futuro.
Posso alterar a moeda mais tarde? Sim, pode atualizá-la a qualquer momento em Empresa > Definições, mas os documentos já emitidos mantêm a moeda com que foram criados.
O que acontece se introduzir dados fiscais errados? Dados fiscais errados podem causar problemas nos documentos emitidos, como faturas eletrónicas não conformes: recomendamos verificá-los cuidadosamente antes de começar a faturar.
A garantia predefinida aplica-se também a reparações já criadas? Não, aplica-se apenas a novas reparações criadas após guardar; as já existentes mantêm a garantia definida no momento da criação.
Posso definir um tempo de desligamento automático diferente para cada colaborador? Não, o tempo de desligamento por inatividade é uma definição única ao nível da empresa, válida para todos os utilizadores que acedem ao software.
Onde defino a lista de preços que quero tornar pública? A lista de intervenções configura-se em Empresa > Reparações > Lista de preços; em Empresa > Definições apenas ativa o interruptor que a torna visível na página pública.
