Ustawienia firmy zbierają wszystkie globalne konfiguracje Fixh IT, które automatycznie obowiązują we wszystkich placówkach programu, bez konieczności powtarzania ich w każdej placówce osobno: to punkt wyjścia do prawidłowego skonfigurowania programu dla serwisów smartfonów i komputerów z jedną lub kilkoma placówkami. Znajdziesz je w Firma > Ustawienia i są jedną z pierwszych rzeczy do sprawdzenia po utworzeniu pierwszej placówki.
Dlaczego to ważne dla centrum serwisowego
Centrum serwisowe naprawiające smartfony i komputery żyje z poprawnych dokumentów fiskalnych, spójnych cen i jasnych zasad operacyjnych dla techników serwisowych: błędne dane podatkowe blokują fakturowanie elektroniczne, brak ustawionej domyślnej gwarancji zmusza personel do wpisywania jej ręcznie przy każdej naprawie, a nieskonfigurowana dopłata za pilność oznacza utratę marży, na której wiele warsztatów opiera część przychodu. Scentralizowanie tych zasad w jednej sekcji zapobiega temu, by każda placówka lub każdy technik inaczej interpretował te same zasady firmy, zachowując spójność nawet wtedy, gdy sieć sklepów rośnie.
W praktyce
W Firma > Ustawienia definiujesz najpierw dane rejestrowe i podatkowe firmy: nazwę firmy, nazwę użytkownika, e-mail, NIP, adres PEC (certyfikowany e-mail), numer VAT, adres, miasto, województwo, kod pocztowy, kraj i telefon (automatycznie weryfikowany względem numeru kierunkowego wybranego kraju). Stąd wybierasz też reżim VAT powiązany z dokumentami, walutę i symbol waluty używane w wycenach, fakturach i na kasie, domyślny język interfejsu oraz strefę czasową firmy, używaną do prawidłowego obliczania godzin otwarcia i znaczników czasu dokumentów.
Konkretna część ustawień dotyczy przepływu napraw: tutaj ustawiasz domyślną liczbę miesięcy gwarancji automatycznie stosowaną do nowych napraw, długość kodu identyfikacyjnego naprawy (od 6 do 12 znaków) i czy ma być alfanumeryczny czy tylko numeryczny, a także format paragonu/pokwitowania. Możesz też skonfigurować dopłatę za naprawy pilne (jako kwotę stałą lub procent) oraz próg dni, po przekroczeniu którego naprawa przestaje być uznawana za pilną, a także procent programu lojalnościowego stosowany do zakupów klientów, jeśli ta funkcja jest aktywna.
Na koniec są dwa przełączniki związane z publiczną stroną firmy: uczynienie widoczną samej strony publicznej oraz upublicznienie cennika napraw, a także czas automatycznego wylogowania z powodu bezczynności (do 60 minut), przydatny dla bezpieczeństwa, gdy kilka stanowisk dzieli to samo środowisko w sklepie. Każda zmiana zapisana tutaj jest natychmiast odzwierciedlana we wszystkich placówkach powiązanych z firmą, w tym dodanych później, bez osobnej konfiguracji dla każdej z nich.
Szybki przewodnik
- Przejdź do Firma > Ustawienia.
- Wprowadź lub sprawdź nazwę firmy, NIP, dane podatkowe, adres PEC i siedzibę firmy.
- Ustaw walutę, reżim VAT, domyślny język i strefę czasową programu.
- Skonfiguruj domyślną liczbę miesięcy gwarancji oraz długość/format kodu naprawy.
- Ustaw dopłatę za pilność oraz próg dni, po którym naprawa staje się pilna.
- Włącz, jeśli przewiduje to twój plan, procent programu lojalnościowego na zakupach.
- Włącz stronę publiczną i publiczny cennik, jeśli chcesz je pokazać klientom online.
- Zapisz zmiany: zostaną natychmiast zastosowane do wszystkich placówek firmy.
Rzeczywiste przypadki użycia
Serwis smartfonów otrzymujący dużo zgłoszeń napraw ekspresowych ustawia dopłatę za pilność w wysokości 25% z progiem 1 dnia: każdy, kto chce mieć urządzenie naprawione w ciągu 24 godzin, automatycznie płaci skonfigurowaną dopłatę, bez konieczności ręcznego jej obliczania przez technika za każdym razem.
Sieć z trzema placówkami zmienia siedzibę i aktualizuje numer VAT oraz adres w Firma > Ustawienia: zmiana jest natychmiast stosowana do wszystkich dokumentów fiskalnych generowanych przez którąkolwiek placówkę, bez konieczności interweniowania w każdym sklepie osobno.
Warsztat, który chce wyróżnić się gwarancją, podnosi domyślną liczbę miesięcy gwarancji z 3 do 6: od tego momentu każda nowa naprawa utworzona w dowolnej placówce automatycznie pokazuje 6 miesięcy gwarancji na dokumencie, bez konieczności pamiętania o tym czy ręcznej zmiany przez techników.
Wskazówki i dobre praktyki
Sprawdź dane podatkowe (NIP, dane fiskalne, adres PEC) zaraz po aktywacji konta i przed wystawieniem pierwszego dokumentu fiskalnego, aby uniknąć konieczności korygowania już wysłanych faktur. Ustaw krótki czas automatycznego wylogowania (10-15 minut), jeśli program jest używany na współdzielonych stanowiskach w sklepie, aby chronić dane klientów, gdy pracownik odchodzi od lady. Regularnie przeglądaj domyślną gwarancję, dopłatę za pilność i procent programu lojalnościowego w miarę zmian twoich zasad handlowych. Dokumentuj wewnętrznie te decyzje, aby nowy kierownik placówki mógł szybko zrozumieć zasady handlowe firmy, nie musząc ich odgadywać z samych ustawień.
Częste błędy, których należy unikać
Częstym błędem jest pozostawienie numeru telefonu firmy bez poprawnego numeru kierunkowego dla wybranego kraju: system automatycznie go weryfikuje i odrzuca zapis, jeśli nie pasuje. Innym błędem jest zmiana waluty po wystawieniu już kilku dokumentów, co powoduje zamieszanie między starymi dokumentami w jednej walucie a nowymi w innej. Wreszcie, zapomnienie o włączeniu publicznego cennika po skonfigurowaniu go w Magazynie sprawia, że klienci online nigdy nie widzą orientacyjnych kosztów napraw, marnując pracę włożoną w uzupełnienie cennika.
Dowiedz się więcej
- Archiwum napraw i dziennik zmian: pełna historia bez obciążania programu
- Eksport wszystkich danych firmy: naprawy, dokumenty, klienci i paragony w archiwum ZIP
- Faktura elektroniczna i wysyłka do SdI
Najczęściej zadawane pytania
Czy ustawienia firmy dotyczą wszystkich placówek? Tak, to konfiguracje globalne stosowane automatycznie do każdej placówki firmy, w tym utworzonych w przyszłości.
Czy mogę później zmienić walutę? Tak, możesz ją zaktualizować w dowolnym momencie w Firma > Ustawienia, ale pamiętaj, że już wystawione dokumenty zachowują walutę, w której zostały utworzone.
Co się stanie, jeśli wprowadzę błędne dane podatkowe? Błędne dane podatkowe mogą powodować problemy z wystawionymi dokumentami, takie jak niezgodne faktury elektroniczne: zalecamy dokładne ich sprawdzenie przed rozpoczęciem fakturowania.
Czy domyślna gwarancja dotyczy też już utworzonych napraw? Nie, dotyczy tylko nowych napraw utworzonych po zapisaniu; istniejące zachowują gwarancję ustawioną w momencie ich utworzenia.
Czy mogę ustawić inny czas automatycznego wylogowania dla każdego pracownika? Nie, czas wylogowania z powodu bezczynności to jedno ustawienie na poziomie firmy, obowiązujące dla wszystkich użytkowników logujących się do programu.
Gdzie ustawiam cennik, który chcę upublicznić? Cennik zabiegów konfiguruje się w Firma > Naprawy > Cennik; w Firma > Ustawienia włączasz tylko przełącznik, który czyni go widocznym na stronie publicznej.
