Unternehmenseinstellungen

Die Unternehmenseinstellungen bündeln alle globalen Fixh IT-Konfigurationen, die automatisch für alle Filialen der Software gelten, ohne sie für jede Filiale einzeln wiederholen zu müssen: Sie sind der Ausgangspunkt, um eine Software für Smartphone- und PC-Reparaturzentren mit einer oder mehreren Filialen korrekt einzurichten. Sie finden sich unter Unternehmen > Einstellungen und gehören zu den ersten Dingen, die nach dem Anlegen der ersten Filiale zu prüfen sind.

Warum das für ein Servicezentrum wichtig ist

Ein Servicezentrum für Smartphones und PCs lebt von korrekten Steuerdokumenten, konsistenten Preisen und klaren Betriebsregeln für Reparaturtechniker: falsche Steuerdaten blockieren die elektronische Rechnungsstellung, eine nicht gesetzte Standardgarantie zwingt das Personal, sie bei jeder Reparatur manuell einzutragen, und ein nicht konfigurierter Eilzuschlag bedeutet den Verlust einer Marge, auf die viele Werkstätten für einen Teil ihres Umsatzes angewiesen sind. Diese Regeln in einem Bereich zu zentralisieren verhindert, dass jede Filiale oder jeder Techniker dieselben Unternehmensrichtlinien unterschiedlich auslegt, und sorgt für Konsistenz, auch wenn das Filialnetz wächst.

In der Praxis

Unter Unternehmen > Einstellungen legen Sie zunächst die Stamm- und Steuerdaten des Unternehmens fest: Firmenname, Benutzername, E-Mail, Steuernummer, zertifizierte E-Mail (PEC), USt-IdNr., Adresse, Stadt, Provinz, Postleitzahl, Land und Telefon (automatisch gegen die internationale Vorwahl des gewählten Landes geprüft). Hier wählen Sie auch die mit Dokumenten verknüpfte MwSt.-Regelung, die in Kostenvoranschlägen, Rechnungen und an der Kasse verwendete Währung und das Währungssymbol, die Standardsprache der Oberfläche und die Zeitzone des Unternehmens, die für die korrekte Berechnung von Öffnungszeiten und Dokument-Zeitstempeln verwendet wird.

Ein spezifischer Teil der Einstellungen betrifft den Reparaturablauf: Hier legen Sie die Standard-Garantiemonate fest, die automatisch auf neue Reparaturen angewendet werden, die Länge des Reparatur-Identifikationscodes (6 bis 12 Zeichen) und ob dieser alphanumerisch oder rein numerisch sein soll, sowie das Bon-/Belegformat. Sie können außerdem den Zuschlag für Eilreparaturen (als fester Betrag oder Prozentsatz) und die Tagesschwelle festlegen, ab der eine Reparatur nicht mehr als eilig gilt, sowie den Treuepunkte-Prozentsatz für Kundenkäufe, falls diese Funktion aktiviert ist.

Schließlich gibt es zwei Schalter im Zusammenhang mit der öffentlichen Unternehmensseite: die öffentliche Seite selbst sichtbar zu machen und die Reparatur-Preisliste öffentlich zu machen, sowie die automatische Abmeldezeit bei Inaktivität (bis zu 60 Minuten), nützlich für die Sicherheit, wenn mehrere Arbeitsplätze dieselbe Umgebung im Geschäft teilen. Jede hier gespeicherte Änderung wirkt sich sofort auf alle mit dem Unternehmen verknüpften Filialen aus, auch auf später hinzugefügte, ohne separate Konfiguration für jede einzelne.

Kurzanleitung

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einstellungen.
2. Geben Sie Firmenname, USt-IdNr., Steuernummer, zertifizierte E-Mail und Firmensitz ein oder prüfen Sie sie.
3. Legen Sie Währung, MwSt.-Regelung, Standardsprache und Zeitzone der Software fest.
4. Konfigurieren Sie die Standard-Garantiemonate und Länge/Format des Reparaturcodes.
5. Legen Sie den Eilzuschlag und die Tagesschwelle fest, ab der eine Reparatur dringend wird.
6. Aktivieren Sie, falls in Ihrem Plan enthalten, den Treuepunkte-Prozentsatz auf Käufe.
7. Aktivieren Sie öffentliche Seite und öffentliche Preisliste, wenn Sie diese Online-Kunden zeigen möchten.
8. Speichern Sie die Änderungen: Sie gelten sofort für alle Filialen des Unternehmens.

Reale Anwendungsfälle

Ein Smartphone-Servicezentrum mit vielen Express-Reparaturanfragen legt einen Eilzuschlag von 25 % mit einer Schwelle von 1 Tag fest: Wer sein Gerät innerhalb von 24 Stunden repariert haben möchte, zahlt automatisch den konfigurierten Zuschlag, ohne dass der Techniker ihn jedes Mal von Hand berechnen muss.

Ein Netzwerk mit drei Filialen wechselt den Firmensitz und aktualisiert USt-IdNr. und Adresse unter Unternehmen > Einstellungen: Die Änderung gilt sofort für alle von jeder Filiale erstellten Steuerdokumente, ohne filialweise eingreifen zu müssen.

Eine Werkstatt, die sich bei der Garantie abheben will, erhöht die Standard-Garantiemonate von 3 auf 6: Ab diesem Moment zeigt jede neue, an jeder beliebigen Filiale erstellte Reparatur automatisch 6 Monate Garantie im Dokument, ohne dass Techniker sich das merken oder es manuell ändern müssen.

Tipps und Best Practices

Prüfen Sie die Steuerdaten (USt-IdNr., Steuernummer, zertifizierte E-Mail) direkt nach der Kontoaktivierung und vor Ausstellung des ersten Steuerdokuments, um zu vermeiden, bereits versendete Rechnungen korrigieren zu müssen. Legen Sie eine kurze automatische Abmeldezeit (10-15 Minuten) fest, wenn die Software an geteilten Arbeitsplätzen im Geschäft genutzt wird, um Kundendaten zu schützen, wenn sich ein Mitarbeiter vom Tresen entfernt. Überprüfen Sie regelmäßig Standardgarantie, Eilzuschlag und Treuepunkte-Prozentsatz, während sich Ihre Geschäftspolitik weiterentwickelt. Dokumentieren Sie diese Entscheidungen intern, damit ein neuer Filialleiter die Geschäftspolitik des Unternehmens schnell versteht, ohne sie aus den Einstellungen erraten zu müssen.

Häufige Fehler, die man vermeiden sollte

Ein häufiger Fehler ist, die Unternehmenstelefonnummer ohne die korrekte internationale Vorwahl für das gewählte Land zu lassen: Das System prüft sie automatisch und lehnt das Speichern ab, wenn sie nicht übereinstimmt. Ein weiterer Fehler ist, die Währung zu ändern, nachdem bereits mehrere Dokumente ausgestellt wurden, was Verwirrung zwischen alten Dokumenten in einer Währung und neuen in einer anderen erzeugt. Schließlich führt das Vergessen, die öffentliche Preisliste nach der Konfiguration im Lager zu aktivieren, dazu, dass Online-Kunden nie die ungefähren Reparaturkosten sehen, was die Arbeit am Aufbau der Preisliste vergeudet.

Mehr erfahren

• Reparaturarchiv und Änderungsprotokoll: vollständige Historie, ohne die Software zu belasten
• Alle Unternehmensdaten exportieren: Reparaturen, Dokumente, Kunden und Belege in einem ZIP-Archiv
• Elektronische Rechnung und Übermittlung an das SdI

Häufig gestellte Fragen

Gelten die Unternehmenseinstellungen für alle Filialen? Ja, es handelt sich um globale Konfigurationen, die automatisch für jede Filiale des Unternehmens gelten, auch für künftig angelegte.

Kann ich die Währung später ändern? Ja, Sie können sie jederzeit unter Unternehmen > Einstellungen aktualisieren, aber bereits ausgestellte Dokumente behalten die Währung, mit der sie erstellt wurden.

Was passiert, wenn ich falsche Steuerdaten eingebe? Falsche Steuerdaten können Probleme bei ausgestellten Dokumenten verursachen, etwa nicht konforme elektronische Rechnungen: Wir empfehlen, sie sorgfältig zu prüfen, bevor Sie mit der Rechnungsstellung beginnen.

Gilt die Standardgarantie auch für bereits erstellte Reparaturen? Nein, sie gilt nur für neue Reparaturen, die nach dem Speichern erstellt werden; bestehende behalten die zum Erstellungszeitpunkt festgelegte Garantie.

Kann ich für jeden Mitarbeiter eine andere Abmeldezeit festlegen? Nein, die Abmeldezeit bei Inaktivität ist eine einzige unternehmensweite Einstellung, gültig für alle Benutzer, die sich in der Software anmelden.

Wo lege ich die Preisliste fest, die veröffentlicht werden soll? Die Eingriffs-Preisliste wird unter Unternehmen > Reparaturen > Preisliste konfiguriert; unter Unternehmen > Einstellungen aktivieren Sie nur den Schalter, der sie auf der öffentlichen Seite sichtbar macht.