تجمع إعدادات الشركة كل الإعدادات العامة في Fixh IT التي تُطبَّق تلقائيًا على جميع فروع البرنامج، دون الحاجة لتكرارها في كل فرع على حدة: إنها نقطة الانطلاق لضبط برنامج مخصص لمراكز إصلاح الهواتف والحواسيب بشكل صحيح، سواء كان لها فرع واحد أو عدة فروع. تجدها في الشركة > الإعدادات، وهي من أول الأشياء التي يجب التحقق منها بعد إنشاء الفرع الأول.
لماذا هذا مهم لمركز صيانة
يعتمد مركز صيانة يصلح الهواتف والحواسيب على مستندات ضريبية صحيحة وأسعار متسقة وقواعد تشغيلية واضحة لفنيي الإصلاح: البيانات الضريبية الخاطئة تعطل الفوترة الإلكترونية، وعدم ضبط ضمان افتراضي يجبر الموظفين على إدخاله يدويًا في كل إصلاح، وعدم ضبط رسوم الاستعجال يعني خسارة هامش ربح يعتمد عليه العديد من المختبرات لجزء من إيراداتها. مركزة هذه القواعد في قسم واحد يمنع كل فرع أو فني من تفسير نفس سياسات الشركة بشكل مختلف، مع الحفاظ على الاتساق حتى عندما تنمو شبكة المتاجر.
من الناحية العملية
من الشركة > الإعدادات تحدد أولاً البيانات التعريفية والضريبية للشركة: الاسم القانوني، اسم المستخدم، البريد الإلكتروني، الرقم الضريبي، البريد الموثق (PEC)، الرقم الضريبي (VAT)، العنوان، المدينة، المحافظة، الرمز البريدي، الدولة والهاتف (يُتحقق منه تلقائيًا مقابل رمز الاتصال الدولي للدولة المختارة). من هنا تختار أيضًا نظام ضريبة القيمة المضافة المرتبط بالمستندات، والعملة ورمز العملة المستخدمين في عروض الأسعار والفواتير ونقطة البيع، ولغة الواجهة الافتراضية، والمنطقة الزمنية للشركة، المستخدمة لحساب ساعات العمل وطوابع الوقت على المستندات بشكل صحيح.
يخص جزء محدد من الإعدادات مسار الإصلاح: هنا تحدد أشهر الضمان الافتراضية التي تُطبَّق تلقائيًا على الإصلاحات الجديدة، وطول رمز تعريف الإصلاح (من 6 إلى 12 حرفًا) وما إذا كان يجب أن يكون أبجديًا رقميًا أو رقميًا فقط، بالإضافة إلى تنسيق الإيصال. يمكنك أيضًا ضبط رسوم الإصلاحات العاجلة (كقيمة ثابتة أو نسبة مئوية) وعتبة الأيام التي بعدها لا يُعتبر الإصلاح عاجلاً بعد الآن، بالإضافة إلى نسبة برنامج الولاء المطبقة على مشتريات العملاء، إذا كانت هذه الميزة مفعّلة.
أخيرًا، هناك مفتاحان مرتبطان بالصفحة العامة للشركة: جعل الصفحة العامة نفسها مرئية وجعل قائمة أسعار الإصلاحات عامة، بالإضافة إلى وقت تسجيل الخروج التلقائي بسبب عدم النشاط (حتى 60 دقيقة)، وهو مفيد للأمان عندما تشترك عدة محطات عمل في نفس بيئة المتجر. كل تغيير يُحفظ هنا ينعكس فورًا على جميع الفروع المرتبطة بالشركة، بما في ذلك تلك المُضافة لاحقًا، دون الحاجة لإعدادات منفصلة لكل منها.
دليل سريع
- اذهب إلى الشركة > الإعدادات.
- أدخل أو تحقق من الاسم القانوني والرقم الضريبي والبيانات الضريبية والبريد الموثق والعنوان القانوني للشركة.
- حدّد العملة ونظام ضريبة القيمة المضافة واللغة الافتراضية والمنطقة الزمنية للبرنامج.
- اضبط أشهر الضمان الافتراضية وطول/تنسيق رمز الإصلاح.
- حدّد رسوم الاستعجال وعتبة الأيام التي بعدها يصبح الإصلاح عاجلاً.
- فعّل، إذا كانت خطتك تشملها، نسبة برنامج الولاء على المشتريات.
- فعّل الصفحة العامة وقائمة الأسعار العامة إذا أردت عرضهما للعملاء عبر الإنترنت.
- احفظ التغييرات: ستُطبَّق فورًا على جميع فروع الشركة.
حالات استخدام واقعية
يحدد مركز إصلاح هواتف يتلقى الكثير من طلبات الإصلاح السريع رسوم استعجال بنسبة 25% مع عتبة يوم واحد: كل من يريد إصلاح جهازه خلال 24 ساعة يدفع تلقائيًا الرسوم المحددة، دون الحاجة لأن يحسبها الفني يدويًا في كل مرة.
تغيّر شبكة من ثلاثة فروع مقرها الرسمي وتحدّث الرقم الضريبي والعنوان من الشركة > الإعدادات: يُطبَّق التغيير فورًا على جميع المستندات الضريبية التي يُنشئها أي فرع، دون الحاجة للتدخل فرعًا بفرع.
يرفع مختبر يريد التميز في الضمان أشهر الضمان الافتراضية من 3 إلى 6: من تلك اللحظة، يُظهر كل إصلاح جديد يُنشأ في أي فرع تلقائيًا 6 أشهر ضمان على المستند، دون الحاجة لأن يتذكر الفنيون ذلك أو يعدّلوه يدويًا.
نصائح وممارسات جيدة
تحقق من البيانات الضريبية (الرقم الضريبي، البيانات الضريبية، البريد الموثق) مباشرة بعد تفعيل الحساب وقبل إصدار أول مستند ضريبي، لتجنب الحاجة لتصحيح فواتير أُرسلت بالفعل. حدّد وقت تسجيل خروج تلقائي قصير (10-15 دقيقة) إذا كان البرنامج يُستخدم على محطات مشتركة في المتجر، لحماية بيانات العملاء عندما يبتعد الموظف عن المنضدة. راجع دوريًا الضمان الافتراضي ورسوم الاستعجال ونسبة برنامج الولاء مع تطور سياساتك التجارية. وثّق داخليًا هذه القرارات، حتى يتمكن مدير فرع جديد من فهم السياسات التجارية للشركة بسرعة دون الحاجة لاستنتاجها من الإعدادات وحدها.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
من الأخطاء الشائعة ترك رقم هاتف الشركة دون رمز الاتصال الدولي الصحيح للدولة المختارة: يتحقق النظام منه تلقائيًا ويرفض الحفظ إذا لم يتطابق. خطأ آخر هو تغيير العملة بعد إصدار عدة مستندات بالفعل، مما يخلق ارتباكًا بين المستندات القديمة بعملة والجديدة بعملة أخرى. أخيرًا، نسيان تفعيل قائمة الأسعار العامة بعد ضبطها في المخزن يجعل العملاء عبر الإنترنت لا يرون أبدًا التكاليف التقريبية للإصلاحات، مما يهدر العمل المبذول في إعداد القائمة.
اقرأ أيضًا
- أرشيف الإصلاحات وسجل التعديلات: تاريخ كامل دون إثقال النظام
- تصدير كل بيانات الشركة: الإصلاحات والمستندات والعملاء والإيصالات في أرشيف ZIP
- الفاتورة الإلكترونية وإرسالها إلى SdI
الأسئلة الشائعة
هل تسري إعدادات الشركة على جميع الفروع؟ نعم، هي إعدادات عامة تُطبَّق تلقائيًا على كل فرع من فروع الشركة، بما في ذلك الفروع التي تُنشأ مستقبلاً.
هل يمكنني تغيير العملة لاحقًا؟ نعم، يمكنك تحديثها في أي وقت من الشركة > الإعدادات، لكن تذكّر أن المستندات الصادرة بالفعل تحتفظ بالعملة التي أُنشئت بها.
ماذا يحدث إذا أدخلت بيانات ضريبية خاطئة؟ يمكن أن تسبب البيانات الضريبية الخاطئة مشكلات في المستندات الصادرة، مثل فواتير إلكترونية غير مطابقة: ننصح بالتحقق منها بعناية قبل البدء بالفوترة.
هل يسري الضمان الافتراضي أيضًا على الإصلاحات المُنشأة بالفعل؟ لا، يسري فقط على الإصلاحات الجديدة المُنشأة بعد الحفظ؛ تحتفظ الإصلاحات الموجودة بالضمان المحدد وقت إنشائها.
هل يمكنني ضبط وقت تسجيل خروج تلقائي مختلف لكل موظف؟ لا، وقت تسجيل الخروج بسبب عدم النشاط هو إعداد واحد على مستوى الشركة، يسري على جميع المستخدمين الذين يسجلون الدخول إلى البرنامج.
أين أضبط قائمة الأسعار التي أريد جعلها عامة؟ تُضبط قائمة التدخلات من الشركة > الإصلاحات > قائمة الأسعار؛ من الشركة > الإعدادات تفعّل فقط المفتاح الذي يجعلها مرئية على الصفحة العامة.
