Além do chat público partilhado com a rede Fixh, cada empresa tem o seu próprio chat interno privado, visível apenas aos seus colaboradores habilitados (níveis de utilizador do administrador ao técnico), pensado para que o software de gestão de um centro de assistência com várias lojas comunique em tempo real sem sair do sistema nem recorrer a e-mail ou mensagens externas.
Porque é importante para um centro de assistência
Numa oficina de reparação de smartphones e computadores o trabalho está muitas vezes dividido por várias pessoas e, numa cadeia com várias sedes, por várias lojas físicas: um técnico na oficina precisa de avisar a receção de que um dispositivo está pronto, um caixa precisa de perguntar ao responsável se pode aplicar um desconto, um proprietário precisa de coordenar a loja principal com uma secundária para uma troca urgente de peças. Fazer isto por chamadas telefónicas ou aplicações de mensagens externas significa perder rastreabilidade e arriscar que informação importante se disperse fora do sistema de gestão. O chat de empresa integrado resolve isto mantendo toda a comunicação operacional dentro do mesmo ambiente onde as reparações são geridas, com a vantagem extra de poder referenciar diretamente um ticket de reparação dentro de uma mensagem.
Na prática
O chat da empresa funciona em tempo real, com indicador de escrita, menções a colegas (até 10 por mensagem) para chamar a atenção deles para uma mensagem específica, anexos até 2 MB em formato de imagem, PDF, texto ou documento Office, e um estado online, ausente ou offline atualizado automaticamente com base na atividade recente, para saberes de imediato quem está disponível antes de ligar ou encaminhar um cliente ao balcão.
Uma funcionalidade pensada especificamente para o trabalho na oficina é a referência direta a reparações: ao escrever #{código} no corpo de uma mensagem, onde código é o número da reparação tal como aparece no recibo ou na etiqueta do dispositivo, o sistema reconhece automaticamente a referência e transforma-a num link clicável para a ficha da reparação, desde que pertença à tua própria empresa. Assim, uma mensagem como "o cliente da #{REP2451} ligou a perguntar como está" torna-se imediatamente navegável para quem a lê, sem ter de procurar manualmente o ticket na lista de reparações.
Para conter o spam e manter o chat como uma ferramenta de trabalho eficaz, o sistema aplica um limite automático: ao ultrapassar 3 mensagens em 30 segundos por parte do mesmo utilizador, a conta fica temporariamente bloqueada para envio durante 60 minutos. Quem se coloca manualmente no estado "offline" ainda pode ler o chat mas não pode enviar novas mensagens até voltar a estar disponível. O acesso ao chat também pode ser revogado para um colaborador específico por um administrador, com um motivo registado, por exemplo em caso de uso indevido da ferramenta; um painel de moderação do lado do Fixh IT também permite remover mensagens individuais inadequadas sem mexer na conversa inteira.
Guia rápido
- Abre o widget de chat em qualquer página do sistema.
- Seleciona a conversa da empresa (distinta da pública partilhada com a rede Fixh).
- Escreve a mensagem, menciona um colega escrevendo o nome dele se quiseres chamar a sua atenção.
- Para referenciar uma reparação, insere o código dela entre chavetas no formato #{CÓDIGO}: tornar-se-á num link clicável.
- Anexa uma imagem, um PDF ou um documento se precisares de mostrar algo a um colega (até 2 MB).
- Verifica o estado online dos colegas antes de escrever, para saberes quem está realmente disponível.
- Define o teu próprio estado como ausente ou offline quando não puderes responder, para os colegas saberem de imediato.
Casos de uso reais
Passagem de turno. O técnico do turno da manhã de uma oficina de reparações informa no chat, citando o código da reparação, que uma peça chegou atrasada e a intervenção vai ficar para a tarde: o colega do turno seguinte lê a atualização assim que entra e pode informar de imediato o cliente que telefona.
Coordenação entre lojas para uma peça urgente. Uma oficina de reparação de smartphones com várias sedes descobre que não tem em stock o vidro para um determinado modelo: através do chat da empresa pergunta em tempo real às outras lojas se alguma o tem disponível, evitando fazer o cliente esperar ou encomendar uma peça que já estava disponível noutro lado.
Receção e oficina sincronizadas. Quando um técnico termina uma reparação, avisa a receção no chat citando o código do ticket: o colaborador do balcão pode assim preparar o recibo e contactar o cliente para o levantamento sem ter de descer à oficina para verificar pessoalmente.
Dicas e boas práticas
Usa sempre a referência #{código} quando falares de uma reparação específica: torna a mensagem imediatamente verificável por quem a lê, mesmo dias depois. Atualiza o teu estado online quando te afastares do balcão para uma intervenção longa, para os colegas não ficarem à espera de uma resposta que não virá tão cedo. Usa as menções com moderação, só quando realmente precisas da atenção de uma pessoa específica, para o chat não se transformar numa fonte de notificações constantes. Para comunicações que dizem respeito a toda a rede Fixh (não só à tua empresa), lembra-te de que existe um chat público separado, enquanto o da empresa fica reservado à tua própria equipa.
Erros comuns a evitar
Não uses o chat da empresa para comunicações confidenciais com clientes: é um canal interno entre colaboradores, não uma ferramenta de mensagens para o exterior. Não abuses de anexos muito pesados: o limite de 2 MB por anexo é pensado para fotos e documentos rápidos de consultar, não para arquivos volumosos. Não envies rajadas de mensagens muito seguidas para evitar o bloqueio automático antispam de 60 minutos: é melhor escrever uma mensagem mais completa do que três ou quatro fragmentadas. Não te esqueças de verificar o estado online antes de esperares uma resposta imediata de um colega marcado como ausente ou offline.
Saiba mais
- Avisos inteligentes: reparações paradas, equipamentos não levantados e marcações do dia
- Dashboard multi-loja: gerencie todas as suas sedes a partir de uma única vista
- Chat público
Perguntas frequentes
Quem pode ver as mensagens do chat da empresa? Apenas os colaboradores habilitados da tua empresa (níveis de utilizador do administrador ao técnico): a conversa não é visível para utilizadores de outras empresas da rede.
Que tipo de ficheiros posso anexar? Imagens, PDF, ficheiros de texto e documentos Office até 2 MB por anexo.
Posso saber se um colega está disponível antes de lhe escrever? Sim, o estado online, ausente ou offline é mostrado junto ao nome de cada colega no chat, atualizado com base na atividade recente.
Como referencio uma reparação numa mensagem? Escreve o código dela entre chavetas no formato #{CÓDIGO}: o sistema reconhece-o e cria automaticamente um link para a ficha da reparação, desde que pertença à tua empresa.
O que acontece se enviar demasiadas mensagens em pouco tempo? Ao ultrapassar 3 mensagens em 30 segundos, o envio é automaticamente bloqueado durante 60 minutos, para proteger o chat de spam involuntário ou excessivo.
Um administrador pode retirar-me o acesso ao chat? Sim, o acesso pode ser revogado para um colaborador específico, com um motivo registado pelo sistema, por exemplo em caso de uso indevido da ferramenta.
