Wewnętrzny czat firmowy

Prywatny kanał zarezerwowany dla personelu Twojego serwisu, z załącznikami, wzmiankami i statusem online, do koordynacji między współpracownikami i sklepami dzięki bezpośredniemu odwołaniu do naprawy przez #{kod}.

Oprócz czatu publicznego współdzielonego z siecią Fixh, każda firma ma własny prywatny czat wewnętrzny, widoczny tylko dla jej uprawnionych pracowników (poziomy użytkownika od administratora po technika), zaprojektowany, aby oprogramowanie serwisu naprawczego z wieloma sklepami mogło komunikować się w czasie rzeczywistym bez opuszczania systemu i bez uciekania się do e-maila czy zewnętrznych komunikatorów.

Dlaczego to ważne dla serwisu naprawczego

W warsztacie naprawy smartfonów i komputerów praca jest często rozłożona na kilka osób, a w sieci z wieloma lokalizacjami — na kilka fizycznych sklepów: technik w warsztacie musi poinformować recepcję, że urządzenie jest gotowe, kasjer musi zapytać kierownika, czy może udzielić rabatu, właściciel musi skoordynować sklep główny z filią w sprawie pilnej wymiany części. Robienie tego przez telefon lub zewnętrzne aplikacje do wiadomości oznacza utratę śledzenia i ryzyko rozproszenia ważnych informacji poza systemem zarządzania. Wbudowany czat firmowy rozwiązuje ten problem, utrzymując całą komunikację operacyjną w tym samym środowisku, w którym zarządzane są naprawy, z dodatkową korzyścią w postaci możliwości bezpośredniego odwołania się do zgłoszenia naprawy w wiadomości.

W praktyce

Czat firmowy działa w czasie rzeczywistym, ze wskaźnikiem pisania, wzmiankami o współpracownikach (do 10 na wiadomość), aby zwrócić ich uwagę na konkretną wiadomość, załącznikami do 2 MB w formacie obrazu, PDF, tekstu lub dokumentu Office, oraz statusem online, zaraz wracam lub offline, aktualizowanym automatycznie na podstawie ostatniej aktywności, dzięki czemu od razu wiesz, kto jest dostępny, zanim zadzwonisz lub skierujesz do niego klienta przy ladzie.

Funkcją zaprojektowaną specjalnie z myślą o pracy w warsztacie jest bezpośrednie odwołanie do naprawy: wpisując #{kod} w treści wiadomości, gdzie kod to numer naprawy widoczny na paragonie lub metce urządzenia, system automatycznie rozpoznaje odwołanie i zamienia je w klikalny link do karty naprawy, o ile należy ona do Twojej firmy. Dzięki temu wiadomość typu "klient z #{NAP2451} dzwonił zapytać o postęp" staje się natychmiast klikalna dla czytającego, bez konieczności ręcznego wyszukiwania zgłoszenia na liście napraw.

Aby ograniczyć spam i utrzymać czat jako skuteczne narzędzie pracy, system stosuje automatyczny limit: po przekroczeniu 3 wiadomości w 30 sekund przez tego samego użytkownika, konto zostaje tymczasowo zablokowane do wysyłania na 60 minut. Osoba, która ręcznie ustawi status na "offline", może nadal czytać czat, ale nie może wysyłać nowych wiadomości, dopóki nie stanie się ponownie dostępna. Dostęp do czatu może też zostać cofnięty dla pojedynczego pracownika przez administratora, wraz z zarejestrowanym powodem, na przykład w przypadku niewłaściwego korzystania z narzędzia; panel moderacji po stronie Fixh IT pozwala też usuwać pojedyncze niewłaściwe wiadomości bez ingerowania w całą rozmowę.

Szybki przewodnik

  1. Otwórz widżet czatu z dowolnej strony systemu.
  2. Wybierz rozmowę firmową (odrębną od publicznej, współdzielonej z siecią Fixh).
  3. Napisz wiadomość, wspominając współpracownika przez wpisanie jego imienia, jeśli chcesz zwrócić jego uwagę.
  4. Aby odwołać się do naprawy, wpisz jej kod w nawiasach klamrowych w formacie #{KOD}: stanie się klikalnym linkiem.
  5. Załącz obraz, PDF lub dokument, jeśli musisz coś pokazać współpracownikowi (do 2 MB).
  6. Sprawdź status online współpracowników przed napisaniem, aby wiedzieć, kto jest naprawdę dostępny.
  7. Ustaw swój status na zaraz wracam lub offline, gdy nie możesz odpowiadać, aby współpracownicy od razu o tym wiedzieli.

Rzeczywiste przypadki użycia

Przekazanie zmiany. Technik porannej zmiany w warsztacie naprawczym zgłasza na czacie, podając kod naprawy, że część zamienna dotarła z opóźnieniem i naprawa przesunie się na popołudnie: kolega z następnej zmiany czyta aktualizację zaraz po zalogowaniu i może od razu poinformować dzwoniącego klienta.

Koordynacja między sklepami przy pilnej części. Warsztat naprawy smartfonów z kilkoma lokalizacjami odkrywa brak na stanie szybki do konkretnego modelu: przez czat firmowy pyta w czasie rzeczywistym pozostałe sklepy, czy ktoś ma ją dostępną, unikając zmuszania klienta do czekania lub zamawiania części, która była już w innym miejscu.

Recepcja i warsztat zsynchronizowane. Gdy technik kończy naprawę, informuje o tym recepcję na czacie, podając kod zgłoszenia: pracownik przy ladzie może wtedy przygotować paragon i skontaktować się z klientem w sprawie odbioru, bez konieczności schodzenia do warsztatu, by sprawdzić osobiście.

Wskazówki i dobre praktyki

Zawsze używaj odwołania #{kod}, gdy mówisz o konkretnej naprawie: to sprawia, że wiadomość jest natychmiast weryfikowalna przez każdego czytelnika, nawet po kilku dniach. Aktualizuj swój status online, gdy odchodzisz od lady na dłuższą naprawę, aby współpracownicy nie czekali na odpowiedź, która nie nadejdzie od razu. Używaj wzmianek oszczędnie, tylko gdy naprawdę potrzebujesz uwagi konkretnej osoby, aby czat nie stał się źródłem ciągłych powiadomień. W przypadku komunikacji dotyczącej całej sieci Fixh (nie tylko Twojej firmy) pamiętaj, że istnieje odrębny czat publiczny, podczas gdy firmowy pozostaje zarezerwowany dla Twojego personelu.

Częste błędy, których należy unikać

Nie używaj czatu firmowego do poufnej komunikacji z klientami: to kanał wewnętrzny między pracownikami, a nie narzędzie komunikacji na zewnątrz. Nie nadużywaj załączników dla bardzo dużych plików: limit 2 MB na załącznik jest przeznaczony dla zdjęć i dokumentów szybkich do przejrzenia, nie dla obszernych archiwów. Nie wysyłaj serii wiadomości w bardzo krótkich odstępach, aby uniknąć automatycznej 60-minutowej blokady antyspamowej: lepiej napisać jedną pełną wiadomość niż trzy lub cztery fragmentaryczne. Nie zapomnij sprawdzić statusu online, zanim spodziewasz się natychmiastowej odpowiedzi od współpracownika oznaczonego jako zaraz wracam lub offline.

Dowiedz się więcej

Najczęściej zadawane pytania

Kto może widzieć wiadomości na czacie firmowym? Tylko uprawnieni pracownicy Twojej firmy (poziomy użytkownika od administratora po technika): rozmowa nie jest widoczna dla użytkowników innych firm w sieci.

Jakie pliki mogę załączać? Obrazy, PDF, pliki tekstowe i dokumenty Office do 2 MB na załącznik.

Czy mogę sprawdzić, czy współpracownik jest dostępny przed napisaniem do niego? Tak, status online, zaraz wracam lub offline jest widoczny obok imienia każdego współpracownika na czacie, aktualizowany na podstawie ostatniej aktywności.

Jak odwołać się do naprawy w wiadomości? Wpisz jej kod w nawiasach klamrowych w formacie #{KOD}: system go rozpozna i automatycznie utworzy link do karty naprawy, o ile należy ona do Twojej firmy.

Co się stanie, jeśli wyślę zbyt wiele wiadomości w krótkim czasie? Po przekroczeniu 3 wiadomości w 30 sekund wysyłanie zostaje automatycznie zablokowane na 60 minut, aby chronić czat przed przypadkowym lub nadmiernym spamem.

Czy administrator może odebrać mi dostęp do czatu? Tak, dostęp może zostać cofnięty dla pojedynczego pracownika, wraz z powodem zarejestrowanym przez system, na przykład w przypadku niewłaściwego korzystania z narzędzia.