Chat interne de l'entreprise

Canal privé réservé au personnel de votre centre de réparation, avec pièces jointes, mentions et statut en ligne, pour se coordonner entre collègues et boutiques en citant directement une réparation avec #{code}.

Outre le chat public partagé avec le réseau Fixh, chaque entreprise dispose de son propre chat interne privé, visible uniquement par ses employés habilités (niveaux utilisateur, de l'administrateur au technicien), conçu pour permettre à un logiciel de gestion de centre de réparation multi-boutiques de communiquer en temps réel sans quitter le logiciel ni recourir à l'e-mail ou à la messagerie externe.

Pourquoi c'est important pour un centre de réparation

Dans un atelier de réparation de smartphones et d'ordinateurs, le travail est souvent réparti entre plusieurs personnes et, dans une chaîne avec plusieurs sites, entre plusieurs boutiques physiques : un technicien en atelier doit prévenir l'accueil qu'un appareil est prêt, un caissier doit demander au responsable s'il peut appliquer une remise, un gérant doit coordonner la boutique principale avec une boutique secondaire pour un échange urgent de pièces. Le faire par téléphone ou via des applications de messagerie externes fait perdre la traçabilité et risque de disperser des informations importantes hors du logiciel de gestion. Le chat d'entreprise intégré résout ce problème en gardant toute la communication opérationnelle dans le même environnement où sont gérées les réparations, avec l'avantage supplémentaire de pouvoir référencer directement un ticket de réparation dans un message.

En pratique

Le chat d'entreprise fonctionne en temps réel, avec indicateur de frappe, mentions de collègues (jusqu'à 10 par message) pour attirer leur attention sur un message précis, pièces jointes jusqu'à 2 Mo au format image, PDF, texte ou document Office, et un statut en ligne, absent ou hors ligne mis à jour automatiquement selon l'activité récente, pour savoir instantanément qui est disponible avant de l'appeler ou de lui confier un client au comptoir.

Une fonction pensée spécifiquement pour le travail en atelier est la référence directe aux réparations : en tapant #{code} dans le corps d'un message, où code est le numéro de la réparation tel qu'il apparaît sur le ticket ou l'étiquette de l'appareil, le système reconnaît automatiquement la référence et la transforme en lien cliquable vers la fiche de la réparation, à condition qu'elle appartienne à votre propre entreprise. Ainsi, un message comme « le client de la #{REP2451} a appelé pour savoir où ça en est » devient immédiatement consultable par celui qui le lit, sans avoir à chercher manuellement le ticket dans la liste des réparations.

Pour contenir le spam et garder le chat comme un véritable outil de travail efficace, le système applique une limite automatique : au-delà de 3 messages en 30 secondes de la part d'un même utilisateur, le compte est temporairement bloqué à l'envoi pendant 60 minutes. Celui qui se met manuellement en statut « hors ligne » peut toujours lire le chat mais ne peut plus envoyer de nouveaux messages tant qu'il n'est pas de nouveau disponible. L'accès au chat peut aussi être révoqué pour un employé donné par un administrateur, avec un motif enregistré, par exemple en cas d'usage inapproprié de l'outil ; un panneau de modération côté Fixh IT permet également de supprimer des messages individuels inappropriés sans toucher à l'ensemble de la conversation.

Guide rapide

  1. Ouvrez le widget de chat depuis n'importe quelle page du système.
  2. Sélectionnez la conversation d'entreprise (distincte de la conversation publique partagée avec le réseau Fixh).
  3. Écrivez votre message, mentionnez un collègue en tapant son nom si vous voulez attirer son attention.
  4. Pour référencer une réparation, saisissez son code entre accolades au format #{CODE} : il deviendra un lien cliquable.
  5. Joignez une image, un PDF ou un document si vous devez montrer quelque chose à un collègue (jusqu'à 2 Mo).
  6. Vérifiez le statut en ligne des collègues avant d'écrire, pour savoir qui est réellement disponible.
  7. Passez votre propre statut en absent ou hors ligne quand vous ne pouvez pas répondre, pour que vos collègues le sachent tout de suite.

Cas d'usage réels

Passation de consignes entre équipes. Le technicien de l'équipe du matin d'un atelier de réparation signale dans le chat, en citant le code de réparation, qu'une pièce est arrivée en retard et que l'intervention sera reportée à l'après-midi : le collègue de l'équipe suivante lit la mise à jour dès son arrivée et peut immédiatement informer le client qui appelle.

Coordination entre boutiques pour une pièce urgente. Un atelier de réparation de smartphones multi-sites constate qu'il n'a plus en stock la vitre pour un modèle donné : via le chat d'entreprise, il demande en temps réel aux autres boutiques si l'une d'elles l'a en stock, évitant de faire attendre le client ou de commander une pièce déjà disponible ailleurs.

Accueil et atelier synchronisés. Lorsqu'un technicien termine une réparation, il prévient l'accueil dans le chat en citant le code du ticket : l'employé du comptoir peut alors préparer le reçu et contacter le client pour la récupération sans avoir à descendre à l'atelier pour vérifier en personne.

Conseils et bonnes pratiques

Utilisez toujours la référence #{code} lorsque vous parlez d'une réparation précise : cela rend le message instantanément vérifiable par quiconque le lit, même des jours plus tard. Mettez à jour votre statut en ligne lorsque vous vous éloignez du comptoir pour une intervention longue, pour que vos collègues n'attendent pas une réponse qui ne viendra pas tout de suite. Utilisez les mentions avec parcimonie, uniquement quand vous avez réellement besoin de l'attention d'une personne précise, pour éviter que le chat ne devienne une source de notifications constantes. Pour les communications concernant l'ensemble du réseau Fixh (pas seulement votre entreprise), rappelez-vous qu'il existe un chat public distinct, tandis que le chat d'entreprise reste réservé à votre propre personnel.

Erreurs courantes à éviter

N'utilisez pas le chat d'entreprise pour des communications confidentielles avec les clients : c'est un canal interne entre employés, pas un outil de messagerie vers l'extérieur. N'abusez pas des pièces jointes très volumineuses : la limite de 2 Mo par pièce jointe est pensée pour des photos et documents rapides à consulter, pas pour des archives volumineuses. N'envoyez pas de rafales de messages très rapprochés pour éviter le blocage antispam automatique de 60 minutes : mieux vaut écrire un message complet que trois ou quatre messages fragmentés. N'oubliez pas de vérifier le statut en ligne avant de vous attendre à une réponse immédiate d'un collègue affiché comme absent ou hors ligne.

Pour aller plus loin

Questions fréquentes

Qui peut voir les messages du chat d'entreprise ? Seuls les employés habilités de votre entreprise (niveaux utilisateur, de l'administrateur au technicien) : la conversation n'est pas visible par les utilisateurs d'autres entreprises du réseau.

Quel type de fichiers puis-je joindre ? Images, PDF, fichiers texte et documents Office jusqu'à 2 Mo par pièce jointe.

Puis-je savoir si un collègue est disponible avant de lui écrire ? Oui, le statut en ligne, absent ou hors ligne est affiché à côté du nom de chaque collègue dans le chat, mis à jour selon l'activité récente.

Comment référencer une réparation dans un message ? Saisissez son code entre accolades au format #{CODE} : le système le reconnaît et crée automatiquement un lien vers la fiche de la réparation, à condition qu'elle appartienne à votre entreprise.

Que se passe-t-il si j'envoie trop de messages trop vite ? Au-delà de 3 messages en 30 secondes, l'envoi est automatiquement bloqué pendant 60 minutes, pour protéger le chat d'un spam involontaire ou excessif.

Un administrateur peut-il me retirer l'accès au chat ? Oui, l'accès peut être révoqué pour un employé donné, avec un motif enregistré par le système, par exemple en cas d'usage inapproprié de l'outil.