بالإضافة إلى الدردشة العامة المشتركة مع شبكة Fixh، تمتلك كل شركة دردشتها الداخلية الخاصة، المرئية فقط لموظفيها المفعّلين (مستويات المستخدمين من المدير إلى الفني)، مصمَّمة لتمكين برنامج إدارة مركز صيانة متعدد الفروع من التواصل في الوقت الفعلي دون مغادرة النظام أو اللجوء إلى البريد الإلكتروني أو تطبيقات المراسلة الخارجية.
لماذا هذا مهم لمركز الصيانة
في ورشة إصلاح الهواتف الذكية وأجهزة الكمبيوتر، غالبًا ما يتوزع العمل على عدة أشخاص، وفي سلسلة متعددة الفروع، على عدة متاجر فعلية: يحتاج الفني في الورشة إلى إخبار الاستقبال بأن جهازًا أصبح جاهزًا، ويحتاج أمين الصندوق إلى سؤال المسؤول عن إمكانية تطبيق خصم، ويحتاج المالك إلى تنسيق الفرع الرئيسي مع فرع ثانوي لتبادل قطع غيار عاجل. القيام بذلك عبر المكالمات الهاتفية أو تطبيقات المراسلة الخارجية يعني فقدان إمكانية التتبع وخطر تشتت معلومات مهمة خارج نظام الإدارة. تحل الدردشة الداخلية المدمجة هذه المشكلة عبر إبقاء كل التواصل التشغيلي داخل نفس البيئة التي تُدار فيها الإصلاحات، مع ميزة إضافية تتمثل في إمكانية الإشارة مباشرة إلى تذكرة إصلاح داخل رسالة.
من الناحية العملية
تعمل دردشة الشركة في الوقت الفعلي، مع مؤشر الكتابة، والإشارة إلى الزملاء (حتى 10 في كل رسالة) لجذب انتباههم إلى رسالة معينة، ومرفقات تصل إلى 2 ميغابايت بصيغة صورة أو PDF أو نص أو مستند Office، وحالة متصل أو بعيد أو غير متصل تُحدَّث تلقائيًا بناءً على النشاط الأخير، لتعرف فورًا من هو متاح قبل الاتصال به أو تحويل عميل إليه عند الطاولة.
ميزة مصممة خصيصًا للعمل في الورشة هي الإشارة المباشرة إلى الإصلاحات: بكتابة #{الرمز} في نص الرسالة، حيث الرمز هو رقم الإصلاح كما يظهر على الإيصال أو بطاقة الجهاز، يتعرف النظام تلقائيًا على الإشارة ويحوّلها إلى رابط قابل للنقر يؤدي إلى بطاقة الإصلاح، شريطة أن تنتمي إلى شركتك نفسها. بهذه الطريقة، تصبح رسالة مثل "عميل #{REP2451} اتصل ليسأل عن سير العمل" قابلة للنقر فورًا لمن يقرأها، دون الحاجة للبحث يدويًا عن التذكرة في قائمة الإصلاحات.
للحد من الرسائل غير المرغوب فيها والحفاظ على الدردشة كأداة عمل فعّالة، يطبق النظام حدًا تلقائيًا: عند تجاوز 3 رسائل خلال 30 ثانية من نفس المستخدم، يُحظر الحساب مؤقتًا من الإرسال لمدة 60 دقيقة. من يضع حالته يدويًا على "غير متصل" يمكنه الاستمرار في قراءة الدردشة لكن لا يمكنه إرسال رسائل جديدة حتى يعود متاحًا. يمكن أيضًا إلغاء الوصول إلى الدردشة لموظف واحد من قِبل مدير، مع تسجيل سبب لذلك، مثلًا في حالة سوء استخدام الأداة؛ كما تتيح لوحة إشراف من جانب Fixh IT حذف رسائل فردية غير لائقة دون المساس بالمحادثة بأكملها.
دليل سريع
- افتح أداة الدردشة من أي صفحة في النظام.
- اختر محادثة الشركة (منفصلة عن المحادثة العامة المشتركة مع شبكة Fixh).
- اكتب رسالتك، وأشر إلى زميل بكتابة اسمه إذا أردت جذب انتباهه.
- للإشارة إلى إصلاح، أدخل رمزه بين قوسين معقوفين بصيغة #{الرمز}: سيتحول إلى رابط قابل للنقر.
- أرفق صورة أو ملف PDF أو مستندًا إذا احتجت لإظهار شيء لزميل (حتى 2 ميغابايت).
- تحقق من حالة اتصال الزملاء قبل الكتابة، لمعرفة من هو متاح فعليًا.
- اضبط حالتك على بعيد أو غير متصل عندما لا يمكنك الرد، ليعرف زملاؤك ذلك فورًا.
حالات استخدام واقعية
تسليم المناوبة. يُبلغ فني المناوبة الصباحية في ورشة إصلاح، عبر الدردشة، مع ذكر رمز الإصلاح، أن قطعة غيار وصلت متأخرة وأن العملية ستُؤجَّل إلى بعد الظهر: يقرأ زميل المناوبة التالية التحديث فور دخوله ويمكنه إبلاغ العميل الذي يتصل فورًا.
التنسيق بين الفروع لقطعة غيار عاجلة. تكتشف ورشة إصلاح هواتف ذكية متعددة الفروع نفاد زجاج طراز معين من المخزون: عبر دردشة الشركة، تسأل باقي الفروع في الوقت الفعلي عمّن يملكها، متجنبة تأخير العميل أو طلب قطعة كانت متوفرة بالفعل في مكان آخر.
الاستقبال والورشة متزامنان. عندما ينهي فني إصلاحًا، يُخطر الاستقبال عبر الدردشة مع ذكر رمز التذكرة: يمكن لموظف الطاولة عندئذ تجهيز الإيصال والتواصل مع العميل للاستلام دون الحاجة للنزول إلى الورشة للتحقق شخصيًا.
نصائح وأفضل الممارسات
استخدم دائمًا الإشارة #{الرمز} عند الحديث عن إصلاح محدد: فهذا يجعل الرسالة قابلة للتحقق فورًا من قِبل أي قارئ، حتى بعد أيام. حدّث حالة اتصالك عندما تبتعد عن الطاولة لعملية طويلة، حتى لا ينتظر الزملاء ردًا لن يصل قريبًا. استخدم الإشارات باعتدال، فقط عندما تحتاج فعلًا لانتباه شخص معين، حتى لا تتحول الدردشة إلى مصدر إشعارات مستمرة. بالنسبة للتواصل الذي يخص شبكة Fixh بأكملها (وليس شركتك فقط)، تذكّر أن هناك دردشة عامة منفصلة، بينما تبقى دردشة الشركة مخصصة لموظفيك فقط.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
لا تستخدم دردشة الشركة للتواصل السري مع العملاء: فهي قناة داخلية بين الموظفين، وليست أداة مراسلة موجهة للخارج. لا تسئ استخدام المرفقات للملفات الثقيلة جدًا: حد الـ2 ميغابايت لكل مرفق مصمم للصور والمستندات السريعة الاطلاع، وليس للأرشيفات الكبيرة. لا ترسل دفعات من الرسائل المتقاربة جدًا لتجنب الحظر التلقائي لمكافحة الرسائل غير المرغوب فيها لمدة 60 دقيقة: من الأفضل كتابة رسالة واحدة كاملة بدلًا من ثلاث أو أربع رسائل مجزأة. لا تنسَ التحقق من حالة الاتصال قبل توقع رد فوري من زميل ظاهر كبعيد أو غير متصل.
اقرأ أيضًا
- التنبيهات الذكية: إصلاحات متوقفة وأجهزة غير مستلمة ومواعيد اليوم
- لوحة تحكم متعددة الفروع: أدر جميع فروعك من عرض واحد
- الدردشة العامة
الأسئلة الشائعة
من يمكنه رؤية رسائل دردشة الشركة؟ فقط الموظفون المفعّلون في شركتك (مستويات المستخدمين من المدير إلى الفني): المحادثة غير مرئية لمستخدمي الشركات الأخرى في الشبكة.
ما نوع الملفات التي يمكنني إرفاقها؟ الصور وملفات PDF والملفات النصية ومستندات Office حتى 2 ميغابايت لكل مرفق.
هل يمكنني معرفة ما إذا كان زميل متاحًا قبل الكتابة إليه؟ نعم، تظهر حالة متصل أو بعيد أو غير متصل بجانب اسم كل زميل في الدردشة، وتُحدَّث بناءً على النشاط الأخير.
كيف أشير إلى إصلاح في رسالة؟ اكتب رمزه بين قوسين معقوفين بصيغة #{الرمز}: يتعرف عليه النظام وينشئ تلقائيًا رابطًا إلى بطاقة الإصلاح، شريطة أن ينتمي إلى شركتك.
ماذا يحدث إذا أرسلت عددًا كبيرًا جدًا من الرسائل بسرعة؟ عند تجاوز 3 رسائل خلال 30 ثانية، يُحظر الإرسال تلقائيًا لمدة 60 دقيقة، لحماية الدردشة من الرسائل غير المرغوب فيها العرضية أو المفرطة.
هل يمكن للمدير إلغاء وصولي إلى الدردشة؟ نعم، يمكن إلغاء الوصول لموظف واحد، مع تسجيل سبب من قِبل النظام، مثلًا في حالة سوء استخدام الأداة.
