O livro de caixa do Fixh IT é a ferramenta com que um centro de reparação acompanha todo o dinheiro que entra ou sai da gaveta sem provir de uma venda: pequenas despesas de gestão, levantamentos, depósitos no banco. Além destes movimentos manuais, a secção Livro de caixa mostra também um resumo diário que combina automaticamente os recibos emitidos, as faturas eletrónicas e as saídas registadas, oferecendo uma visão completa da liquidez do ponto de venda sem ser necessário cruzar dados de módulos diferentes.
Porque é importante para um centro de assistência
Uma oficina de reparação de smartphones e computadores enfrenta continuamente pequenas despesas de caixa que nunca passam pela contabilidade de fornecedores: a compra de papel térmico para a impressora de recibos, material consumível para reparações, embalagens para a venda de peças e acessórios, ou o levantamento de dinheiro para depositar no banco no final da semana. Sem uma ferramenta dedicada, estes movimentos acabam muitas vezes anotados num caderno ou totalmente esquecidos, tornando impossível explicar uma diferença entre o dinheiro esperado em caixa e o que está realmente presente. O livro de caixa resolve este problema mantendo um registo pontual, com motivo e valor, de cada movimento que não provém de um recibo de venda nem do recebimento de uma reparação.
Na prática
Cada movimento do livro de caixa exige um valor, um motivo obrigatório que descreva a sua natureza (por exemplo "compra de material consumível", "levantamento para depósito bancário", "reembolso de fornecedor") e um tipo, entrada ou saída. Se a tua empresa gerir vários pontos de venda, o movimento é sempre registado na sede em que estás a trabalhar, mantendo assim separada a liquidez de cada loja. Cada registo inclui também automaticamente a data e o colaborador que o efetuou, útil para reconstituir mais tarde quem autorizou determinada despesa.
Além dos movimentos manuais, o livro de caixa mostra um resumo para um intervalo de datas (por defeito os últimos trinta dias, mas personalizável) que combina numa única vista três fontes de dados: os recibos emitidos na caixa, as faturas eletrónicas emitidas e as saídas registadas como despesas. Para cada dia do período podes ver o total recebido com recibos, o total faturado, o total das saídas e o saldo líquido resultante, além de poderes filtrar a vista por um método de pagamento específico (dinheiro através de impressora fiscal, FixhPay, PayPal, faturas e os demais métodos ativos na empresa). Ao clicares num dia específico, podes consultar a lista exata dos documentos emitidos nessa data, cada um com o seu número, método de pagamento, valor e colaborador.
É importante saber que cada recebimento em dinheiro efetuado na caixa, seja pela venda de um produto ou pelo pagamento de uma reparação, alimenta automaticamente o mesmo saldo de caixa gerido pelo livro de caixa: não é necessário registar manualmente as vendas, porque estas entram sozinhas no total. Os movimentos manuais servem apenas para tudo o que não passa pela caixa de venda: despesas, levantamentos e depósitos. Ao registares uma saída, o sistema gera também uma notificação interna na empresa, para que os responsáveis fiquem sempre informados de cada despesa registada na caixa, mesmo quando não estão fisicamente na loja.
Guia rápido
- Abre a secção Livro de caixa no módulo Caixa.
- Seleciona a sede em que queres registar o movimento, se geres vários pontos de venda.
- Seleciona se pretendes registar uma entrada ou uma saída.
- Introduz o valor e um motivo que descreva claramente o movimento (ex. "compra de papel térmico", "depósito bancário").
- Guarda o movimento: é adicionado ao histórico do livro de caixa com data e colaborador.
- Consulta o resumo por período para ver recibos, faturas e saídas do dia ou do intervalo escolhido.
- Filtra por método de pagamento se quiseres isolar, por exemplo, apenas os recebimentos FixhPay ou apenas as faturas.
- Clica num dia específico para ver a lista detalhada dos documentos emitidos nessa data.
Casos de uso reais
Compra de material consumível. O proprietário de um centro de reparação de smartphones compra pessoalmente um pacote de películas protetoras e alguns cabos a um grossista local, pagando em dinheiro da caixa da loja. Regista de imediato uma saída no livro de caixa com o motivo "compra de material consumível" e o valor gasto, para que a despesa fique registada e a caixa volte a corresponder ao dinheiro realmente presente.
Depósito bancário semanal. No final da semana, o colaborador levanta parte do dinheiro acumulado na caixa para o depositar na conta corrente da empresa. Regista uma saída no livro de caixa com o motivo "depósito bancário" antes de sair da loja, para que o levantamento fique registado e não seja confundido com uma falta quando alguém verificar o saldo de caixa mais tarde.
Controlo de fim de mês multi-loja. O responsável de uma empresa com dois pontos de venda consulta o resumo do livro de caixa de ambas as sedes referente ao último mês, comparando recibos, faturas e saídas loja a loja, para verificar se alguma delas teve despesas de caixa invulgarmente altas em relação aos seus recebimentos.
Conselhos e boas práticas
Regista cada movimento do livro de caixa no momento em que ocorre, não de memória no final do dia: um motivo escrito logo após a despesa é sempre mais preciso e reduz o risco de esquecimentos. Usa motivos claros e consistentes ao longo do tempo (por exemplo sempre "depósito bancário" e não ora "levantamento banco", ora "depósito"), para poderes filtrar e comparar facilmente movimentos semelhantes mais tarde. Se trabalhas em várias sedes, verifica sempre se selecionaste a loja correta antes de registar um movimento, para não alterares a liquidez da sede errada.
Erros comuns a evitar
Um erro frequente é registar as vendas no livro de caixa como se fossem movimentos manuais: não é necessário, porque os recebimentos de caixa já entram automaticamente no saldo, e um registo duplicado falsearia os totais. Outro erro comum é deixar o motivo genérico ou em branco: sem uma descrição clara, mais tarde será difícil recordar a que se referia uma saída registada semanas antes. Por fim, evita acumular várias despesas num único movimento conjunto: registar cada despesa individualmente, com o seu próprio motivo, facilita muito a verificação posterior.
Saiba mais
- Controlo de caixa e turnos de trabalho
- Relatórios de recebimentos diários, mensais e anuais
- Encomendas de clientes: encomende um artigo, receba o sinal e avise na chegada
Perguntas frequentes
O livro de caixa influencia o saldo de caixa? Sim, as entradas e saídas registadas manualmente somam-se ao saldo juntamente com os recebimentos em dinheiro de vendas e reparações, que entram automaticamente.
Também tenho de registar manualmente os recebimentos das vendas? Não, cada pagamento recebido na caixa alimenta automaticamente o saldo do livro de caixa; os movimentos manuais só são necessários para despesas, levantamentos e depósitos que não provêm de uma venda.
Posso ver os recebimentos de um único método de pagamento, por exemplo só FixhPay? Sim, o resumo do livro de caixa permite filtrar por método de pagamento, incluindo as faturas eletrónicas.
Posso registar movimentos do livro de caixa para sedes diferentes? Sim, se a tua empresa gerir vários pontos de venda podes indicar a que sede se refere cada movimento, mantendo separada a liquidez de cada uma.
Quem é notificado quando registo uma saída? O sistema gera uma notificação interna na empresa sempre que registas uma saída, para que os responsáveis fiquem informados mesmo que não estejam na loja.
Posso ver a lista de documentos emitidos num dia específico? Sim, ao clicares num dia do resumo podes consultar a lista exata de recibos e faturas emitidos nessa data, com valor, método de pagamento e colaborador.
