Raport kasowy Fixh IT to narzędzie, dzięki któremu serwis naprawczy śledzi całą gotówkę wpływającą do kasy lub z niej wypływającą, która nie pochodzi ze sprzedaży: drobne wydatki bieżące, wypłaty, wpłaty do banku. Obok tych ręcznych zapisów sekcja Raport kasowy pokazuje też dzienne zestawienie, które automatycznie łączy wystawione paragony, faktury elektroniczne i zarejestrowane wydatki, dając pełny obraz płynności punktu sprzedaży bez konieczności zestawiania danych z różnych modułów.
Dlaczego to ważne dla serwisu naprawczego
Warsztat naprawy smartfonów i komputerów nieustannie mierzy się z drobnymi wydatkami kasowymi, które nigdy nie przechodzą przez księgowość dostawców: zakup papieru termicznego do drukarki paragonów, materiałów eksploatacyjnych do napraw, opakowań do sprzedaży części i akcesoriów, czy wypłata gotówki do wpłacenia w banku pod koniec tygodnia. Bez dedykowanego narzędzia te ruchy często kończą zapisane na kartce lub całkowicie zapomniane, co uniemożliwia wyjaśnienie różnicy między oczekiwaną a rzeczywiście obecną gotówką w kasie. Raport kasowy rozwiązuje ten problem, prowadząc dokładny rejestr, z przyczyną i kwotą, każdego ruchu, który nie pochodzi z paragonu sprzedaży ani z rozliczenia naprawy.
W praktyce
Każdy zapis w raporcie kasowym wymaga kwoty, obowiązkowej przyczyny opisującej jego charakter (na przykład „zakup materiałów eksploatacyjnych", „wypłata do wpłaty bankowej", „zwrot od dostawcy") oraz rodzaju: wpływ lub wydatek. Jeśli twoja firma prowadzi kilka punktów sprzedaży, ruch jest zawsze rejestrowany w sklepie, w którym pracujesz, dzięki czemu płynność każdego sklepu pozostaje oddzielna. Każdy zapis automatycznie zawiera też datę i pracownika, który go dokonał, co jest przydatne, gdy później trzeba ustalić, kto zatwierdził dany wydatek.
Oprócz ręcznych zapisów, raport kasowy pokazuje zestawienie dla wybranego zakresu dat (domyślnie ostatnie trzydzieści dni, ale można to dostosować), które łączy w jednym widoku trzy źródła danych: paragony wystawione przy kasie, wystawione faktury elektroniczne oraz wydatki zarejestrowane w raporcie kasowym. Dla każdego dnia okresu widzisz sumę pobraną paragonami, sumę zafakturowaną, sumę wydatków i wynikające z nich saldo netto, a widok możesz też filtrować według konkretnej metody płatności (gotówka przez drukarkę fiskalną, FixhPay, PayPal, faktury i inne metody aktywne w firmie). Kliknięcie konkretnego dnia pozwala przejrzeć dokładną listę dokumentów wystawionych tego dnia, każdy z numerem, metodą płatności, kwotą i pracownikiem.
Ważne jest, aby wiedzieć, że każda płatność gotówkowa pobrana przy kasie, czy to za sprzedaż produktu, czy za naprawę, automatycznie zasila to samo saldo kasowe prowadzone przez raport kasowy: nie trzeba ręcznie rejestrować sprzedaży, ponieważ same wpływają do sumy. Ręczne zapisy są potrzebne tylko dla wszystkiego, co nie przechodzi przez kasę sprzedaży: wydatków, wypłat i wpłat. Gdy rejestrujesz wydatek, system generuje też wewnętrzne powiadomienie w firmie, dzięki czemu osoby odpowiedzialne są zawsze informowane o każdym wydatku zarejestrowanym w kasie, nawet gdy fizycznie nie ma ich w sklepie.
Szybki przewodnik
- Otwórz sekcję Raport kasowy w module Kasa.
- Wybierz sklep, dla którego chcesz zarejestrować ruch, jeśli prowadzisz kilka punktów sprzedaży.
- Wybierz, czy rejestrujesz wpływ, czy wydatek.
- Wpisz kwotę i przyczynę jasno opisującą ruch (np. „zakup papieru termicznego", „wpłata bankowa").
- Zapisz ruch: zostanie dodany do historii raportu kasowego z datą i pracownikiem.
- Sprawdź zestawienie okresowe, aby zobaczyć paragony, faktury i wydatki wybranego dnia lub zakresu.
- Filtruj według metody płatności, jeśli chcesz wyodrębnić na przykład tylko wpływy FixhPay lub tylko faktury.
- Kliknij konkretny dzień, aby zobaczyć szczegółową listę dokumentów wystawionych tego dnia.
Rzeczywiste przypadki użycia
Zakup materiałów eksploatacyjnych. Właściciel serwisu naprawy smartfonów osobiście kupuje paczkę folii ochronnych i kilka kabli u lokalnego hurtownika, płacąc gotówką z kasy sklepu. Od razu rejestruje wydatek w raporcie kasowym z przyczyną „zakup materiałów eksploatacyjnych" i wydaną kwotą, dzięki czemu wydatek pozostaje śledzony, a kasa znów zgadza się z rzeczywiście obecną gotówką.
Cotygodniowa wpłata do banku. Pod koniec tygodnia pracownik wypłaca część gotówki zgromadzonej w kasie, aby wpłacić ją na rachunek firmowy. Rejestruje wydatek w raporcie kasowym z przyczyną „wpłata bankowa" przed wyjściem ze sklepu, dzięki czemu wypłata pozostaje śledzona i nie zostanie pomylona z niedoborem, gdy ktoś później sprawdzi saldo kasy.
Kontrola końca miesiąca w kilku sklepach. Kierownik firmy z dwoma punktami sprzedaży przegląda zestawienie raportu kasowego obu sklepów za ostatni miesiąc, porównując paragony, faktury i wydatki sklep po sklepie, aby sprawdzić, czy jeden z nich miał nietypowo wysokie wydatki kasowe w stosunku do utargów.
Wskazówki i dobre praktyki
Rejestruj każdy ruch w raporcie kasowym w momencie, gdy się zdarza, a nie z pamięci pod koniec dnia: przyczyna zapisana od razu po wydatku jest zawsze dokładniejsza i zmniejsza ryzyko pominięcia czegoś. Używaj jasnych i spójnych w czasie przyczyn (na przykład zawsze „wpłata bankowa", a nie raz „wypłata bank", raz „depozyt"), aby móc łatwo filtrować i porównywać podobne ruchy później. Jeśli pracujesz w kilku sklepach, zawsze sprawdzaj, czy wybrałeś właściwy sklep przed zarejestrowaniem ruchu, aby nie zmienić płynności niewłaściwego sklepu.
Częste błędy, których należy unikać
Częstym błędem jest rejestrowanie sprzedaży w raporcie kasowym tak, jakby to były ręczne ruchy: nie jest to konieczne, ponieważ wpływy z kasy już automatycznie zasilają saldo, a podwójny zapis zafałszowałby sumy. Innym częstym błędem jest pozostawienie przyczyny ogólnikowej lub pustej: bez jasnego opisu trudno będzie później przypomnieć sobie, czego dotyczył wydatek zarejestrowany tygodnie wcześniej. Wreszcie unikaj łączenia kilku wydatków w jeden zbiorczy ruch: rejestrowanie każdego wydatku osobno, z własną przyczyną, znacznie ułatwia późniejszą weryfikację.
Dowiedz się więcej
- Kontrola kasy i zmiany robocze
- Raporty utargów dziennych, miesięcznych i rocznych
- Zamówienia klientów: zamów artykuł, przyjmij zaliczkę i powiadom o dostawie
Najczęściej zadawane pytania
Czy raport kasowy wpływa na saldo kasy? Tak, ręcznie zarejestrowane wpływy i wydatki sumują się z saldem razem z wpływami gotówkowymi ze sprzedaży i napraw, które wpływają automatycznie.
Czy muszę też ręcznie rejestrować wpływy ze sprzedaży? Nie, każda płatność pobrana przy kasie automatycznie zasila saldo raportu kasowego; ręczne zapisy są potrzebne tylko dla wydatków, wypłat i wpłat niepochodzących ze sprzedaży.
Czy mogę zobaczyć wpływy dla jednej metody płatności, na przykład tylko FixhPay? Tak, zestawienie raportu kasowego pozwala filtrować według metody płatności, w tym faktur elektronicznych.
Czy mogę rejestrować ruchy raportu kasowego dla różnych sklepów? Tak, jeśli twoja firma prowadzi kilka punktów sprzedaży, możesz wskazać, którego sklepu dotyczy każdy ruch, zachowując oddzielną płynność każdego z nich.
Kto jest powiadamiany, gdy rejestruję wydatek? System generuje wewnętrzne powiadomienie w firmie za każdym razem, gdy rejestrujesz wydatek, dzięki czemu osoby odpowiedzialne są informowane, nawet jeśli nie ma ich w sklepie.
Czy mogę zobaczyć listę dokumentów wystawionych w konkretnym dniu? Tak, klikając dzień w zestawieniu, możesz przejrzeć dokładną listę paragonów i faktur wystawionych tego dnia, z kwotą, metodą płatności i pracownikiem.
