Le livre de caisse de Fixh IT est l'outil avec lequel un centre de réparation suit tout l'argent liquide qui entre ou sort du tiroir-caisse sans provenir d'une vente : petites dépenses de gestion, retraits, dépôts en banque. À côté de ces mouvements manuels, la section Livre de caisse affiche aussi un récapitulatif journalier qui combine automatiquement les tickets émis, les factures électroniques et les sorties enregistrées, offrant une vision complète de la trésorerie du point de vente sans avoir à croiser des données provenant de modules différents.
Pourquoi c'est important pour un centre de réparation
Un atelier de réparation de smartphones et d'ordinateurs fait face en permanence à de petites dépenses de caisse qui ne passent pas par la comptabilité fournisseurs : l'achat de papier thermique pour l'imprimante de tickets, de consommables pour les réparations, d'emballages pour la vente de pièces et d'accessoires, ou le retrait d'espèces à déposer en banque en fin de semaine. Sans outil dédié, ces mouvements finissent souvent notés sur un carnet ou complètement oubliés, rendant impossible d'expliquer un écart entre le liquide attendu en caisse et celui réellement présent. Le livre de caisse résout ce problème en tenant un registre précis, avec un motif et un montant, de chaque mouvement qui ne provient pas d'un ticket de vente ni de l'encaissement d'une réparation.
En pratique
Chaque mouvement du livre de caisse nécessite un montant, un motif obligatoire décrivant sa nature (par exemple « achat de consommables », « retrait pour dépôt bancaire », « remboursement fournisseur ») et un type, entrée ou sortie. Si votre entreprise gère plusieurs points de vente, le mouvement est toujours enregistré sur le site où vous travaillez, afin de garder la trésorerie de chaque boutique séparée. Chaque enregistrement porte également automatiquement la date et l'employé qui l'a effectué, utile pour reconstituer par la suite qui a autorisé une dépense donnée.
Outre les mouvements manuels, le livre de caisse affiche un récapitulatif pour une période donnée (par défaut les trente derniers jours, mais personnalisable) qui combine dans une seule vue trois sources de données : les tickets émis en caisse, les factures électroniques émises et les sorties enregistrées comme dépenses. Pour chaque jour de la période, vous voyez le total encaissé via les tickets, le total facturé, le total des sorties et le solde net qui en résulte, et vous pouvez également filtrer la vue par mode de paiement précis (espèces via imprimante fiscale, FixhPay, PayPal, factures, et les autres modes actifs dans l'entreprise). En cliquant sur un jour précis, vous pouvez consulter la liste exacte des documents émis ce jour-là, chacun avec son numéro, son mode de paiement, son montant et l'employé concerné.
Il est important de savoir que chaque encaissement en espèces effectué en caisse, que ce soit pour la vente d'un produit ou pour le paiement d'une réparation, alimente automatiquement le même solde de caisse tenu par le livre de caisse : il n'est pas nécessaire d'enregistrer manuellement les ventes, car elles s'y ajoutent d'elles-mêmes. Les mouvements manuels ne servent que pour tout ce qui ne passe pas par la caisse de vente : dépenses, retraits et dépôts. Lorsque vous enregistrez une sortie, le système génère aussi une notification interne à l'entreprise, afin que les responsables restent toujours informés de chaque dépense enregistrée en caisse, même lorsqu'ils ne sont pas physiquement en boutique.
Guide rapide
- Ouvrez la section Livre de caisse depuis le module Caisse.
- Sélectionnez la boutique sur laquelle vous voulez enregistrer le mouvement, si vous gérez plusieurs points de vente.
- Choisissez d'enregistrer une entrée ou une sortie.
- Saisissez le montant et un motif décrivant clairement le mouvement (ex. « achat de papier thermique », « dépôt bancaire »).
- Enregistrez le mouvement : il est ajouté à l'historique du livre de caisse avec la date et l'employé.
- Consultez le récapitulatif par période pour voir les tickets, factures et sorties du jour ou de l'intervalle choisi.
- Filtrez par mode de paiement si vous voulez isoler, par exemple, uniquement les encaissements FixhPay ou uniquement les factures.
- Cliquez sur un jour précis pour voir la liste détaillée des documents émis ce jour-là.
Cas d'usage réels
Achat de consommables. Le propriétaire d'un centre de réparation de smartphones achète personnellement un lot de protections d'écran et quelques câbles chez un grossiste local, en payant en espèces depuis la caisse de la boutique. Il enregistre aussitôt une sortie du livre de caisse avec le motif « achat de consommables » et le montant dépensé, afin que la dépense reste tracée et que la caisse corresponde de nouveau au liquide réellement présent.
Dépôt bancaire hebdomadaire. En fin de semaine, l'employé retire une partie du liquide accumulé en caisse pour le déposer sur le compte bancaire de l'entreprise. Il enregistre une sortie du livre de caisse avec le motif « dépôt bancaire » avant de quitter la boutique, afin que le retrait soit tracé et ne soit pas confondu avec un manquant lorsque quelqu'un vérifiera le solde de caisse par la suite.
Contrôle de fin de mois multi-sites. Le responsable d'une entreprise avec deux points de vente consulte le récapitulatif du livre de caisse des deux sites pour le dernier mois, en comparant tickets, factures et sorties site par site, pour vérifier si l'un d'eux a eu des dépenses de caisse anormalement élevées par rapport à ses encaissements.
Conseils et bonnes pratiques
Enregistrez chaque mouvement du livre de caisse au moment où il se produit, pas de mémoire en fin de journée : un motif rédigé juste après la dépense est toujours plus précis et réduit le risque d'oubli. Utilisez des motifs clairs et cohérents dans le temps (par exemple toujours « dépôt bancaire » et non tantôt « retrait banque », tantôt « dépôt »), afin de pouvoir filtrer et comparer facilement des mouvements similaires par la suite. Si vous travaillez sur plusieurs sites, vérifiez toujours que vous avez sélectionné la bonne boutique avant d'enregistrer un mouvement, pour ne pas altérer la trésorerie du mauvais site.
Erreurs courantes à éviter
Une erreur fréquente consiste à enregistrer les ventes dans le livre de caisse comme s'il s'agissait de mouvements manuels : ce n'est pas nécessaire, car les encaissements de caisse s'ajoutent déjà automatiquement au solde, et un double enregistrement fausserait les totaux. Une autre erreur courante est de laisser le motif générique ou vide : sans description claire, il sera difficile plus tard de se rappeler à quoi correspondait une sortie enregistrée des semaines auparavant. Enfin, évitez de regrouper plusieurs dépenses en un seul mouvement cumulé : enregistrer chaque dépense individuellement, avec son propre motif, facilite grandement la vérification ultérieure.
Pour aller plus loin
- Contrôle de caisse et services de travail
- Rapports d'encaissements journaliers, mensuels et annuels
- Commandes clients : commandez un article, encaissez l'acompte et prévenez à l'arrivée
Questions fréquentes
Le livre de caisse affecte-t-il le solde de caisse ? Oui, les entrées et sorties enregistrées manuellement s'ajoutent au solde avec les encaissements en espèces des ventes et des réparations, qui s'y ajoutent automatiquement.
Dois-je aussi enregistrer manuellement les encaissements des ventes ? Non, chaque paiement encaissé en caisse alimente automatiquement le solde du livre de caisse ; les mouvements manuels ne sont nécessaires que pour les dépenses, retraits et dépôts qui ne proviennent pas d'une vente.
Puis-je voir les encaissements pour un seul mode de paiement, par exemple uniquement FixhPay ? Oui, le récapitulatif du livre de caisse permet de filtrer par mode de paiement, y compris les factures électroniques.
Puis-je enregistrer des mouvements du livre de caisse pour des sites différents ? Oui, si votre entreprise gère plusieurs points de vente, vous pouvez indiquer à quel site chaque mouvement se rapporte, en gardant la trésorerie de chacun séparée.
Qui est prévenu lorsque j'enregistre une sortie ? Le système génère une notification interne à l'entreprise à chaque enregistrement d'une sortie, afin que les responsables soient informés même s'ils ne sont pas en boutique.
Puis-je voir la liste des documents émis un jour précis ? Oui, en cliquant sur un jour dans le récapitulatif, vous pouvez consulter la liste exacte des tickets et factures émis ce jour-là, avec le montant, le mode de paiement et l'employé.
