El libro de caja de Fixh IT es la herramienta con la que un centro de reparaciones controla todo el efectivo que entra o sale del cajón sin proceder de una venta: pequeños gastos de gestión, retiros, ingresos en el banco. Junto a estos movimientos manuales, la sección Libro de caja también muestra un resumen diario que combina automáticamente los recibos emitidos, las facturas electrónicas y las salidas registradas, ofreciendo una visión completa de la liquidez del punto de venta sin tener que cruzar datos de módulos distintos.
Por qué es importante para un centro de asistencia
Un taller de reparación de móviles y ordenadores afronta continuamente pequeños gastos de caja que no pasan por la contabilidad de proveedores: la compra de papel térmico para la impresora de recibos, material fungible para las reparaciones, embalajes para la venta de recambios y accesorios, o el retiro de efectivo para ingresarlo en el banco al final de la semana. Sin una herramienta dedicada, estos movimientos suelen acabar anotados en un cuaderno o olvidados por completo, haciendo imposible explicar una diferencia entre el efectivo esperado en caja y el que realmente hay. El libro de caja resuelve este problema manteniendo un registro puntual, con concepto e importe, de cada movimiento que no procede de un recibo de venta ni del cobro de una reparación.
En la práctica
Cada movimiento del libro de caja requiere un importe, un concepto obligatorio que describa su naturaleza (por ejemplo "compra de material fungible", "retiro para ingreso bancario", "reembolso de proveedor") y un tipo, entrada o salida. Si tu empresa gestiona varios puntos de venta, el movimiento siempre se registra en la sede en la que estás trabajando, para mantener separada la liquidez de cada tienda. Cada registro también incluye automáticamente la fecha y el operador que lo realizó, útil para reconstruir posteriormente quién autorizó un gasto concreto.
Además de los movimientos manuales, el libro de caja muestra un resumen por intervalo de fechas (por defecto los últimos treinta días, pero personalizable) que combina en una sola vista tres fuentes de datos: los recibos emitidos en caja, las facturas electrónicas emitidas y las salidas registradas como gastos. Para cada día del periodo puedes ver el total cobrado con recibos, el total facturado, el total de salidas y el saldo neto resultante, además de poder filtrar la vista por un método de pago específico (efectivo mediante impresora fiscal, FixhPay, PayPal, facturas y los demás métodos activos en la empresa). Al hacer clic en un día concreto puedes consultar el listado exacto de documentos emitidos esa fecha, cada uno con su número, método de pago, importe y operador.
Es importante saber que cada cobro en efectivo realizado en caja, ya sea por la venta de un producto o por el pago de una reparación, alimenta automáticamente el mismo saldo de caja que gestiona el libro de caja: no es necesario registrar manualmente las ventas, porque se incorporan solas al total. Los movimientos manuales sirven solo para todo lo que no pasa por la caja de venta: gastos, retiros e ingresos. Al registrar una salida, el sistema genera también una notificación interna en la empresa, para que los responsables estén siempre informados de cada gasto registrado en caja, aunque no estén físicamente en la tienda.
Guía rápida
- Abre la sección Libro de caja desde el módulo Caja.
- Selecciona la sede en la que quieres registrar el movimiento, si gestionas varios puntos de venta.
- Selecciona si vas a registrar una entrada o una salida.
- Introduce el importe y un concepto que describa claramente el movimiento (p. ej. "compra de papel térmico", "ingreso bancario").
- Guarda el movimiento: se añade al historial del libro de caja con fecha y operador.
- Consulta el resumen por periodo para ver recibos, facturas y salidas del día o del intervalo elegido.
- Filtra por método de pago si quieres aislar, por ejemplo, solo los cobros con FixhPay o solo las facturas.
- Haz clic en un día concreto para ver el listado detallado de los documentos emitidos esa fecha.
Casos de uso reales
Compra de material fungible. El dueño de un centro de reparación de móviles compra personalmente un paquete de protectores de pantalla y algunos cables a un mayorista local, pagando en efectivo de la caja de la tienda. Registra de inmediato una salida del libro de caja con el concepto "compra de material fungible" y el importe gastado, para que el gasto quede rastreado y la caja vuelva a coincidir con el efectivo realmente presente.
Ingreso bancario semanal. Al final de la semana, el operador retira parte del efectivo acumulado en caja para ingresarlo en la cuenta corriente de la empresa. Registra una salida del libro de caja con el concepto "ingreso bancario" antes de salir de la tienda, para que el retiro quede rastreado y no se confunda con un descuadre cuando alguien revise el saldo de caja.
Control de fin de mes multisede. El responsable de una empresa con dos puntos de venta consulta el resumen del libro de caja de ambas sedes del último mes, comparando recibos, facturas y salidas sede por sede, para comprobar si alguna de ellas tuvo gastos de caja inusualmente altos respecto a sus cobros.
Consejos y buenas prácticas
Registra cada movimiento del libro de caja en el momento en que ocurre, no de memoria al final del día: un concepto escrito justo después del gasto siempre es más preciso y reduce el riesgo de olvidos. Usa conceptos claros y coherentes en el tiempo (por ejemplo siempre "ingreso bancario" y no a veces "retiro banco", a veces "depósito"), para poder filtrar y comparar fácilmente movimientos similares más adelante. Si trabajas en varias sedes, comprueba siempre que has seleccionado la tienda correcta antes de registrar un movimiento, para no alterar la liquidez de la sede equivocada.
Errores comunes que evitar
Un error frecuente es registrar las ventas en el libro de caja como si fueran movimientos manuales: no es necesario, porque los cobros de caja ya se incorporan automáticamente al saldo, y un doble registro falsearía los totales. Otro error habitual es dejar el concepto genérico o vacío: sin una descripción clara, más adelante será difícil recordar a qué se refería una salida registrada semanas antes. Por último, evita acumular varios gastos en un único movimiento conjunto: registrar cada gasto individualmente, con su propio concepto, facilita mucho la verificación posterior.
Más información
- Control de caja y turnos de trabajo
- Informes de cobros diarios, mensuales y anuales
- Encargos de clientes: pide un artículo, cobra la señal y avisa cuando llegue
Preguntas frecuentes
¿El libro de caja afecta al saldo de caja? Sí, las entradas y salidas registradas manualmente se suman al saldo junto con los cobros en efectivo de ventas y reparaciones, que se incorporan automáticamente.
¿Tengo que registrar también manualmente los cobros de las ventas? No, cada cobro realizado en caja alimenta automáticamente el saldo del libro de caja; los movimientos manuales solo son necesarios para gastos, retiros e ingresos que no proceden de una venta.
¿Puedo ver los cobros de un único método de pago, por ejemplo solo FixhPay? Sí, el resumen del libro de caja permite filtrar por método de pago, incluidas las facturas electrónicas.
¿Puedo registrar movimientos del libro de caja para sedes distintas? Sí, si tu empresa gestiona varios puntos de venta puedes indicar a qué sede se refiere cada movimiento, manteniendo separada la liquidez de cada una.
¿Quién recibe una notificación cuando registro una salida? El sistema genera una notificación interna en la empresa cada vez que registras una salida, para que los responsables estén informados aunque no estén en la tienda.
¿Puedo ver el listado de documentos emitidos en un día concreto? Sí, al hacer clic en un día del resumen puedes consultar el listado exacto de recibos y facturas emitidos esa fecha, con importe, método de pago y operador.
