Kassenbuch

Das Fixh IT-Kassenbuch ist das Werkzeug, mit dem ein Reparaturzentrum jegliches Bargeld verfolgt, das die Kasse verlässt oder erreicht, ohne aus einem Verkauf zu stammen: kleine laufende Ausgaben, Entnahmen, Bankeinzahlungen. Neben diesen manuellen Buchungen zeigt der Bereich Kassenbuch auch eine Tagesübersicht, die automatisch ausgestellte Bons, elektronische Rechnungen und erfasste Ausgaben kombiniert und so ein vollständiges Bild der Liquidität der Verkaufsstelle liefert, ohne Daten aus verschiedenen Modulen abgleichen zu müssen.

Warum das für ein Reparaturzentrum wichtig ist

Eine Werkstatt für Smartphone- und PC-Reparaturen hat ständig mit kleinen Kassenausgaben zu tun, die nie über die Lieferantenbuchhaltung laufen: der Kauf von Thermopapier für den Bondrucker, Verbrauchsmaterial für Reparaturen, Verpackungen für den Verkauf von Ersatzteilen und Zubehör, oder die Entnahme von Bargeld zur Einzahlung bei der Bank am Ende der Woche. Ohne ein dediziertes Werkzeug landen diese Bewegungen oft auf einem Notizzettel oder werden ganz vergessen, sodass es unmöglich wird, eine Differenz zwischen dem erwarteten und dem tatsächlich vorhandenen Bargeld in der Kasse zu erklären. Das Kassenbuch löst dieses Problem, indem es ein genaues Register mit Grund und Betrag für jede Bewegung führt, die nicht aus einem Verkaufsbon oder einer Reparaturzahlung stammt.

In der Praxis

Jede Kassenbuchbuchung erfordert einen Betrag, einen verpflichtenden Grund, der ihre Art beschreibt (zum Beispiel „Kauf von Verbrauchsmaterial", „Entnahme für Bankeinzahlung", „Rückerstattung Lieferant") und eine Art, Einnahme oder Ausgabe. Betreibt Ihr Unternehmen mehrere Verkaufsstellen, wird die Buchung immer der Filiale zugeordnet, in der Sie gerade arbeiten, sodass die Liquidität jeder Filiale getrennt bleibt. Jede Buchung trägt außerdem automatisch das Datum und den Mitarbeiter, der sie vorgenommen hat, nützlich, um später nachzuvollziehen, wer eine bestimmte Ausgabe genehmigt hat.

Neben den manuellen Buchungen zeigt das Kassenbuch eine Übersicht für einen gewählten Zeitraum (standardmäßig die letzten dreißig Tage, aber anpassbar), die drei Datenquellen in einer einzigen Ansicht kombiniert: an der Kasse ausgestellte Bons, ausgestellte elektronische Rechnungen und im Kassenbuch erfasste Ausgaben. Für jeden Tag im Zeitraum sehen Sie den über Bons eingenommenen Gesamtbetrag, den Gesamtrechnungsbetrag, die Gesamtausgaben und den daraus resultierenden Nettosaldo, und Sie können die Ansicht zusätzlich nach einer bestimmten Zahlungsmethode filtern (Bar über Fiskaldrucker, FixhPay, PayPal, Rechnungen und alle anderen im Unternehmen aktiven Methoden). Ein Klick auf einen einzelnen Tag zeigt die genaue Liste der an diesem Tag ausgestellten Belege, jeweils mit Nummer, Zahlungsmethode, Betrag und Mitarbeiter.

Wichtig zu wissen ist, dass jede an der Kasse eingenommene Barzahlung, sei es für den Verkauf eines Produkts oder für die Zahlung einer Reparatur, automatisch denselben Kassensaldo speist, den das Kassenbuch führt: Verkäufe müssen nicht manuell erfasst werden, da sie von selbst in die Summe einfließen. Manuelle Buchungen sind nur für alles nötig, was nicht über die Verkaufskasse läuft: Ausgaben, Entnahmen und Einzahlungen. Wenn Sie eine Ausgabe erfassen, erzeugt das System zudem eine interne Unternehmensbenachrichtigung, sodass Verantwortliche über jede an der Kasse erfasste Ausgabe informiert bleiben, auch wenn sie nicht physisch im Geschäft sind.

Kurzanleitung

1. Öffnen Sie den Bereich Kassenbuch im Modul Kasse.
2. Wählen Sie die Filiale aus, für die Sie die Bewegung erfassen möchten, falls Sie mehrere Verkaufsstellen betreiben.
3. Wählen Sie, ob Sie eine Einnahme oder eine Ausgabe erfassen möchten.
4. Geben Sie den Betrag und einen Grund ein, der die Bewegung klar beschreibt (z. B. „Kauf Thermopapier", „Bankeinzahlung").
5. Speichern Sie die Bewegung: Sie wird der Kassenbuch-Historie mit Datum und Mitarbeiter hinzugefügt.
6. Sehen Sie sich die Zeitraum-Übersicht an, um Bons, Rechnungen und Ausgaben des gewählten Tages oder Zeitraums zu prüfen.
7. Filtern Sie nach Zahlungsmethode, wenn Sie zum Beispiel nur FixhPay-Einnahmen oder nur Rechnungen isolieren möchten.
8. Klicken Sie auf einen einzelnen Tag, um die detaillierte Liste der an diesem Tag ausgestellten Belege zu sehen.

Praxisbeispiele

Kauf von Verbrauchsmaterial. Der Inhaber eines Smartphone-Reparaturzentrums kauft persönlich ein Paket Displayschutzfolien und einige Kabel bei einem lokalen Großhändler und bezahlt bar aus der Ladenkasse. Er erfasst sofort eine Kassenbuch-Ausgabe mit dem Grund „Kauf Verbrauchsmaterial" und dem ausgegebenen Betrag, sodass die Ausgabe nachvollziehbar bleibt und die Kasse wieder mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld übereinstimmt.

Wöchentliche Bankeinzahlung. Am Ende der Woche entnimmt der Mitarbeiter einen Teil des in der Kasse angesammelten Bargelds, um es auf das Firmenkonto einzuzahlen. Er erfasst eine Kassenbuch-Ausgabe mit dem Grund „Bankeinzahlung", bevor er das Geschäft verlässt, sodass die Entnahme nachvollziehbar bleibt und später nicht mit einem Fehlbetrag verwechselt wird, wenn jemand den Kassensaldo prüft.

Monatsabschluss-Kontrolle bei mehreren Filialen. Der Verantwortliche eines Unternehmens mit zwei Verkaufsstellen sieht sich die Kassenbuch-Übersicht beider Filialen für den letzten Monat an und vergleicht Bons, Rechnungen und Ausgaben filialweise, um zu prüfen, ob eine der beiden ungewöhnlich hohe Kassenausgaben im Verhältnis zu ihren Einnahmen hatte.

Tipps und bewährte Praktiken

Erfassen Sie jede Kassenbuchbewegung in dem Moment, in dem sie stattfindet, nicht am Ende des Tages aus dem Gedächtnis: ein direkt nach der Ausgabe geschriebener Grund ist immer präziser und verringert das Risiko des Vergessens. Verwenden Sie klare und über die Zeit konsistente Gründe (zum Beispiel immer „Bankeinzahlung" und nicht mal „Bargeldentnahme", mal „Einzahlung"), damit Sie ähnliche Bewegungen später leicht filtern und vergleichen können. Wenn Sie an mehreren Standorten arbeiten, prüfen Sie stets, ob Sie die richtige Filiale ausgewählt haben, bevor Sie eine Bewegung erfassen, um nicht die Liquidität der falschen Filiale zu verändern.

Häufige Fehler, die vermieden werden sollten

Ein häufiger Fehler ist, Verkäufe im Kassenbuch so zu erfassen, als wären es manuelle Bewegungen: Das ist nicht nötig, da Kasseneinnahmen bereits automatisch in den Saldo einfließen, und eine doppelte Erfassung würde die Summen verfälschen. Ein weiterer häufiger Fehler ist es, den Grund allgemein oder leer zu lassen: Ohne klare Beschreibung wird es später schwer, sich zu erinnern, worauf sich eine vor Wochen erfasste Ausgabe bezog. Vermeiden Sie schließlich, mehrere Ausgaben in einer einzigen Sammelbewegung zusammenzufassen: Jede Ausgabe einzeln mit eigenem Grund zu erfassen, erleichtert die spätere Prüfung erheblich.

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Häufig gestellte Fragen

Wirkt sich das Kassenbuch auf den Kassensaldo aus? Ja, manuell erfasste Einnahmen und Ausgaben addieren sich zum Saldo zusammen mit den Bareinnahmen aus Verkäufen und Reparaturen, die automatisch einfließen.

Muss ich auch Verkaufseinnahmen manuell erfassen? Nein, jede an der Kasse eingenommene Zahlung speist den Kassenbuch-Saldo automatisch; manuelle Buchungen sind nur für Ausgaben, Entnahmen und Einzahlungen nötig, die nicht aus einem Verkauf stammen.

Kann ich Einnahmen für eine einzelne Zahlungsmethode sehen, zum Beispiel nur FixhPay? Ja, die Kassenbuch-Übersicht lässt sich nach Zahlungsmethode filtern, einschließlich elektronischer Rechnungen.

Kann ich Kassenbuchbewegungen für verschiedene Filialen erfassen? Ja, betreibt Ihr Unternehmen mehrere Verkaufsstellen, können Sie angeben, auf welche Filiale sich jede Bewegung bezieht, sodass die Liquidität jeder Filiale getrennt bleibt.

Wer wird benachrichtigt, wenn ich eine Ausgabe erfasse? Das System erzeugt bei jeder erfassten Ausgabe eine interne Unternehmensbenachrichtigung, sodass Verantwortliche informiert bleiben, auch wenn sie nicht im Geschäft sind.

Kann ich die Liste der an einem bestimmten Tag ausgestellten Belege sehen? Ja, ein Klick auf einen Tag in der Übersicht zeigt die genaue Liste der an diesem Tag ausgestellten Bons und Rechnungen, mit Betrag, Zahlungsmethode und Mitarbeiter.