O Fixh IT avisa automaticamente o cliente sempre que o estado da sua reparação muda, desde a receção até à entrega, usando até quatro canais diferentes: email, WhatsApp, SMS e Telegram. Não é necessária nenhuma ação manual adicional: basta atualizar o estado do ticket no Laboratório e o sistema gera e envia automaticamente a mensagem configurada para esse estado, tal como se espera de um software de gestão de reparações avançado, pensado para centros de reparação de smartphones e PC com elevado volume de clientes.
Porque é importante para um centro de assistência
Na gestão diária de um laboratório de reparações, a pergunta mais frequente ao balcão ou por telefone é "em que ponto está a minha reparação?". Cada chamada deste tipo interrompe o trabalho do técnico reparador e retira tempo precioso que poderia ser dedicado ao diagnóstico da avaria ou à substituição de peças. Automatizar a atualização do cliente reduz drasticamente estas interrupções: o cliente recebe uma mensagem sempre que o ticket muda de estado e pode sempre consultar o andamento da reparação sem contactar a loja. Para um centro de assistência com elevado volume de reparações, isto traduz-se em menos tempo ao telefone e mais tempo dedicado ao trabalho técnico propriamente dito, além de uma imagem mais profissional aos olhos do cliente.
Na prática
Cada estado de reparação configurado em Administração > Estados de reparação (ex.: "Em curso", "Aguarda peça", "Pronta para levantamento") tem quatro interruptores independentes que ativam ou desativam a notificação em cada canal: email, WhatsApp, SMS e Telegram. O texto da mensagem escreve-se uma única vez por estado e é depois utilizado em todos os canais ativos para esse estado, com marcadores dinâmicos que o sistema substitui automaticamente: nome do cliente, dispositivo, avaria comunicada, preço do orçamento, sinal já pago, saldo em falta, link público para a reparação e data prevista de entrega.
Cada canal funciona de forma ligeiramente diferente. O email é enviado de forma totalmente automática pelo sistema, com um template gráfico que inclui o logótipo da empresa e é traduzido para o idioma do cliente (ou o da empresa, se o cliente não tiver um definido), de modo que um cliente estrangeiro recebe a atualização no seu próprio idioma mesmo que a loja trabalhe noutro. Para o WhatsApp, o sistema gera um link direto (wa.me) já preenchido com a mensagem pronta: basta um clique para o abrir e enviar a partir do WhatsApp Business do colaborador, sem integrações complexas a configurar. O SMS é realmente enviado através da passarela SMS integrada, com um custo em créditos deduzido do saldo de créditos da empresa em cada envio. O Telegram funciona através do bot da empresa associado ao cliente: se o cliente já iniciou uma conversa com o bot Fixh IT da empresa, a mensagem chega diretamente a essa conversa; caso contrário, o envio por este canal é ignorado.
Todas as notificações enviadas, em qualquer canal, ficam registadas num histórico consultável por reparação, com destinatário, resultado (enviada ou falhada) e eventual mensagem de erro: útil para verificar se um cliente recebeu efetivamente a atualização em caso de reclamação.
Passo a passo
- Vá a Administração > Estados de reparação e abra o estado que quer configurar (ou crie um novo).
- Escreva o texto da mensagem a enviar, usando os marcadores disponíveis para personalizar nome do cliente, dispositivo, preço e link para a reparação.
- Ative os interruptores dos canais que quer usar para esse estado: email, WhatsApp, SMS, Telegram.
- Guarde o estado: a partir de agora, cada reparação que atingir esse estado ativará automaticamente as notificações configuradas.
- Abra uma reparação na secção Laboratório e verifique se existe um email e telefone válidos do cliente.
- Atualize o estado da reparação no menu suspenso dos estados: o sistema envia de imediato as notificações nos canais ativos.
- Se ativou o WhatsApp, clique no link gerado para abrir a mensagem já preenchida e enviá-la com um toque.
Casos de uso reais
Um cliente italiano deixa o PC por uma avaria na placa-mãe, enquanto um cliente estrangeiro de passagem deixa o smartphone para substituição do ecrã: quando ambas as reparações passam para o estado "Pronta para levantamento", o primeiro recebe um email em italiano, o segundo recebe-o automaticamente no seu próprio idioma, ambos sem que a equipa tenha de fazer algo diferente.
Uma loja configura o estado "Aguarda peça" com notificação apenas por email e Telegram (sem SMS, para controlar custos), reservando o SMS para o estado final "Pronta para levantamento", aquele que o cliente tem de ver com certeza mesmo que raramente verifique o email.
Um técnico que trabalha numa reparação complexa atualiza o estado para "Diagnóstico avançado em curso": o cliente recebe de imediato uma mensagem de WhatsApp personalizada a explicar o tipo de verificação em curso, reduzindo a ansiedade de quem espera notícias sobre o seu dispositivo.
Conselhos e boas práticas
Escreva mensagens curtas e claras para cada estado, evitando jargão técnico que o cliente possa não entender. Use o marcador do link público para a reparação em cada mensagem, para que o cliente possa sempre aprofundar os detalhes por conta própria sem voltar a ligar. Reserve o SMS, que tem um custo, para os estados verdadeiramente críticos (ex.: reparação pronta), e use email e Telegram, que são gratuitos, para as atualizações intermédias.
Erros comuns a evitar
Não se esqueça de recolher sempre um email ou número de telefone válido na receção do dispositivo: sem um contacto válido, nenhuma notificação pode ser enviada, seja qual for o canal ativado no estado. Não deixe o texto da mensagem de um estado vazio: se não houver mensagem configurada, a notificação não é gerada mesmo que o interruptor do canal esteja ativo. Tenha cuidado para não ativar o SMS em demasiados estados intermédios se não quiser consumir rapidamente o saldo de créditos SMS da empresa.
Saiba mais
- Fixh Assistant: o chatbot de WhatsApp com Fixh AI para o seu centro de assistência
- Avisos inteligentes: reparações paradas, equipamentos não levantados e marcações do dia
- Estados de reparação personalizados
Perguntas frequentes
Posso personalizar o texto das notificações para cada estado? Sim, cada estado de reparação tem o seu próprio texto de notificação com marcadores dinâmicos, usado em todos os canais ativos para esse estado.
As notificações por WhatsApp são enviadas totalmente de forma automática sem intervenção humana? Não: o sistema prepara um link com a mensagem pronta, mas é a equipa que tem de o abrir e enviar com um clique a partir do seu próprio WhatsApp, já que o envio automático por API não é usado para este canal.
Os SMS têm custo? Sim, cada SMS enviado é deduzido do saldo de créditos SMS da empresa: convém reservá-lo para os estados mais importantes.
Como funciona a notificação por Telegram? É enviada através do bot da empresa associado ao cliente: se o cliente nunca iniciou uma conversa com o bot, o envio por este canal é ignorado.
O que acontece se o cliente não tiver deixado um email? A notificação por email não é enviada: certifique-se sempre de recolher um contacto válido (email e/ou telefone) na receção da reparação.
Posso ver se uma notificação foi efetivamente enviada? Sim, cada envio é registado num histórico com canal, destinatário e resultado, que pode consultar para verificar se uma mensagem chegou ou falhou.
