Fixh IT avisa automáticamente al cliente cada vez que cambia el estado de su reparación, desde la recepción hasta la entrega, usando hasta cuatro canales distintos: email, WhatsApp, SMS y Telegram. No se necesita ninguna acción manual adicional: basta con actualizar el estado del ticket en el Laboratorio y el sistema genera y envía automáticamente el mensaje configurado para ese estado, tal y como se espera de un software para talleres avanzado pensado para centros de reparación de smartphones y PC con alto volumen de clientes.
Por qué es importante para un centro de servicio
En la gestión diaria de un laboratorio de reparaciones, la pregunta más frecuente en el mostrador o por teléfono es "¿en qué punto está mi reparación?". Cada una de estas llamadas interrumpe el trabajo del técnico reparador y resta tiempo valioso que podría dedicarse al diagnóstico de la avería o a la sustitución de repuestos. Automatizar la actualización del cliente reduce drásticamente estas interrupciones: el cliente recibe un mensaje cada vez que el ticket cambia de estado y siempre puede consultar el avance de la reparación sin contactar con la tienda. Para un centro de servicio con alto volumen de reparaciones, esto se traduce en menos tiempo al teléfono y más tiempo dedicado al trabajo técnico real, además de una imagen más profesional ante el cliente.
En la práctica
Cada estado de reparación configurado en Administración > Estados de reparación (p. ej. "En proceso", "Esperando repuesto", "Lista para recoger") tiene cuatro interruptores independientes que activan o desactivan la notificación por cada canal: email, WhatsApp, SMS y Telegram. El texto del mensaje se escribe una sola vez por estado y luego se usa en todos los canales activos para ese estado, con marcadores dinámicos que el sistema sustituye automáticamente: nombre del cliente, dispositivo, avería reportada, precio del presupuesto, anticipo ya pagado, saldo pendiente, enlace público a la reparación y fecha de entrega prevista.
Cada canal funciona de forma ligeramente distinta. El email se envía de forma totalmente automática, con una plantilla con el logo de la empresa y traducida al idioma del cliente (o al de la empresa si el cliente no tiene uno configurado), de modo que un cliente extranjero recibe la actualización en su propio idioma aunque la tienda trabaje en otro. Para WhatsApp, el sistema genera un enlace directo (wa.me) ya rellenado con el mensaje listo: basta un clic para abrirlo y enviarlo desde el WhatsApp Business del empleado, sin integraciones complejas que configurar. El SMS se envía realmente a través de la pasarela SMS integrada, con un coste en créditos que se descuenta del saldo de créditos de la empresa en cada envío. Telegram funciona a través del bot de la empresa vinculado al cliente: si el cliente ya ha iniciado una conversación con el bot Fixh IT de la empresa, el mensaje llega directamente a ese chat; en caso contrario, el envío por este canal se omite.
Todas las notificaciones enviadas, por cualquier canal, quedan registradas en un historial consultable por reparación, con destinatario, resultado (enviada o fallida) y cualquier mensaje de error: útil para comprobar si un cliente recibió realmente la actualización en caso de reclamación.
Paso a paso
- Ve a Administración > Estados de reparación y abre el estado que quieres configurar (o crea uno nuevo).
- Escribe el texto del mensaje a enviar, usando los marcadores disponibles para personalizar nombre del cliente, dispositivo, precio y enlace a la reparación.
- Activa los interruptores de los canales que quieras usar para ese estado: email, WhatsApp, SMS, Telegram.
- Guarda el estado: a partir de ahora, toda reparación que llegue a ese estado activará automáticamente las notificaciones configuradas.
- Abre una reparación en la sección Laboratorio y comprueba que haya un email y teléfono válidos del cliente.
- Actualiza el estado de la reparación desde el menú desplegable de estados: el sistema envía de inmediato las notificaciones en los canales activos.
- Si activaste WhatsApp, haz clic en el enlace generado para abrir el mensaje ya redactado y enviarlo con un toque.
Casos de uso reales
Un cliente italiano deja el PC por una avería en la placa base, mientras que un cliente extranjero de paso deja el smartphone para cambiar la pantalla: cuando ambas reparaciones pasan al estado "Lista para recoger", el primero recibe un email en italiano y el segundo lo recibe automáticamente en su propio idioma, ambos sin que el personal tenga que hacer nada distinto.
Una tienda configura el estado "Esperando repuesto" con notificación solo por email y Telegram (sin SMS, para controlar los costes), mientras reserva el SMS para el estado final "Lista para recoger", el que el cliente debe ver con certeza aunque no revise a menudo el correo.
Un técnico que trabaja en una reparación compleja actualiza el estado a "En diagnóstico avanzado": el cliente recibe de inmediato un WhatsApp con un mensaje personalizado que explica el tipo de comprobación en curso, reduciendo la ansiedad de quien espera noticias de su dispositivo.
Consejos y buenas prácticas
Escribe mensajes breves y claros para cada estado, evitando jerga técnica que el cliente podría no entender. Usa el marcador del enlace público a la reparación en cada mensaje, para que el cliente siempre pueda profundizar en los detalles por su cuenta sin volver a llamar. Reserva el SMS, que tiene coste, para los estados realmente críticos (p. ej. reparación lista), y usa email y Telegram, que son gratuitos, para las actualizaciones intermedias.
Errores comunes que evitar
No olvides recoger siempre un email o un número de teléfono válido al aceptar el dispositivo: sin un contacto válido no puede salir ninguna notificación, sea cual sea el canal activado en el estado. No dejes vacío el texto del mensaje de un estado: si no hay mensaje configurado, la notificación no se genera aunque el interruptor del canal esté activo. Ten cuidado de no activar el SMS en demasiados estados intermedios si no quieres consumir rápidamente el saldo de créditos SMS de la empresa.
Más información
- Fixh Assistant: el chatbot de WhatsApp con Fixh AI para tu centro de servicio técnico
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Preguntas frecuentes
¿Puedo personalizar el texto de las notificaciones para cada estado? Sí, cada estado de reparación tiene su propio texto de notificación con marcadores dinámicos, usado en todos los canales activos para ese estado.
¿Las notificaciones por WhatsApp se envían de forma totalmente automática sin intervención humana? No: el sistema prepara un enlace con el mensaje ya listo, pero es el personal quien debe abrirlo y enviarlo con un clic desde su propio WhatsApp, ya que el envío automático por API no se usa para este canal.
¿Los SMS tienen coste? Sí, cada SMS enviado se descuenta del saldo de créditos SMS de la empresa: conviene reservarlo para los estados más importantes.
¿Cómo funciona la notificación por Telegram? Se envía a través del bot de la empresa vinculado al cliente: si el cliente nunca ha iniciado una conversación con el bot, el envío por este canal se omite.
¿Qué pasa si el cliente no dejó un email? La notificación por email no se envía: asegúrate siempre de recoger un contacto válido (email y/o teléfono) al aceptar la reparación.
¿Puedo ver si una notificación se envió realmente? Sí, cada envío queda registrado en un historial con canal, destinatario y resultado, que puedes consultar para comprobar si un mensaje llegó o falló.
