Num centro de reparação de smartphones e PC em crescimento, o proprietário já não consegue ocupar-se sozinho de cada reparação, venda ao balcão ou entrega ao cliente: são necessários técnicos de reparação, pessoal de caixa e responsáveis de loja com acessos diferentes ao software. No Fixh IT isto gere-se em Empresa > Gestão de pessoal > Utilizadores, onde cada colaborador recebe a sua própria conta com um nível de utilizador e permissões específicas em cada módulo e cada loja, sem nunca ter de partilhar as credenciais do proprietário.
Porque é importante para um centro de assistência
Uma loja de reparações lida diariamente com dados sensíveis: custos de compra das peças, margens sobre as reparações, receitas de caixa, dados dos clientes. Dar a cada colaborador o mesmo acesso ilimitado que o proprietário expõe o negócio a erros e riscos desnecessários: um técnico de reparação não precisa necessariamente de ver os relatórios financeiros da loja, tal como um funcionário de balcão não deve poder alterar a lista de preços. A gestão granular de permissões permite alinhar exatamente o que cada pessoa pode ver e fazer no software com a sua função real na oficina ou na loja, reduzindo erros operacionais e mantendo sob controlo os dados sensíveis mesmo quando o centro de assistência cresce e contrata novo pessoal.
Na prática
Ao criar um novo utilizador de equipa em Empresa > Gestão de pessoal, introduz nome, apelido, email, um ou dois números de telefone, o idioma da interface e uma palavra-passe que o colaborador usará para aceder: a conta é criada já ativa, sem necessidade de confirmação por email. Também atribui um nível de utilizador (uLevel) de 1 a 9: 1 é o técnico de reparação, 2 o responsável de loja, 3 o administrador da empresa, enquanto os níveis 7, 8 e 9 são reservados a supervisores, superadministradores e ao proprietário. Um administrador só pode criar colaboradores com um nível igual ou inferior ao seu (nunca superior), pelo que um responsável de loja nunca pode promover um colega a uma função mais poderosa do que a sua.
A parte mais importante são as permissões granulares: no separador de permissões de cada colaborador podes configurar, loja a loja e módulo a módulo (Loja, Oficina/Reparações, Armazém, POS, Documentos, Clientes, Marketplace, Hub), quatro ações distintas: ver, criar, editar e eliminar. Esta combinação permite configurações muito precisas: um técnico pode ter acesso total ao módulo Reparações da sua loja mas nenhum acesso ao Armazém, ou um responsável pode gerir Reparações e POS em duas lojas diferentes sem tocar nos Documentos fiscais. Apenas os níveis 1 (técnico) e 2 (responsável) respeitam de facto estas permissões granulares: os níveis administrativos superiores (3, 7, 8, 9) têm sempre acesso total a todas as lojas e módulos, sem nada a configurar, tal como o proprietário da empresa.
Cada colaborador tem ainda uma loja predefinida, aquela em que é automaticamente colocado ao aceder, que podes alterar a qualquer momento, e pode ser desativado em vez de eliminado: ao desativar uma conta, o ex-colaborador deixa de poder aceder, mas todo o histórico de reparações, vendas e movimentos que registou permanece intacto e associado ao seu nome. Também podes bloquear o acesso de um colaborador ao chat interno da empresa, indicando um motivo, sem tocar nas restantes permissões. O número de colaboradores ativáveis depende contudo do plano de subscrição da empresa: se atingires o limite do teu plano, terás de desativar uma conta existente ou fazer um upgrade antes de adicionar uma nova.
Guia rápido
- Vá a Empresa > Gestão de pessoal > Utilizadores.
- Clique em "Adicionar utilizador" e introduza nome, apelido, email, telefone e idioma do colaborador.
- Defina uma palavra-passe de acesso e escolha o nível de utilizador (uLevel) a atribuir-lhe, não superior ao seu.
- Selecione a loja predefinida do colaborador.
- Guarde o utilizador e abra depois o seu separador de permissões.
- Para cada loja a que deve aceder, ative ver/criar/editar/eliminar nos diferentes módulos (Reparações, Armazém, POS, Documentos, Clientes, etc.).
- Guarde as permissões: o colaborador poderá aceder de imediato com as credenciais que lhe comunicou.
Casos de uso reais
Num centro de reparação de smartphones com dois técnicos e um colaborador de balcão, o proprietário cria duas contas de nível 1 para os técnicos de reparação, dando-lhes acesso total ao módulo Oficina/Reparações da loja mas sem visibilidade sobre o Armazém nem os Documentos fiscais; para o colaborador de balcão cria uma conta limitada ao POS e à consulta de Clientes, sem poder alterar preços.
Numa rede com três lojas de reparação, o proprietário nomeia um responsável de nível 2 para cada ponto de venda com permissões totais sobre Reparações, Armazém e POS, mas apenas para a sua própria loja: assim, cada responsável gere a sua loja de forma autónoma, sem poder ver nem alterar os dados das outras lojas da mesma empresa.
Quando um técnico deixa o centro de assistência, em vez de eliminar a conta, o proprietário desativa-a em Empresa > Gestão de pessoal: as reparações já geridas pelo técnico continuam visíveis no histórico com o seu nome, útil em caso de reclamações de garantia, mas o ex-colaborador já não consegue aceder ao software.
Conselhos e boas práticas
Aplique o princípio do menor privilégio: atribua a cada colaborador apenas os módulos e ações realmente necessários à sua função, acrescentando mais permissões mais tarde se surgir uma necessidade real, em vez de começar com acesso total. Reveja periodicamente as permissões atribuídas, sobretudo quando um colaborador muda de função ou de loja. Use os níveis 1 e 2 para o pessoal operacional (técnicos e responsáveis de loja) e reserve os níveis administrativos superiores a poucas pessoas de confiança, uma vez que implicam acesso total e incondicional a todas as lojas.
Erros comuns a evitar
Um erro frequente é criar todos os utilizadores com níveis administrativos altos "por comodidade", para não ter de configurar permissões: isto expõe dados sensíveis de todas as lojas a pessoas que deveriam ver apenas a sua. Outro erro é eliminar a conta de um colaborador que deixa a empresa em vez de a desativar, perdendo assim a rastreabilidade das reparações que geriu. Por fim, esquecer-se de limitar a loja predefinida e as permissões de um técnico pode fazer com que veja por engano dados de reparações ou clientes de outra loja da rede.
Saiba mais
- Permissões da equipa
- App Fixh para Android e iPhone: a oficina de reparações no smartphone
- Arquivo de reparações e registo de alterações: histórico completo sem sobrecarregar o software
Perguntas frequentes
O colaborador recebe um email de convite para ativar a conta? Não, a conta é criada já ativa em Empresa > Gestão de pessoal: é o próprio que define a palavra-passe inicial e a comunica ao colaborador junto com o seu email de acesso.
Posso dar a um colaborador acesso a várias lojas em simultâneo? Sim, o separador de permissões permite configurar ver/criar/editar/eliminar para cada módulo em cada loja da empresa a que quiser dar-lhe acesso.
Qual é a diferença entre os níveis 1-2 e os níveis 7-9? Os níveis 1 (técnico) e 2 (responsável) respeitam as permissões granulares configuradas loja a loja e módulo a módulo; os níveis 3, 7, 8 e 9 têm sempre acesso total a todas as lojas e módulos, como o proprietário.
Posso alterar a função e as permissões de um colaborador mais tarde? Sim, pode atualizar o uLevel, a loja predefinida e as permissões granulares a qualquer momento a partir da mesma secção.
O que acontece se atingir o número máximo de utilizadores do meu plano? Não poderá criar novas contas até desativar um utilizador existente ou fazer upgrade do plano de subscrição.
Posso bloquear apenas o chat interno de um colaborador sem tocar nas suas outras permissões? Sim, pode desativar o acesso de um único colaborador ao chat da empresa indicando um motivo, independentemente das suas permissões noutros módulos.
