W rozwijającym się serwisie smartfonów i komputerów właściciel nie jest już w stanie samodzielnie zajmować się każdą naprawą, sprzedażą przy ladzie czy wydaniem urządzenia klientowi: potrzebni są technicy serwisowi, pracownicy obsługi i kierownicy placówek z różnym dostępem do programu. W Fixh IT zarządza się tym w sekcji Firma > Zarządzanie personelem > Użytkownicy, gdzie każdy pracownik otrzymuje własne konto z poziomem użytkownika i konkretnymi uprawnieniami do każdego modułu i każdej placówki, bez konieczności udostępniania danych logowania właściciela.
Dlaczego to ważne dla centrum serwisowego
Serwis napraw codziennie przetwarza wrażliwe dane: koszty zakupu części zamiennych, marże na naprawach, utargi kasowe, dane klientów. Nadanie każdemu pracownikowi takiego samego, nieograniczonego dostępu jak właścicielowi naraża firmę na niepotrzebne błędy i ryzyko: technik serwisowy niekoniecznie musi widzieć raporty finansowe placówki, podobnie jak pracownik obsługi nie powinien móc zmieniać cennika. Szczegółowe zarządzanie uprawnieniami pozwala dokładnie dopasować to, co każda osoba widzi i może robić w programie, do jej rzeczywistej roli w warsztacie lub sklepie, ograniczając błędy operacyjne i utrzymując kontrolę nad wrażliwymi danymi nawet wtedy, gdy serwis rośnie i zatrudnia nowy personel.
W praktyce
Tworząc nowego użytkownika personelu w Firma > Zarządzanie personelem, podajesz imię, nazwisko, e-mail, jeden lub dwa numery telefonu, język interfejsu oraz hasło, którego pracownik użyje do logowania: konto jest od razu aktywne, bez potwierdzenia mailem. Przypisujesz też poziom użytkownika (uLevel) od 1 do 9: 1 to technik serwisowy, 2 kierownik placówki, 3 administrator firmy, a poziomy 7, 8 i 9 są zarezerwowane dla supervisorów, superadministratorów i właściciela. Administrator może tworzyć wyłącznie pracowników z poziomem równym lub niższym od swojego (nigdy wyższym), więc kierownik placówki nigdy nie może awansować kolegi na potężniejszą rolę niż jego własna.
Najważniejszą częścią są szczegółowe uprawnienia: w zakładce uprawnień każdego pracownika możesz skonfigurować, placówka po placówce i moduł po module (Placówka, Warsztat/Naprawy, Magazyn, Kasa, Dokumenty, Klienci, Marketplace, Hub), cztery osobne akcje: podgląd, tworzenie, edycję i usuwanie. Taka kombinacja pozwala na bardzo precyzyjne konfiguracje: technik może mieć pełny dostęp do modułu Naprawy swojej placówki, ale żaden dostęp do Magazynu, a kierownik może zarządzać Naprawami i Kasą w dwóch różnych placówkach, nie dotykając Dokumentów fiskalnych. Tylko poziomy 1 (technik) i 2 (kierownik) faktycznie respektują te szczegółowe uprawnienia: wyższe poziomy administracyjne (3, 7, 8, 9) zawsze mają pełny dostęp do wszystkich placówek i modułów, bez potrzeby konfiguracji, tak jak właściciel firmy.
Każdy pracownik ma też placówkę domyślną, do której jest automatycznie przypisywany po zalogowaniu, którą możesz zmienić w dowolnym momencie, i można go dezaktywować zamiast usuwać: dezaktywacja konta oznacza, że były pracownik nie może się już zalogować, ale cała historia zarejestrowanych przez niego napraw, sprzedaży i ruchów pozostaje nienaruszona i powiązana z jego nazwiskiem. Możesz też zablokować pracownikowi dostęp do wewnętrznego czatu firmowego, podając powód, bez naruszania pozostałych uprawnień. Liczba aktywnych pracowników zależy jednak od planu subskrypcji firmy: po osiągnięciu limitu planu trzeba dezaktywować istniejące konto lub zrobić upgrade, zanim doda się nowe.
Szybki przewodnik
- Przejdź do Firma > Zarządzanie personelem > Użytkownicy.
- Kliknij "Dodaj użytkownika" i podaj imię, nazwisko, e-mail, telefon i język pracownika.
- Ustaw hasło logowania i wybierz poziom użytkownika (uLevel) do przypisania, nie wyższy niż twój.
- Wybierz domyślną placówkę pracownika.
- Zapisz użytkownika, a następnie otwórz jego zakładkę uprawnień.
- Dla każdej placówki, do której ma mieć dostęp, włącz podgląd/tworzenie/edycję/usuwanie w poszczególnych modułach (Naprawy, Magazyn, Kasa, Dokumenty, Klienci itd.).
- Zapisz uprawnienia: pracownik będzie mógł się od razu zalogować danymi, które mu przekazałeś.
Rzeczywiste przypadki użycia
W serwisie smartfonów z dwoma technikami i jednym pracownikiem obsługi właściciel tworzy dwa konta poziomu 1 dla techników, dając im pełny dostęp do modułu Warsztat/Naprawy placówki, ale bez widoczności Magazynu czy Dokumentów fiskalnych; dla pracownika obsługi tworzy konto ograniczone do Kasy i podglądu Klientów, bez możliwości zmiany cen.
W sieci z trzema placówkami serwisowymi właściciel wyznacza kierownika poziomu 2 dla każdego punktu, z pełnymi uprawnieniami do Napraw, Magazynu i Kasy, ale tylko dla własnej placówki: dzięki temu każdy kierownik zarządza swoją placówką samodzielnie, nie widząc ani nie zmieniając danych innych placówek tej samej firmy.
Gdy technik odchodzi z serwisu, zamiast usuwać konto, właściciel dezaktywuje je w Firma > Zarządzanie personelem: naprawy już obsłużone przez technika pozostają widoczne w historii pod jego nazwiskiem, co jest przydatne przy reklamacjach gwarancyjnych, ale były pracownik nie może już zalogować się do programu.
Wskazówki i dobre praktyki
Stosuj zasadę minimalnych uprawnień: przydzielaj każdemu pracownikowi tylko te moduły i akcje, które faktycznie potrzebne są w jego roli, dodając kolejne uprawnienia później, gdy pojawi się realna potrzeba, zamiast zaczynać od pełnego dostępu. Regularnie przeglądaj przydzielone uprawnienia, zwłaszcza gdy pracownik zmienia stanowisko lub placówkę. Używaj poziomów 1 i 2 dla personelu operacyjnego (technicy i kierownicy placówek), a wyższe poziomy administracyjne rezerwuj dla nielicznych zaufanych osób, ponieważ dają pełny, bezwarunkowy dostęp do wszystkich placówek.
Częste błędy, których należy unikać
Częstym błędem jest tworzenie wszystkich użytkowników z wysokimi poziomami administracyjnymi "dla wygody", by nie konfigurować uprawnień: naraża to wrażliwe dane wszystkich placówek na osoby, które powinny widzieć tylko własną. Innym błędem jest usuwanie konta pracownika odchodzącego z firmy zamiast jego dezaktywacji, przez co traci się identyfikowalność obsłużonych przez niego napraw. Wreszcie, zapomnienie o ograniczeniu domyślnej placówki i uprawnień technika może sprawić, że przypadkowo zobaczy on dane napraw lub klientów innej placówki sieci.
Dowiedz się więcej
- Uprawnienia personelu
- Aplikacja Fixh na Androida i iPhone'a: warsztat napraw w smartfonie
- Archiwum napraw i dziennik zmian: pełna historia bez obciążania programu
Najczęściej zadawane pytania
Czy pracownik otrzymuje e-mail z zaproszeniem do aktywacji konta? Nie, konto jest tworzone od razu jako aktywne w Firma > Zarządzanie personelem: to ty ustawiasz początkowe hasło i przekazujesz je pracownikowi razem z jego e-mailem do logowania.
Czy mogę dać pracownikowi dostęp do kilku placówek jednocześnie? Tak, zakładka uprawnień pozwala skonfigurować podgląd/tworzenie/edycję/usuwanie dla każdego modułu w każdej placówce firmy, do której chcesz dać mu dostęp.
Jaka jest różnica między poziomami 1-2 a 7-9? Poziomy 1 (technik) i 2 (kierownik) respektują szczegółowe uprawnienia skonfigurowane placówka po placówce i moduł po module; poziomy 3, 7, 8 i 9 zawsze mają pełny dostęp do wszystkich placówek i modułów, tak jak właściciel.
Czy mogę później zmienić rolę i uprawnienia pracownika? Tak, w dowolnym momencie możesz zaktualizować uLevel, domyślną placówkę i szczegółowe uprawnienia w tej samej sekcji.
Co się stanie, gdy osiągnę maksymalną liczbę użytkowników mojego planu? Nie będziesz mógł tworzyć nowych kont, dopóki nie dezaktywujesz istniejącego użytkownika lub nie zrobisz upgrade'u planu subskrypcji.
Czy mogę zablokować tylko wewnętrzny czat pracownika, nie ruszając pozostałych uprawnień? Tak, możesz wyłączyć dostęp pojedynczego pracownika do czatu firmowego, podając powód, niezależnie od jego uprawnień w innych modułach.
