Dans un centre de réparation de smartphones et PC en croissance, le gérant ne peut plus s'occuper seul de chaque réparation, vente au comptoir ou remise au client : il faut des techniciens réparateurs, du personnel de caisse et des responsables de boutique avec des accès différents au logiciel. Sur Fixh IT, cela se gère depuis Entreprise > Gestion du personnel > Utilisateurs, où chaque employé reçoit son propre compte avec un niveau utilisateur et des permissions précises sur chaque module et chaque site, sans jamais avoir à partager les identifiants du gérant.
Pourquoi c'est important pour un centre de service
Une boutique de réparation traite chaque jour des données sensibles : coûts d'achat des pièces détachées, marges sur les réparations, encaissements de caisse, données clients. Donner à chaque employé le même accès illimité que le gérant expose l'activité à des erreurs et des risques inutiles : un technicien réparateur n'a pas nécessairement besoin de voir les rapports financiers du site, tout comme un employé de comptoir ne devrait pas pouvoir modifier la liste de prix. La gestion granulaire des permissions permet d'aligner exactement ce que chaque personne peut voir et faire dans le logiciel sur son rôle réel en atelier ou en boutique, réduisant les erreurs opérationnelles et gardant le contrôle des données sensibles même quand le centre de service grandit et recrute.
En pratique
Lorsque vous créez un nouvel utilisateur du personnel depuis Entreprise > Gestion du personnel, vous saisissez prénom, nom, email, un ou deux numéros de téléphone, la langue de l'interface et un mot de passe que l'employé utilisera pour se connecter : le compte est créé et actif immédiatement, sans confirmation par email. Vous attribuez aussi un niveau utilisateur (uLevel) de 1 à 9 : 1 est le technicien réparateur, 2 le responsable de boutique, 3 l'administrateur d'entreprise, tandis que les niveaux 7, 8 et 9 sont réservés aux superviseurs, super administrateurs et au gérant. Un administrateur ne peut créer que des employés avec un niveau égal ou inférieur au sien (jamais supérieur), si bien qu'un responsable de boutique ne peut jamais promouvoir un collègue à un rôle plus puissant que le sien.
L'essentiel repose sur les permissions granulaires : depuis l'onglet permissions de chaque employé, vous pouvez configurer, site par site et module par module (Site, Atelier/Réparations, Stock, Caisse, Documents, Clients, Marketplace, Hub), quatre actions distinctes : voir, créer, modifier et supprimer. Cette combinaison permet des configurations très précises : un technicien peut avoir un accès complet au module Réparations de son site mais aucun accès au Stock, ou un responsable peut gérer Réparations et Caisse sur deux sites différents sans toucher aux Documents fiscaux. Seuls les niveaux 1 (technicien) et 2 (responsable) respectent réellement ces permissions granulaires : les niveaux administratifs supérieurs (3, 7, 8, 9) ont toujours un accès complet à tous les sites et modules, sans rien à configurer, comme le gérant de l'entreprise.
Chaque employé dispose aussi d'un site par défaut, celui où il est automatiquement placé à la connexion, que vous pouvez changer à tout moment, et peut être désactivé plutôt que supprimé : désactiver un compte empêche l'ancien employé de se connecter, mais tout l'historique des réparations, ventes et mouvements qu'il a enregistrés reste intact et associé à son nom. Vous pouvez aussi bloquer l'accès d'un employé au chat interne de l'entreprise, en indiquant un motif, sans toucher à ses autres permissions. Le nombre d'employés activables dépend toutefois de l'abonnement de l'entreprise : si vous atteignez la limite de votre offre, vous devrez désactiver un compte existant ou effectuer une mise à niveau avant d'en ajouter un nouveau.
Guide rapide
- Allez dans Entreprise > Gestion du personnel > Utilisateurs.
- Cliquez sur "Ajouter un utilisateur" et saisissez prénom, nom, email, téléphone et langue de l'employé.
- Définissez un mot de passe de connexion et choisissez le niveau utilisateur (uLevel) à lui attribuer, pas supérieur au vôtre.
- Sélectionnez le site par défaut de l'employé.
- Enregistrez l'utilisateur, puis ouvrez son onglet permissions.
- Pour chaque site auquel il doit accéder, activez voir/créer/modifier/supprimer sur les différents modules (Réparations, Stock, Caisse, Documents, Clients, etc.).
- Enregistrez les permissions : l'employé pourra se connecter immédiatement avec les identifiants que vous lui avez communiqués.
Cas d'usage réels
Dans un centre de réparation de smartphones avec deux techniciens et un employé de comptoir, le gérant crée deux comptes de niveau 1 pour les techniciens réparateurs, leur donnant un accès complet au module Atelier/Réparations du site mais aucune visibilité sur le Stock ni les Documents fiscaux ; pour l'employé de comptoir, il crée un compte limité à la Caisse et à la consultation des Clients, sans possibilité de modifier les prix.
Dans un réseau de trois sites de réparation, le gérant nomme un responsable de niveau 2 pour chaque point de vente avec des permissions complètes sur Réparations, Stock et Caisse, mais uniquement pour son propre site : chaque responsable gère ainsi son site en autonomie, sans pouvoir voir ni modifier les données des autres sites de la même entreprise.
Lorsqu'un technicien quitte le centre de service, plutôt que de supprimer le compte, le gérant le désactive depuis Entreprise > Gestion du personnel : les réparations déjà traitées par le technicien restent visibles dans l'historique sous son nom, utile en cas de litige sur une garantie, mais l'ancien employé ne peut plus se connecter au logiciel.
Conseils et bonnes pratiques
Appliquez le principe du moindre privilège : n'attribuez à chaque employé que les modules et actions réellement nécessaires à son rôle, en ajoutant des permissions plus tard si un besoin réel apparaît, plutôt que de partir avec un accès complet. Revoyez périodiquement les permissions attribuées, surtout lorsqu'un employé change de poste ou de site. Utilisez les niveaux 1 et 2 pour le personnel opérationnel (techniciens et responsables de boutique) et réservez les niveaux administratifs supérieurs à quelques personnes de confiance, car ils donnent un accès complet et inconditionnel à tous les sites.
Erreurs courantes à éviter
Une erreur fréquente consiste à créer tous les utilisateurs avec des niveaux administratifs élevés "par commodité", pour éviter de configurer les permissions : cela expose les données sensibles de tous les sites à des personnes qui ne devraient voir que le leur. Une autre erreur est de supprimer le compte d'un employé qui quitte l'entreprise au lieu de le désactiver, perdant ainsi la traçabilité des réparations qu'il a gérées. Enfin, oublier de limiter le site par défaut et les permissions d'un technicien peut lui faire voir par erreur des données de réparations ou de clients d'un autre site du réseau.
Pour aller plus loin
- Permissions du personnel
- Application Fixh pour Android et iPhone : l'atelier de réparation sur votre smartphone
- Archive des réparations et journal des modifications : tout l'historique sans alourdir le logiciel
Questions fréquentes
L'employé reçoit-il un email d'invitation pour activer son compte ? Non, le compte est créé déjà actif depuis Entreprise > Gestion du personnel : c'est vous qui définissez le mot de passe initial et le communiquez à l'employé avec son email de connexion.
Puis-je donner à un employé l'accès à plusieurs sites en même temps ? Oui, l'onglet permissions vous permet de configurer voir/créer/modifier/supprimer pour chaque module sur chaque site de l'entreprise auquel vous voulez lui donner accès.
Quelle différence entre les niveaux 1-2 et les niveaux 7-9 ? Les niveaux 1 (technicien) et 2 (responsable) respectent les permissions granulaires configurées site par site et module par module ; les niveaux 3, 7, 8 et 9 ont toujours un accès complet à tous les sites et modules, comme le gérant.
Puis-je modifier le rôle et les permissions d'un employé par la suite ? Oui, vous pouvez mettre à jour l'uLevel, le site par défaut et les permissions granulaires à tout moment depuis la même section.
Que se passe-t-il si j'atteins le nombre maximum d'utilisateurs de mon offre ? Vous ne pourrez pas créer de nouveaux comptes tant que vous n'aurez pas désactivé un utilisateur existant ou mis à niveau votre abonnement.
Puis-je bloquer uniquement le chat interne d'un employé sans toucher à ses autres permissions ? Oui, vous pouvez désactiver l'accès au chat de l'entreprise pour un seul employé en indiquant un motif, indépendamment de ses permissions sur les autres modules.
