En un centro de reparación de smartphones y PC que crece, el propietario ya no puede ocuparse solo de cada reparación, venta en mostrador o entrega al cliente: hacen falta técnicos reparadores, personal de caja y responsables de tienda con accesos distintos al programa. En Fixh IT esto se gestiona desde Empresa > Gestión de personal > Usuarios, donde cada empleado recibe su propia cuenta con un nivel de usuario y permisos específicos sobre cada módulo y cada sede, sin tener que compartir nunca las credenciales del propietario.
Por qué es importante para un centro de asistencia
Una tienda de reparaciones maneja a diario datos sensibles: costes de compra de los repuestos, márgenes de las reparaciones, ingresos de caja, datos de los clientes. Dar a cada empleado el mismo acceso ilimitado que el propietario expone al negocio a errores y riesgos innecesarios: un técnico reparador no necesita necesariamente ver los informes económicos de la sede, del mismo modo que un empleado de mostrador no debería poder modificar la lista de precios. La gestión granular de permisos permite ajustar exactamente lo que cada persona puede ver y hacer en el programa a su rol real en el taller o en la tienda, reduciendo errores operativos y manteniendo bajo control los datos sensibles incluso cuando el centro de asistencia crece y contrata nuevo personal.
En la práctica
Al crear un nuevo usuario de personal desde Empresa > Gestión de personal, introduces nombre, apellidos, email, uno o dos números de teléfono, el idioma de la interfaz y una contraseña que el empleado usará para acceder: la cuenta se crea activa de inmediato, sin necesidad de confirmación por email. También asignas un nivel de usuario (uLevel) del 1 al 9: 1 es el técnico reparador, 2 el responsable de tienda, 3 el administrador de la empresa, mientras que los niveles 7, 8 y 9 están reservados a supervisores, superadministradores y propietario. Un administrador solo puede crear empleados con un nivel igual o inferior al suyo (nunca superior), de modo que un responsable de tienda nunca puede ascender a un compañero a un rol más potente que el suyo.
La parte más importante son los permisos granulares: desde la ficha de permisos de cada empleado puedes configurar, sede por sede y módulo por módulo (Sede, Taller/Reparaciones, Almacén, TPV, Documentos, Clientes, Marketplace, Hub), cuatro acciones distintas: ver, crear, editar y eliminar. Esta combinación permite configuraciones muy precisas: un técnico puede tener acceso completo al módulo Reparaciones de su sede pero ningún acceso al Almacén, o un responsable puede gestionar Reparaciones y TPV en dos sedes distintas pero no tocar los Documentos fiscales. Solo los niveles 1 (técnico) y 2 (responsable) respetan realmente estos permisos granulares: los niveles administrativos superiores (3, 7, 8, 9) siempre tienen acceso completo a todas las sedes y módulos, sin nada que configurar, igual que el propietario de la empresa.
Cada empleado tiene además una sede predeterminada, aquella en la que se sitúa automáticamente al acceder, que puedes cambiar en cualquier momento, y puede ser desactivado en lugar de eliminado: al desactivar una cuenta el exempleado ya no puede acceder, pero todo el historial de reparaciones, ventas y movimientos que registró permanece intacto y vinculado a su nombre. También puedes bloquear el acceso de un empleado al chat interno de la empresa, indicando un motivo, sin tocar el resto de permisos. El número de empleados que puedes activar depende del plan de suscripción de la empresa: si alcanzas el límite de tu plan, deberás desactivar una cuenta existente o hacer una ampliación antes de añadir una nueva.
Guía rápida
- Ve a Empresa > Gestión de personal > Usuarios.
- Haz clic en "Añadir usuario" e introduce nombre, apellidos, email, teléfono e idioma del empleado.
- Establece una contraseña de acceso y elige el nivel de usuario (uLevel) que le vas a asignar, no superior al tuyo.
- Selecciona la sede predeterminada del empleado.
- Guarda el usuario y abre después su ficha de permisos.
- Para cada sede a la que deba acceder, activa ver/crear/editar/eliminar en los distintos módulos (Reparaciones, Almacén, TPV, Documentos, Clientes, etc.).
- Guarda los permisos: el empleado podrá acceder de inmediato con las credenciales que le hayas comunicado.
Casos de uso reales
En un centro de reparación de smartphones con dos técnicos y un empleado de mostrador, el propietario crea dos cuentas de nivel 1 para los técnicos reparadores, dándoles acceso completo al módulo Taller/Reparaciones de la sede pero sin visibilidad del Almacén ni de los Documentos fiscales; para el empleado de mostrador crea una cuenta limitada al TPV y a la consulta de Clientes, sin poder modificar precios.
En una red con tres sedes de reparación, el propietario nombra a un responsable de nivel 2 en cada punto de venta con permisos completos sobre Reparaciones, Almacén y TPV, pero solo para su propia sede: así cada responsable gestiona su sede de forma autónoma, sin poder ver ni modificar los datos de las demás sedes de la misma empresa.
Cuando un técnico deja el centro de asistencia, en lugar de eliminar la cuenta el propietario la desactiva desde Empresa > Gestión de personal: las reparaciones ya gestionadas por el técnico siguen visibles en el historial con su nombre, útil en caso de reclamaciones de garantía, pero el exempleado ya no puede acceder al programa.
Consejos y buenas prácticas
Aplica el principio del mínimo privilegio: asigna a cada empleado solo los módulos y acciones realmente necesarios para su rol, añadiendo más permisos más adelante si surge una necesidad real, en lugar de empezar con acceso completo. Revisa periódicamente los permisos asignados, sobre todo cuando un empleado cambia de puesto o de sede. Usa los niveles 1 y 2 para el personal operativo (técnicos y responsables de tienda) y reserva los niveles administrativos superiores a unas pocas personas de confianza, ya que conllevan acceso completo e incondicional a todas las sedes.
Errores comunes que evitar
Un error frecuente es crear a todos los usuarios con niveles administrativos altos "por comodidad", para no tener que configurar permisos: esto expone datos sensibles de todas las sedes a personas que deberían ver solo la suya. Otro error es eliminar la cuenta de un empleado que deja la empresa en lugar de desactivarla, perdiendo así la trazabilidad de las reparaciones que gestionó. Por último, olvidar limitar la sede predeterminada y los permisos de un técnico puede hacer que vea por error datos de reparaciones o clientes de otra sede de la red.
Más información
- Permisos del personal
- App Fixh para Android y iPhone: el taller de reparaciones en el smartphone
- Archivo de reparaciones y registro de cambios: historial completo sin sobrecargar el software
Preguntas frecuentes
¿El empleado recibe un email de invitación para activar la cuenta? No, la cuenta se crea ya activa desde Empresa > Gestión de personal: eres tú quien establece la contraseña inicial y la comunica al empleado junto con su email de acceso.
¿Puedo dar a un empleado acceso a varias sedes a la vez? Sí, la ficha de permisos te permite configurar ver/crear/editar/eliminar para cada módulo en cada sede de la empresa a la que quieras darle acceso.
¿Qué diferencia hay entre los niveles 1-2 y los niveles 7-9? Los niveles 1 (técnico) y 2 (responsable) respetan los permisos granulares configurados sede por sede y módulo por módulo; los niveles 3, 7, 8 y 9 siempre tienen acceso completo a todas las sedes y módulos, como el propietario.
¿Puedo modificar el rol y los permisos de un empleado más adelante? Sí, puedes actualizar el uLevel, la sede predeterminada y los permisos granulares en cualquier momento desde la misma sección.
¿Qué ocurre si alcanzo el número máximo de usuarios de mi plan? No podrás crear nuevas cuentas hasta que desactives un usuario existente o amplíes tu plan de suscripción.
¿Puedo bloquear solo el chat interno de un empleado sin tocar sus demás permisos? Sí, puedes desactivar el acceso al chat de la empresa de un solo empleado indicando un motivo, con independencia de sus permisos en otros módulos.
