Mitarbeiter und Berechtigungen hinzufügen

Legen Sie in Fixh IT Konten für Reparaturtechniker, Filialleiter und Verkaufspersonal an, mit Benutzerstufe und granularen Berechtigungen pro Filiale und Modul (Reparaturen, Lager, Kasse, Dokumente).

In einem wachsenden Reparaturbetrieb für Smartphones und PCs kann sich der Inhaber nicht mehr allein um jede Reparatur, jeden Verkauf am Tresen oder jede Geräteübergabe kümmern: Es braucht Reparaturtechniker, Verkaufspersonal und Filialleiter mit unterschiedlichem Zugriff auf die Software. In Fixh IT wird das unter Unternehmen > Mitarbeiterverwaltung > Benutzer verwaltet, wo jeder Mitarbeiter ein eigenes Konto mit Benutzerstufe und spezifischen Berechtigungen für jedes Modul und jede Filiale erhält, ohne jemals die Zugangsdaten des Inhabers teilen zu müssen.

Warum das für ein Servicezentrum wichtig ist

Ein Reparaturgeschäft verarbeitet täglich sensible Daten: Einkaufskosten der Ersatzteile, Reparaturmargen, Kasseneinnahmen, Kundendaten. Jedem Mitarbeiter denselben uneingeschränkten Zugriff wie dem Inhaber zu geben, setzt den Betrieb unnötigen Fehlern und Risiken aus: Ein Reparaturtechniker muss nicht zwingend die wirtschaftlichen Berichte der Filiale sehen, ebenso wenig sollte Verkaufspersonal die Preisliste ändern können. Die granulare Berechtigungsverwaltung erlaubt es, genau festzulegen, was jede Person in der Software sehen und tun darf, passend zu ihrer tatsächlichen Rolle in Werkstatt oder Geschäft, was operative Fehler reduziert und sensible Daten unter Kontrolle hält, auch wenn das Servicezentrum wächst und neues Personal einstellt.

In der Praxis

Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiterbenutzers unter Unternehmen > Mitarbeiterverwaltung geben Sie Vorname, Nachname, E-Mail, ein oder zwei Telefonnummern, die Oberflächensprache und ein Passwort ein, mit dem sich der Mitarbeiter anmeldet: Das Konto wird sofort aktiv erstellt, eine E-Mail-Bestätigung ist nicht nötig. Sie weisen außerdem eine Benutzerstufe (uLevel) von 1 bis 9 zu: 1 ist der Reparaturtechniker, 2 der Filialleiter, 3 der Unternehmensadministrator, während die Stufen 7, 8 und 9 Supervisoren, Superadministratoren und dem Inhaber vorbehalten sind. Ein Administrator kann nur Mitarbeiter mit einer Stufe gleich oder niedriger als seiner eigenen anlegen (nie höher), sodass ein Filialleiter nie einen Kollegen zu einer mächtigeren Rolle befördern kann als seiner eigenen.

Der wichtigste Teil sind die granularen Berechtigungen: Im Berechtigungs-Tab jedes Mitarbeiters können Sie filialweise und modulweise (Filiale, Werkstatt/Reparaturen, Lager, Kasse, Dokumente, Kunden, Marketplace, Hub) vier getrennte Aktionen konfigurieren: ansehen, erstellen, bearbeiten und löschen. Diese Kombination ermöglicht sehr präzise Konfigurationen: Ein Techniker kann vollen Zugriff auf das Reparaturmodul seiner Filiale haben, aber keinen Zugriff auf das Lager, oder ein Filialleiter kann Reparaturen und Kasse in zwei verschiedenen Filialen verwalten, ohne die steuerlichen Dokumente anzufassen. Nur die Stufen 1 (Techniker) und 2 (Filialleiter) respektieren diese granularen Berechtigungen tatsächlich: höhere Verwaltungsstufen (3, 7, 8, 9) haben immer vollen Zugriff auf alle Filialen und Module, ohne dass etwas konfiguriert werden muss, genau wie der Unternehmensinhaber.

Jeder Mitarbeiter hat außerdem eine Standardfiliale, in die er beim Anmelden automatisch eingeordnet wird und die Sie jederzeit ändern können, und kann deaktiviert statt gelöscht werden: Durch Deaktivieren eines Kontos kann sich der ehemalige Mitarbeiter nicht mehr anmelden, aber der gesamte Verlauf der von ihm erfassten Reparaturen, Verkäufe und Bewegungen bleibt intakt und mit seinem Namen verknüpft. Sie können auch den Zugriff eines Mitarbeiters auf den internen Unternehmenschat sperren, mit Angabe eines Grunds, ohne seine übrigen Berechtigungen anzutasten. Die Anzahl aktivierbarer Mitarbeiter hängt jedoch vom Abonnement des Unternehmens ab: Erreichen Sie das Limit Ihres Plans, müssen Sie ein bestehendes Konto deaktivieren oder upgraden, bevor Sie ein neues hinzufügen.

Kurzanleitung

  1. Gehen Sie zu Unternehmen > Mitarbeiterverwaltung > Benutzer.
  2. Klicken Sie auf "Benutzer hinzufügen" und geben Sie Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon und Sprache des Mitarbeiters ein.
  3. Legen Sie ein Login-Passwort fest und wählen Sie die zuzuweisende Benutzerstufe (uLevel), nicht höher als Ihre eigene.
  4. Wählen Sie die Standardfiliale des Mitarbeiters aus.
  5. Speichern Sie den Benutzer und öffnen Sie anschließend seinen Berechtigungs-Tab.
  6. Aktivieren Sie für jede Filiale, auf die er zugreifen soll, ansehen/erstellen/bearbeiten/löschen für die einzelnen Module (Reparaturen, Lager, Kasse, Dokumente, Kunden usw.).
  7. Speichern Sie die Berechtigungen: Der Mitarbeiter kann sich sofort mit den ihm mitgeteilten Zugangsdaten anmelden.

Reale Anwendungsfälle

In einem Smartphone-Reparaturgeschäft mit zwei Technikern und einem Verkaufsmitarbeiter legt der Inhaber zwei Konten der Stufe 1 für die Reparaturtechniker an und gibt ihnen vollen Zugriff auf das Werkstatt-/Reparaturmodul der Filiale, aber keine Sicht auf Lager oder steuerliche Dokumente; für den Verkaufsmitarbeiter legt er ein Konto an, das auf Kasse und Einsicht in Kunden beschränkt ist, ohne Preise ändern zu können.

In einem Netzwerk mit drei Reparaturstandorten ernennt der Inhaber für jede Filiale einen Filialleiter der Stufe 2 mit vollen Berechtigungen für Reparaturen, Lager und Kasse, aber nur für die eigene Filiale: So führt jeder Filialleiter seine Filiale eigenständig, ohne Daten anderer Filialen desselben Unternehmens sehen oder ändern zu können.

Wenn ein Techniker das Servicezentrum verlässt, deaktiviert der Inhaber das Konto unter Unternehmen > Mitarbeiterverwaltung, statt es zu löschen: Bereits vom Techniker bearbeitete Reparaturen bleiben unter seinem Namen im Verlauf sichtbar, was bei Garantiestreitigkeiten nützlich ist, aber der ehemalige Mitarbeiter kann sich nicht mehr in die Software einloggen.

Tipps und Best Practices

Wenden Sie das Prinzip der geringsten Rechte an: Geben Sie jedem Mitarbeiter nur die Module und Aktionen, die seine Rolle wirklich braucht, und ergänzen Sie später weitere Berechtigungen, wenn ein echter Bedarf entsteht, statt mit vollem Zugriff zu beginnen. Überprüfen Sie zugewiesene Berechtigungen regelmäßig, besonders wenn ein Mitarbeiter Rolle oder Filiale wechselt. Nutzen Sie die Stufen 1 und 2 für operatives Personal (Techniker und Filialleiter) und reservieren Sie höhere Verwaltungsstufen für wenige vertrauenswürdige Personen, da sie vollen, uneingeschränkten Zugriff auf alle Filialen gewähren.

Häufige Fehler, die man vermeiden sollte

Ein häufiger Fehler ist, alle Benutzer der Einfachheit halber mit hohen Verwaltungsstufen anzulegen, um Berechtigungen nicht konfigurieren zu müssen: Das setzt sensible Daten aller Filialen Personen aus, die nur ihre eigene sehen sollten. Ein weiterer Fehler ist, das Konto eines ausscheidenden Mitarbeiters zu löschen statt zu deaktivieren, wodurch die Nachverfolgbarkeit der von ihm bearbeiteten Reparaturen verloren geht. Schließlich kann das Vergessen, Standardfiliale und Berechtigungen eines Technikers einzuschränken, dazu führen, dass er versehentlich Reparatur- oder Kundendaten einer anderen Filiale des Netzwerks sieht.

Mehr erfahren

Häufig gestellte Fragen

Erhält der Mitarbeiter eine Einladungs-E-Mail zur Kontoaktivierung? Nein, das Konto wird unter Unternehmen > Mitarbeiterverwaltung bereits aktiv erstellt: Sie selbst legen das Anfangspasswort fest und teilen es dem Mitarbeiter zusammen mit seiner Login-E-Mail mit.

Kann ich einem Mitarbeiter Zugriff auf mehrere Filialen gleichzeitig geben? Ja, im Berechtigungs-Tab können Sie ansehen/erstellen/bearbeiten/löschen für jedes Modul auf jeder Unternehmensfiliale konfigurieren, auf die er Zugriff haben soll.

Was ist der Unterschied zwischen den Stufen 1-2 und 7-9? Die Stufen 1 (Techniker) und 2 (Filialleiter) respektieren die filial- und modulweise konfigurierten granularen Berechtigungen; die Stufen 3, 7, 8 und 9 haben immer vollen Zugriff auf alle Filialen und Module, wie der Inhaber.

Kann ich Rolle und Berechtigungen eines Mitarbeiters später ändern? Ja, Sie können uLevel, Standardfiliale und granulare Berechtigungen jederzeit im selben Bereich aktualisieren.

Was passiert, wenn ich die maximale Benutzerzahl meines Plans erreiche? Sie können keine neuen Konten anlegen, bis Sie ein bestehendes deaktivieren oder Ihr Abonnement upgraden.

Kann ich nur den internen Chat eines Mitarbeiters sperren, ohne seine übrigen Berechtigungen anzufassen? Ja, Sie können den Zugriff eines einzelnen Mitarbeiters auf den Unternehmenschat mit Angabe eines Grunds deaktivieren, unabhängig von seinen Berechtigungen in anderen Modulen.