Les alertes intelligentes sont des rappels que le logiciel prépare seul à partir de vos données : chaque jour, à l'heure choisie, elles signalent ce qui demande votre attention en boutique. Elles apparaissent sous forme d'encadrés discrets en bas à droite de l'écran et y restent jusqu'à ce que vous cliquiez dessus, pour que rien ne se perde même les jours les plus chargés.
Pourquoi c'est important pour un centre de service
Dans un atelier de réparation, les problèmes les plus coûteux sont ceux que personne ne voit : un téléphone bloqué depuis dix jours en « attente de pièce », un portable réparé que le client n'est jamais venu chercher, une pièce dans la liste de souhaits que personne n'a commandée. Avec les alertes intelligentes, le logiciel les met sous vos yeux sans que vous ayez à les chercher dans les listes.
En pratique
Cinq alertes sont disponibles, activables une par une : Rendez-vous du jour (récapitulatif de l'agenda de la journée), Réparations terminées non retirées (terminées depuis plus de jours que le seuil fixé), Réparations bloquées en attente (restées trop longtemps dans les statuts d'attente que vous choisissez, par exemple « attente de pièce » ou « attente d'accord sur devis »), Articles de la liste de souhaits (pièces encore à commander) et Commandes attendues (commandes clients prévues aujourd'hui et commandes fournisseurs à réceptionner).
Pour chaque alerte vous définissez l'heure, les jours de la semaine et, si nécessaire, après combien de jours elle se déclenche. Les horaires suivent le fuseau de l'entreprise et chaque boutique ne reçoit que ses propres données. Le bouton Aperçu montre tout de suite ce que vous recevriez aujourd'hui. Un clic sur l'alerte ouvre directement la liste des réparations ou articles concernés.
Guide rapide
- Ouvrez Administration > Entreprise > Alertes intelligentes.
- Activez les alertes dont vous avez besoin.
- Choisissez heure et jours, par exemple 9 h du lundi au samedi.
- Pour les réparations bloquées, sélectionnez les statuts considérés comme « en attente » et après combien de jours vous prévenir.
- Utilisez Aperçu pour vérifier le résultat et enregistrez.
Cas d'usage réels
Chaque matin à 9 h, le gérant reçoit la liste des appareils réparés et non retirés depuis plus de 15 jours et envoie une relance aux clients avant qu'ils ne s'accumulent à l'atelier.
Le responsable des achats reçoit le lundi l'alerte de la liste de souhaits et prépare une seule commande fournisseur avec toutes les pièces manquantes.
Au comptoir, à l'ouverture, le récapitulatif des rendez-vous du jour apparaît : l'équipe sait tout de suite qui arrive et quelles pièces préparer.
Conseils et bonnes pratiques
Commencez avec deux ou trois alertes et des seuils réalistes : trop d'alertes deviennent du bruit. Utilisez des statuts d'attente clairs dans les statuts de réparation personnalisés, pour que l'alerte des réparations bloquées soit précise. Associez l'alerte des non-retirés aux notifications automatiques au client ou à Fixh Assistant sur WhatsApp.
Erreurs courantes à éviter
N'oubliez pas de choisir au moins un jour et au moins un statut d'attente : sans cela l'alerte ne peut pas être enregistrée. Ne fixez pas des seuils trop bas, par exemple un jour, sinon l'alerte signalera des réparations simplement en cours.
Questions fréquentes
Les alertes arrivent-elles aussi par e-mail ? Non, elles apparaissent dans le logiciel sous forme d'encadrés à l'écran et parmi les notifications jusqu'à ce que vous les ouvriez.
Toutes les boutiques voient-elles les mêmes alertes ? Non, chaque boutique ne reçoit que ses propres données.
Puis-je changer l'heure de chaque alerte ? Oui, l'heure et les jours se règlent séparément pour chaque alerte.
Les alertes sont-elles payantes ? Non, elles ne consomment pas de crédits.
